5個訣竅,帶領你的團隊進行遠距工作

由於武漢肺炎(新型冠狀病毒)的爆發,Twitter、Google、Apple、Amazon 等公司都要求員工停止出差,Google、Coinbase 和 Twitter 都在三月宣布部分員工在家工作。 一個在2019年,斯坦福大學進行了為期兩年的研究發現,讓員工遠距工作可以提高公司的生產力。但在台灣的我們準備好了嗎?遠距工作可行嗎?企業又要怎麼開始遠距工作的訓練呢?
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CAREhER 團隊有高達 50% 成員都是遠端工作,我們想跟你分享,遠距工作在開始之前你需要了解的事情,或許可以幫助你的團隊開始思考是否可以進入遠距工作的模式。

5個提供給你的檢查表:

1. 給工作一個儀式感

2. 我們需要溝通,溝通,再溝通

3. 建立你的虛擬咖啡廳

4. 請提供清楚的內容方向

5. 休息跟工作一樣重要

1. 給工作一個儀式感

一般上班族的生活可能是這樣的:

七點起床梳妝,八點出門,九點進公司。每當開始打扮,通勤時,大腦就會告訴你:我們要開始準備工作了。但當在家工作時,我們少掉了有助於大腦進入「工作模式」的轉換時間。

CAREhER 的夥伴們提供2個方法,讓你比較輕鬆能進入「工作」的思維轉變。

  • 在家準備單獨用於工作辦公桌,有穩定的網路訊號、足夠的光照,這會幫助你集中注意力。
  • 給自己一個固定上班時程,不穿睡衣上班會讓你的身體做好上班準備,也會在臨時要視訊會議時尊重你的同事們。

2. 我們需要溝通、溝通、再溝通

在 CAREhER 遠距合作的過程中,我們發現 E-mail 並不是一個適合即時解決問題的溝通方式,遠距工作很需要大家時常互相提醒,不管是使用任何協作軟體(Line/FB/Google hangout 等)。

即時提出你的問題,需要解決的事情是在遠端溝通中很重要的一個環節,當然,溝通的過程中要保持禮貌和專業。

3. 建立你的虛擬咖啡廳

孤獨感,感到孤立是遠距工作很大的問題之一。

達勒姆大學(Durham University)的 Thuy-vy Nguyen 博士研究了孤獨的影響,他認為,長時間進行遠程工作的心理影響經常被忽略,儘管這是影響我們心理健康和團隊聯繫的重要因素。

CAREhER 會在會議結束後或是平時的視訊交流保有一部分的社交時間,就像是在咖啡廳閒聊一樣。

另外,每一個小組的負責人也需要與隊友定期有一對一的交流時間,利用這個機會,彌補見不到面的距離感。

如果你發現家不是一個適合工作的地方,也可以考慮去咖啡廳、圖書館或共同工作空間工作並認識新朋友!

推薦空間:我們有提供給會員的優惠,如果你是 CAREhER 的會員,在 JustCo(共同工作空間)、WOOLLOOMOOLOO(咖啡館)、MOOBOOKS(活動場地),可以享有折扣。

4. 請提供清楚的內容方向

除了即時訊息外,創建一個集中的通信系統可以有效的讓團隊成員可以輕鬆共享信息並彼此交流。

我們使用過 Asana、Google Docs 和 Trello。也讓團隊熟悉對於遠端軟體的應用:例如,Zoom 用於會議,Slack 用於日常通信。

另外,我們使用對於每個專案都建立屬於自己的策略準則版,包含每個專案的意義、目的、下一步策略,以及每個步驟的截止日期以及負責人。

5. 休息跟工作一樣重要

彈性的工作時間也可能錯人過了個人生活中的事情及時間,也可能即使在工作日結束後也會對工作或截止日期感到有壓力。

這時候,做些放鬆的事情會對你的產出更有幫助,例如:外出吃午餐或在戶外散步,即使15至20分鐘也可以讓自己充電。

另外一件讓自己可以完整休息的方式之一,就是讓自己保持工作時的專注, CAREhER 的團隊內,有人會透過一些背景音(Jazz 音樂/在外工作)來保持持續工作的動力,也有人喜歡安靜的地方,還有人會定時冥想來保持專注。

但這些都只是為了讓自己可以真正休息,保持穩定的輸出及戰鬥力!

推薦聆聽 Vicky 老師的呼吸音頻。

你準備好了嗎?

隨著世代的轉變,更多人期望工作有越來越高的靈活性,遠距工作對於有小孩的家庭也有著更彈性的空間。

在2019年問答網站 Stack Overflow 對 90,000 多名軟體工程人員的調查中,有 31.7%   表示遠距工作是他們在選擇工作中的關鍵指標。

自從八個小時的工作時間開始,已經過去了一百年了,現在剛好是重新思考我們的工作方式的好時機,你準備好了嗎?

在下一集的 Podcast 中,CAREhER 的創辦人 Tiffany 與我們的線上產品經理 Jean 會跟大家聊一聊她們在這幾年遠距工作的心得以及想法,敬請期待!

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