在國外求職被拒、文化不適應?妳要從堅定自己的心做起 – 日本 IBM marketing solution consultant, Melody Lin


CAREhER 的聽眾讀者大家好,又到了語音專訪的時間,我是 Jasmine。這次我們邀請到在日本 IBM 工作的 Melody,她在英國唸完大學畢業後又到日本來唸研究所,而現在在日本 IBM 工作的她,即將與大家分享她求職前的準備方法以及在 IBM 的公司文化之下,她以外國人的身份去面對日本職場衝擊的例子。

1.首先我們請 Melody 跟大家打聲招呼自我介紹。(0:33)

Hello 大家好我是 Melody Lin,現在在日本 IBM,我現在是隸屬於 GBS, global business services 的 marketing solution team 然後擔任 consultant,當初我是從英國的大學畢業後,我就因緣際會所以來到日本唸研究所,現在在日本工作。

2.當初是什麼樣的契機,讓妳從英國大學畢業後決心要來日本念研究所?(1:00)

確實當初在英國為什麼會選擇來到日本,其實是每個人都問我一樣的問題,我原本也是計畫要在英國唸完研究所,因為教授的關係,所以我的申請在流程上有點出了一些問題,所以我中間有一個 gap year,因為我奶奶那一代跟日本關係很深遠,所以他們就問說「要不要來日本看看?」,來日本後拿到慶應大學的 offer,就直接進了了日本唸書。

不過確實來到日本後,應該是說我人生到目前為止就是一直在做選擇,我從英國選擇來到日本,到日本後選擇畢業後回台灣工作?還是留在日本工作?或是找其他國家的地方?這個部分其實就是要跟很多人討論。我跟我爸媽的關係就是我們常常會討論到這些事情,經過討論之後,我覺得我可以嘗試在日本,可能我也是夠喜歡日本,或著是在某方面我覺得我歷練還不夠,我想要再繼續留在日本觀察社會的變化,而且老實說日本在不管是在 IT 產業,或很多地方它算是整個 Asia 裡面,算是 leading 整個 business 的部分,所以我還是覺得留在日本。

3.我們知道在日本工作,日語是一個很重要的因素,妳有沒有評估過自己在申請工作時候的狀態?妳的優勢是在哪裡?或著妳是怎麼去做準備的?(2:40)

確實我是比很多人還要幸運的,我很感謝我身邊的很多人一直給我 support,因為我來到日本的時候我是一句日文都不會,研究所也是全英文授課,我只需要一些生活中的日文,但當我決定要留在日本發展之後,日文真的是我最大的 issue,我必須要常常跟我的前輩日本人討論我該怎麼寫一個好的 resume、符合日本人條件的 resume ? 然後我要怎麼用日文 appeal 我自己?所以在面試的時候,或著是這些準備的過程,我都一直知道日文可能並不是我最拿手的部分,但是我知道我可以 appeal 我自己的部分在於,我這個人的個性夠主動,而且我不管做什麽事情,我也夠有彈性 flexible,應該說我也有一些外國的背景,所以我在思考上面我不會只著重於跟日本人一樣的思考,我可以強調我是跨文化的地方出來的人,所以我可以幫你這個產業做一個跨文化的 solution、提供不同一個 service 給你,所以你就是對於一般日本人,你可以提供是更不一樣的東西給你的雇主,或著是你身邊的同事們。

4.像妳說的不管是在履歷的準備上,妳非常積極主動性的去詢問別人的協助,同時妳有 flexibility ,在產業裡面妳可以有一個更跨文化的解決之道,在妳的工作範圍內。現在想進一步請問妳,在 IBM 的工作內容是什麼呢?(4:13)

剛剛有提到,我在 IBM 的 GBS 裡面擔任 marketing solution 這個 consultant,我們提供不同的 solution package 去協助我們的客人,去 develop 或是去優化他們的 business issue,或著是整個 IT 的 package,像是他們的 IT system 哪裡要 improve,或著是他們哪個 business 有遇到什麼樣的問題點,我們幫他們去分析解決這個問題。

我的業務內容確實涉獵的很廣,因為我從進入 IBM 之後,像我很多的同期,他們可能一旦進入一個領域之後,例如說 SAP 的領域,他們可能十幾年都在 SAP 的領域,像我這樣一去在 Watson —現在很紅的 Watson,然後再來是 IoT 的工作,然後在如何使用最新開發現場的 Agile Development 手法,還有如何讓我們客人更 flexible、更 user experience 面向的 design thinking,還有到 cloud 的 sales force,我全部涉略過、也全部這樣的案子都參與過,我比很多人更知道在不同面向,我可以提供什麼樣的 solution。

妳的業務內容會比較廣跟妳的性格有關嗎?是妳自己去爭取到的?

確實我的個性是對什麼都很想去暸解,有些日本人可能一旦進了一個產業他就會覺得「我就把這個做好」,但是我覺得這是有點可惜,因為我們都進來了 IT 產業後,你可以接受到很多不一樣的產業資訊跟衝擊,那你一旦這樣的話,如果你一直去涉略不同,你可以反而把自己的路變得更寬,所以像我的個性就是什麼都跟我上司,譬如說我對最近我聽到的這個新的開發、新的手法,我就會說「我覺得很有興趣,如果有這樣的機會,我也會想參與這樣的案子」,這樣我的上司就會知道,我對這些有興趣,那他們一旦有這樣的案子的話他們就會說:「那 Lin san,妳要不要來這個案子看看?」。

有這個機會就會想到妳。

5.我們回朔到在妳進入 IBM 之前,可不可以再跟我們多分享當時準備的過程跟經驗?(6:53)

其實在日本找工作就是一個 SOP 流程,你從就活(就職活動)開始,第一步一定就是參加公司的說明會,參加完你才可以投他們公司的申請書跟履歷表,之後如果你的履歷的審核過了之後,你就可以考試,不管是線上考試或著是去考試中心,那考試當然就是有分日文、數學或是基礎的知識,如果過了那一關你就可以面試。

面試的部分我覺得比較有趣,就是有分團體的面試跟個人的面試,這跟台灣很不一樣,團體面試可能是一次有二十個人一起,然後你就是一起面試一起聽其他人講,然後你做出反應。像我在 consulting 面試時,光是 IBM 的 group discussion 我們就分為 A 組跟 B 組,我們在同一個桌子分為正方跟反方,然後再 debate,來說服大家,我們就給了一個 topic 然後你要說服你的另外一個 team 覺得我做這樣是對的,那時候我剛好在 IBM 的面試我是抽到一個「我們為了要讓經濟活絡,所以我們要把這個城鎮改成 casino 的城鎮」,就是我們要把整個 city 變成一個 casino 賭場,像是 Las Vegas 那樣子或是澳門,一個城鎮弄成觀光賭場,我是正方,就是要做 casino 的那個人。

其他人是反方就要反對,我是我們 team 唯一一個外國人,確實我也是講的比較簡單,因為我的日文老實說並沒有那麼好,我確實講了幾個比較有利的 point,譬如說:「既然你要強調的是經濟的部分,那也就是說我們可以拿到多少 percent 的經濟比例,還有在文化產業的部分,因為日本的文化非常漂亮,我們可如何做到一方面結合整個 casino 之後又吸引到整個文化觀光財」,我是提了這樣子的東西,變成是如果我們只是就成果來講的話,那這樣子我提的這個案子確實是可以達到利益或是利潤,確實是可以活絡整個經濟的部分,所以這次反而我們正方就贏了,大部分日本人對於 casino 這件事可能還是有點保守。

對,所以我好奇的是,排除語言的部分,妳剛才說會講得比較精簡,可是妳的 point 都有講到,所以在這個 point 裡面妳在表達的時候,會覺得這部分會有文化差異的嗎?如果是日本人來講的話會相對保守?

對!在日本人講的話他相對會覺得說,因為我們這個城鎮的背景是什麼什麼,我們一開始就先講這個城鎮是老年人居多的城鎮背景,所以我們反方可能會說:「因為我們這些都是老年人,可能沒有辦法接受這麼多外來人口」,他可能會比較偏向整個背景、過程,可是你沒有辦法注重到真正的要點。所以變成說你跟日本人講話,有的時候你會覺得他們講好多好多,聽不到重點在哪裡,所以那個部分是需要一直練習的。

他們要把背景都交代清楚了。

因為他們有一個習慣是,他跟你講了背景後,他就會覺得「你既然知道了我們的背景,就該知道我們是怎麼思考的,所以你就應該知道問題點在哪裡了,對吧?」,可是對於我們這些外國人聽了會覺得「 ok 我知道了!然後呢?到底要我做什麼呢?What's the point ?」。

這個情況在妳現在工作上還是時常會遇到吧?

確實是時常遇到,因為我目前面對的客戶都是比較傳產業的客人,那他們也都是非常大的企業,可能全世界前幾大,但都非常的傳統,也就是說上面的人都會跟你講很多,然後你就會「喔!所以?重點是什麼呢?」就變成是你必須去一直發問,因為我們沒有辦法理解,變成是你要主動去發問,不管是去問客戶、或是問客戶底下的比較年輕的人、或著是問你的上司,你一定要找機會就去問,因為日本人是不會跟你講的。這是背景文化的差異,他們會覺得「你可能不能理解我們的默契吧!或著是空氣吧!」所以他們會比較願意跟你開口跟你聊,也比較願意分享給你聽,或著直接跟你說「Lin san,我們這次就是要這樣做.......」然後他就會把 point 告訴你,不然有時候你找都找不到你到底要做什麼?

6.剛剛我們講到的是面試的過程,還有妳在面試的過程中,延伸出之後在工作上妳就更了解這樣的現象,另外還有什麼建議可以給大家?(12:12)

有!講到在日本找工作,我比較覺得因為找工作比較是我剛剛說的 SOP,所以很多東西網路上你可以找到,但是有一個東西很重要在於,你自己心態上面的建立,因為你在日本你就是一個外國人,你會遇到比日本人還要再難一倍的難度,然後你可能會因為這樣子,就收到很多拒絕信,你投了這間公司,也覺得「我表現得不錯,我面試的時候我講的不錯」,但你還是收到了拒絕信,我覺得這部分你要很注重的在於,其實你不是不夠優秀,很多人都是這樣經歷過來的。

在日本是大量的投履歷的,在日本平均一個人在找工作的時候要投 50 個履歷、50 間公司,也就是說你在這 50 間裡面你還只能達到頂多 10 間的話,也就是說你要拿到 40 間的拒絕信,這是很正常的,所以就是你的心態要夠 strong,不要因為這樣就自我懷疑,因為我知道很多學弟妹,我也聽了很多學弟妹他們開始找工作的時候說「我覺得我這方面表現得很好,為什麼我被拒絕了?」開始懷疑自己「是不是不夠好?還是日本根本不適合他?」。其實很多懷疑、想法,在這時候你在收到很多被拒絕、或不是很順利的時候,心態上會很衝突啦!應該是說你很衝突,可是你又必須逼自己做完整個流程,在這樣的衝突之下,你應該更要確定,定下自己的心,然後確定自己能夠做什麼,認識自己很重要。你反而不能因此就慌張、自我懷疑,因為你不知道,可能你下一個面試的人就讓你了。你要認識自己,知道自己可以做到什麼地步、你的目標是什麼,用這樣的心態來準備,會比較穩定,你比較不會讓自己這麼受傷害。

7.剛講到職場之前的準備跟面試相關心態。接下來想要問問 Melody 在 IBM 的公司文化是什麼呢?(14:37)

我們就是一個 IT 公司,進了公司之後,我們公司有三個點非常的好:第一個是 Share;第二個是 Challenge;第三個是 be essential。這三個 concepts 就像是一個 circle 一樣 ,每個人不管你在哪一個地方,都是不停的循環、不停的在 run。

1.Share
先講 share 的部分,我們公司並不像日本企業一樣上下關係那麼分明,我們公司接近是平面化的,也就是說你很多的想法、對於職涯的規劃,或著是對於現階段我的能力要怎麼提升自己... 你隨時可以找不管是前輩還是上司去討論,而且不一定是在自己的部門喔!像我的 mentor 完全就是在不一樣部門的一個人,你可找到跨很多部門的人,去找他們討論、商量,然後在我社內我們很強調 share expertise,你知道你經歷過某些東西可能別人沒經歷過,他們很願意去分享這個部分,然後因為我個性的關係,我是很會主動發問或是去尋求 feedback 的一個人。

這個剛好很符合你的特性。

對!所以一旦我不懂我就馬上會去問,去找機會問有關這個方面、或有經歷過這樣的前輩或上司討論,一定要去要求自己的 feedback,因為你不知道自己實際上表現的出來的,跟別人所看到的是什麼樣子,所以 feedback 很重要。所以不管怎麼樣我這一個人一旦進入了一個案子,或是參加一個 workshop,我就會去問我上司「我在這個案子、這個月內的表現是什麼?然後他覺得哪個地方要改進?」。你可能會有 blind spot,你可能會不清楚自己哪裡有盲點,所以你必須要去問你四周周遭的人,不一定是你上司喔!連前輩跟你共事的同事們都可以去給你 feedback,再去整理,之後再去做調整。

我們也很喜歡 share,我們每個部門不一樣領域的前輩們,他們都會經歷過不一樣的案子,譬如說專門在 cloud 雲端導入的前輩,那他們有時候就會開一些 workshop,然後你就可以去聽聽看他們的經驗,他們跟客人是怎麼介紹?跟客人是怎麼樣導入這個 system?怎麼用 cloud 去解決他們的問題,或著是參加像是 design thinking 的 workshop,大家集思廣益,我們這一次要提出什麼樣的 solution?然後做出一個怎麼樣的方案?這些未來都可以變成是 business 的 idea,或著是新的 service 來。

2.Challenge
然後再來是 challenge,意思是不管怎麼樣你都可以去 try、去 challenge。假設,我參加一個 blockchain 的討論會 study group,我今天就可以跟我上司討論說「如果我把這個 blockchain 移到我們這個客戶上面,我們要不要試試看?要不要challenge 看看?」,我們上面的人是很願意讓你去 challenge 這部分的,也就是說我今天從在 share 的部分,我學到一個新的東西之後我馬上去體驗看看去 try、去 challenge 這個部分,儘管我知道我可能並不是那麼的 expert,或者已經是經驗者,但是我可以去 try,而上司們也通常都會讓你去 try 看看,這就是我們很注重的精神。喔!對我們的精神叫做 wild duck.

野鴨的精神。

對!野鴨精神,就是要這樣秉持野鴨的精神去 try 很多你不會的東西,或著是你想去挑戰的東西,這部分也是我本身個性的關係所以我才可以體驗到,很多跟同事們不一樣的,我的領域就會跨很多,幅度就會跨很大。

3.Be Essential
再來就是 be essential,這是最核心、最重要的,be essential 在於「你要提供什麼樣的價值給你的客人?」,每個人都有自己的專業性,或著是獨特的特點,你必須要找到自己真正的定位,你可提供一個什麼樣的價值給你的 team、你的 client。你要夠認識自己,對自己的定位要夠瞭解,對客人的部分,你知道你可已提供他這個東西,所以客人知道你是獨一無二的,你可以提供這個部分是其他人沒有辦法取代的,我們強調你要 be essential,不管是對 team 還是 client 都是非常重要的!

隨時轉換自己。你剛剛講的這三個公司文化,跟你一開始說到的,你在公司你是用外國人的身份積極主動的去問問題、去尋求 feedback,感覺跟你個人真的是非常相符,真的也就是像你說的,你先了解自己之後,才可以選擇一個比較適合你的環境。

對!沒有錯,因為如果你不夠理解自己的個性的話,你進了一個跟你自己不是很符合的產業的話,你可能會過得比較不是很順利,很強調一定要理解自己的個性。

7.妳從大學時期是讀都市規劃相關的科系,到後來進入 IBM 工作,可以請妳分享一下這中間的轉折?(19:41)

其實我從大學到研究所,就是以都市規畫、都市政策為主要的 study,以我這樣的學經歷,大部分不外乎就是在政府單位工作,或著是在建築事務所擔任規劃的顧問,所以可能是我本身個性的關係,所以我對於新的技術或是科技是很有興趣的,甚至我會自己去摸 programing, coding 這樣子去理解,因為這樣我必須去思考:

第一個、不論我進到哪一個行業,我希望我可以掌握到最新、最尖端的資訊;
第二個、我要如何在這樣一個產業中快速地去學到精髓跟快速的成長。

這是你當初選擇最主要的兩個考量。

對,這是我最重要的兩個考量,第一個,要有趣、要夠吸引自己,然後你又可以成長,所以我才進入 IBM,因為我們公司當初也有在做 smart city project,一方面符合我的學經歷,又符合我個性,對於很多事情的想法會比較符合、match 這樣。

8.在你進入日本職場之後,有沒有一些文化特色或潛規則,能不能跟我們舉一些例子呢?因為你現在工作是要常常接觸到日本的客戶,還有你也對日本本土企業有一些接觸,這部分有沒有什麼衝擊?(21:05)

其實衝擊算是蠻大的,我一進公司之後,我就注意到日本人工作的特性,跟我們外國人不太一樣的部分,有四個要點我覺得很重要:

1.不直接講重點,而是講背景
第一個、就是剛剛我也有提到,他們絕對不會直接講重點,他們跟你講背景,因為他期待是你聽的人從他們的背景,就可以理解他們的思維思考,然後你就可以得到他們要講什麼的重點。

2.「阿吽の呼吸」(あうんのこきゅう)
再來一個就叫做「阿吽の呼吸」,大概就是我們之間的默契感,「阿吽の呼吸」就在於他眼睛一個眼神或他只講出他嘴巴要動的那個表情的時候,你就從他的肢體行為,你可以知道他要做什麼。

感覺已經有一點讀心術了!

我覺得這很可怕在於,你要很知道對方、理解他,你才能跟他一起完整的共事。不然你常常會抓不到對方到底實際想做什麼,對於我們外國人而言更難,他們很微妙的在於,他們可能要講什麽的時候,隔壁的日本人已經知道他要做什麼了!可是我們還是抓不到那個點。

你會怎麼去訓練自己這方面的敏銳度呢?你會直接用問的嗎?

這個部分我真的是花了三年,都一直在看、一直觀察他們所有的行為,所以你慢慢可以掌握到一點點,我只能說掌握到一點點,當然還是要加上自己一些問,但是你可能不能對著當事者問,你變成是要從旁邊的人問起,譬如是說「客人是這樣子,你推測是這個樣子」,之後再去問你的上司「他是不是這個意思?」

旁敲側擊的。

對!因為如果你直接問客人的話,有時他們不願意表達出來,可能是因為有一些難言之隱,或什麼的,那如果你又直接去問的話,可能就會覺得你很白目,這個部份所以我覺得「阿吽の呼吸」,還有你剛剛說的要注意整個氛圍,其實兩個適合在一起的,應該是說既在一起但又很微妙的關係,當你上司講了一個東西。 何となく 你大概可以體會到「他這時候講這個東西,你就要笑」,然後你就要跟著笑!這很微妙。

3.角色的扮演、注意氛圍
這是一個搭配,有一個人就會出來,或著是年紀比較小的,我們說的是第一年入社的新人之類的,可能就會負責扮演一些角色,不管你是什麼樣的場合,你都要注意自己是什麼樣的角色,然後再搭配整個空間的氛圍,然後在搭配你上司的講話、客人講的話,然後來說出下一段你應該要說出的話。

我覺得這真的是很高的敏銳度,而且你必須隨時隨地都要觀察別人的一舉一動,這部分可能對於很多外國人剛進日商的時候,不管是日商或是外資,只要是在日本工作都很困難,等於是你隨時都在看。

9.最後我想請妳給想要去日本求職,或是想進入 IT 產業的讀者,妳有沒有什麼樣的建議呢?(24:24)

如果是來日本求職的部分的話,我會比較強調的是,你的心要一定要夠穩定、一定要夠 strong,因為在日本人對於外國人的看法,跟日本人對日本人之間是完全不一樣的,處事基本上也會有這麼一點不一樣。

會有不一樣的期待?

應該會說,在日本求職,他會認為「你理所當然地要理解我們日本的文化、跟日本的潛規則」這是種理所當然的心態,而且我們又是亞洲人的臉孔,所以他們更會覺得,你理所當然要知道這些東西,如果你不知道的話,他們會認為你不夠好,或是不重用你。遇到這樣的情況,你心態一定要夠穩定,你知道我們就是外國人,沒有必要去強迫自己非得必要變得像他們那樣子,這個部分拿捏要很注意。

如果是進入 IT 的話,我就要講的是另外一個心態,你這個人一定要夠彈性,因為 IT 是一個隨時在變化的產業,你必須要夠 flexible 去接受新的東西,然後去接受這樣一個新的資訊之後,你還可以再運用這些新的資訊去導入到一個傳統的環境裡,也就是你的心態的變化也是要夠 flexible,你一方面要很傳統的去跟客人講話,但是你又要知道「我有這些新東西,那我要怎麼把這些新東西帶給我的客人?」就是這樣子。

10.在日本求職的應該要了解自己的心態,以及在 IT 產業要具有 flexibility,那麼綜合這樣的歷練妳有沒有一個 takeaway 可以送給大家呢?(25:53)

我只能回歸到一句話:你要夠理解自己的 personality,你才可做出準備找出自己的目標,再根據這個的目標,把自己下一個 level 要怎麼前進,你才可以制定好一個你可以安心的 plan。

才能在每個階段都做出自己最適合的選擇。

也要觀察自己,因為每個人一定會變,你進了一個產業,三年後、四年後,你會有一些新的想法,你的個性也可能會因此有一點點轉換,隨時要掌握自己心態的變化,這樣你不管換了什麼環境,自己都會比較踏實、安心一點。

把對於周遭的環境,還有對其他人這樣敏銳的觀察力同時去對待自己,才可以在不同階段了解自己所需要的東西,以及自己怎麼去扮演好在不同環境的角色。

今天謝謝 Melody 跟大家分享,從一開始在日本如何去找工作、如何面試、做選擇,到 IBM 的工作文化、公司文化,以及在職場上所遇到的例子都與大家分享,那如果有其他關於日本或想進入 IT 產業的相關問題,各位聽眾讀者都可以留言,我們可以請 Melody 下次有機會再更進一步地跟大家分享喔!

謝謝!


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2017 / 4 / 26