【語音專訪顧問業】有邏輯地掌握溝通的密度 – BCG 台北辦公室 Ivy Wu


哈囉!各位 CAREhER 的會員大家好,我是今天的主持人 Tiffany。對於許多經濟、財金有關的人才,投資銀行(I-banking)以及顧問業一直是大家最理想、優先選擇想投入的領域,甚至有許多投行人才也會轉往顧問業。今天來賓 Ivy 就是一個例子。Ivy 不只從金融轉到管理顧問。她先從法律背景出發,在外商銀行任職儲備幹部後,最後轉到顧問業。

我們先歡迎在 BCG 顧問公司台北辦公室工作的 Ivy!

在我們訪談開始之前,其實我們發現來賓們在職涯裡有很多有趣的小故事,先請 Ivy 跟我們分享她在職涯裡面最尷尬(awkward)的故事。

很多人剛進顧問業(consulting)就馬上開始跟客戶做專案。第一天上班,通常客戶會問:「請問妳有幾年的工作經驗?」遇到這種狀況,我們通常都笑一下,提供與工作經驗相關、但不直接與年資相關的回覆。因為大家都會找比較有經驗的團隊成員(team member),但是一定會有菜鳥加進來。所以我們會教一些訣竅,讓大家知道怎樣回答客戶。雖然被問的時候,還是會覺得有點尷尬,但也不能說謊,所以要想辦法拐個彎。

分享一下妳的工作內容,妳負責哪些產業呢?

基本上,在管理顧問(management consulting)方面,各個行業都有。我接觸較多的專案經驗是在金融領域,包括各式各樣的金融機構。從銀行、保險、證券、主權基金、資產管理等等都有。另外一塊是高科技媒體與電信產業(TMT),接觸的公司包括媒體公司、各種不同型態的科技公司、電信公司等等。目前在這兩個產業的經驗比較多。

前面介紹妳先從法律轉到花旗銀行,然後從花旗銀行轉到 BCG 顧問公司。為什麼會有這樣的職涯轉換呢?

其實一切都是命運的安排。我大學是唸法律,後來到國外唸法律碩士(LLM),修有關金融領域相關的法律(banking law)。回台灣之後,剛好看到外商銀行在徵儲備幹部,我覺得很有趣,因為可以看到別國怎麼做這些法律改革(legal reform),如何結合實務。我當時覺得如果不了解實務的話,自己根本沒有辦法做相應的修正,或了解其中的精髓。所以我決定去銀行,了解到底它們是怎麼做事。這樣才能知道在法律層面上,我應該要怎麼建議或修正。

當時有打算回法律產業的嗎?

沒有,當時純粹就想做做看,做完看怎麼樣。剛好一位也是儲備幹部的學長後來進顧問業,他隨口問我:「要不要來丟一下履歷?」我就想說好啊,反正有新的機會進來,我就試試看,如果上了,再考慮到底要不要轉職。

在準備面試顧問的過程中,我是完全的新手,以前沒有接觸過,所以也花了一些時間準備,也要了解這個產業的面試。比方說:案例面試(case interview)的過程、要看哪些東西等等。最後也很幸運地就上了。我掙扎了一陣子,後來覺得如果不趁還年輕有能力的時候換換看,我可能會後悔。

妳從銀行業到現在策略經營的顧問業,工作心態或角度一定有很大不同。可不可以跟我們分享一下?

顧問業是一個接觸不同產業,面向非常廣的行業。銀行或其他產業,妳一定是深入專精地做一件該產業的事情。概念上來講,一個是廣,一個是深。在工作方式上,因應我們前面講的,就有很大的不同。比方說,顧問業是一個以專案為單位(project base)的工作環境,所以不可避免地妳會很常出差。

又因為工作是一個接著一個,不斷來臨的專案,而管理顧問的專案型態就會有千百種。這次妳可能是幫金融業做一個成長策略,下次妳可能是幫消費性品牌公司做一個通路(channel)的策略,再下一次可能是幫科技公司改善它的成本結構或運營效率等等。所以它的工作型態不斷地有新變化,可以運用的知識散落各地。所以要看我們怎樣在最短的時間內拼湊起來,然後用很有邏輯的方式跟客戶對談,理解她們的痛苦,幫她們解決問題。

至於工作型態,因為是專案為單位,就會有很多出差。比如說:我們禮拜一出去,禮拜五回來。出去的意思是,假設這個 case 不在台灣,可能就會去大中華區,像是上海、北京、香港各個城市都有可能,甚至像我個人曾經很長一段時間待在新加坡。所以妳可以想像禮拜一到禮拜天,至少要坐四、五個小時的飛機,來回從家裡到旅館可能七、八個小時,一個禮拜一定會有十四、五個小時都在通勤。而且每天晚上,比方說:禮拜一到禮拜四晚上都會待在 hotel。

而且有時候通勤還要邊工作。

通勤工作是一定的。所以跟家人的相處時間被切割得非常瑣碎,包含妳的朋友,她們見到妳的時間也不長,所以這個跟一般在公司上班是最大的不同;再來,關於工作交付的方式也不太一樣。因為是專案型態,所以非常目標導向。顧問專案的時間都是被壓縮的,時間越長,客戶要付的錢越多,所以她們都希望妳在最短的時間內,做完所有的事情。所以大家的死線都壓得非常緊。這就導致我必須要有很好的工作計畫,我要規劃到底要怎樣做才能在短時間內完成所有事情

排序的功力要很好。

對,包含想這個專案的時候要想得很清楚,不可以漏東漏西,不然就會一直忙著補救。我覺得跟在一般公司上班有滿大的不同,在公司裡,有時候會覺得有些東西明天再做也不會怎麼樣,但是在顧問業工作,是今天要做完就是今天要做完。

另一個比較明顯的區別,是顧問基本上就是在解決別人的問題。聽起來非常抽象,有時候客戶連自己的問題是什麼都不知道,所以妳就要先幫客戶定義她的問題,然後再解決她真正想解決的問題。有些問題,是對方嘴巴講講但不是真心的。我覺得解決問題這能力不管在任何行業都是一樣的。尤其在顧問業,我們更要有積極主動解決問題的心態,練習用很清楚的邏輯理解這件事情,然後提出來。

在這樣的邏輯之下,我要怎麼一步步地解決對方的問題,然後把這些東西串成一個故事,告訴她問題是什麼、有什麼方法、她可以怎麼做、這麼做帶來的好處是什麼。我們主要就是要讓公司的高層、工作團隊到所有人,依照每個人的客戶,都要讓她們用一個很清楚的邏輯理解:我們到底可以幫妳什麼?解決問題之後,我們的價值在哪裡?

這樣子客戶才會覺得:我請妳來是真的有幫助的。她們認可價值之後,才會有未來的合作。這個方式跟在一般公司的某部分很像。但在公司大部分的時候,我們會有一個指引(guideline)。會有前輩告訴妳,當妳遇到這個問題,妳的 SOP 是什麼,然後老闆叫妳做什麼事情,妳就做完交代的事,大部分是別人給妳命令,妳執行。但顧問不是說它不執行,而是說我們的執行是建立在一套邏輯之上,一定要先把這個邏輯講得很清楚,而且自己也能夠理解,別人也能夠聽懂之後,我們才會執行,要了解背後的原因跟證據。

顧問業真的很抽象,我知道的是妳不斷在出差!可是妳到底這一整天要做哪些事?

每天該做的事情,其實會依照專案有所不同,然後也會依照層級有不同。以一個顧問來說,還需要帶領一個項目不是專案經理或合夥人的話,大家就覺得妳們每天要做的事情就是畫畫投影片。

但其實可以拆成幾個部分。比如說:我會在晚上睡覺前,想清楚隔天要做哪五件事。第一步,前一天晚上,我先請內部研究人員或工讀生幫忙找資料;第二步,隔天一早,我就會知道進度是否在進行中,有時候她們太忙,我就要自己想出備案;然後我會針對前一天已經找過的東西做更深入的研究。我能夠看一些基本研究就在短時間內就知道,這一頁投影片要放哪些資訊,而這些資訊可能是別人花一天時間找出來的,或是我自己之前三到五天前看到、蒐集到的。這都會經過一個消化的過程,我才會決定要放什麼內容在投影片上。

接下來,我就必須要做投影片。所謂做投影片,是我把要描述的東西用清楚的文字、圖像等放在投影片上面。目的是要告訴客戶我要做什麼事情,為什麼我要做這件事;接下來,我會開始跟老闆清楚確認這樣行不行,得到回饋後就要開始改。同時,我可能還要做一個模型,可能會因為要找模型裡面各式各樣的數字,又要再花一些時間,可能要修正一些想法(confirmation)或是假設等等。所以不管是研究、做投影片、模型都是我們每天在做的事情。

到了某些時段,妳需要跟客戶溝通。因為我們不是把自己關在房子裡想,一定要客戶能夠理解和接受;又因為客戶是行業的專業,所以我們也要去尋求她的資訊,再回來改。到會議的時候,我會需要表現我的成果。要先想好怎麼講這件事情,這件事情是不是大部分都能讓客戶買單,和背後的目的是什麼。所以像我剛剛講的五件事,包含 research、做slide、做模型、和客戶溝通、報告,這就是基本每天的工作。

表達跟濃縮資訊的技能非常重要。

對,所有的事情都是把邏輯講清楚,然後把需要的資訊,還有可以輔助說明妳的這些資訊也放清楚。客戶才會知道為什麼妳要這樣做?做了之後能幹麻?可以解決什麼問題?這樣之後,才會有進一步的溝通。

除此之外,我們還要常跟內部人員、研究人員和同伴溝通。因為很多東西不是我一個人可以做,我需要大家的分工。然後我的老闆,就是帶這個項目的人,我需要很常跟她溝通。再來,我還要跟合夥人溝通。我們每一週至少會有一到兩次的 CTM(case team meeting)。我覺得這跟一般公司也很不一樣。在公司裡面,我們按照程序把事情做好,老闆最後就會看到結果,在過程中有問題才會去找她,她也不需要一直知道我到底在幹麻。所以溝通的密度(intensity)在顧問業佔很大的時間

以顧問業來說,妳覺得在薪水方面,大家該有怎麼樣的期待,或者現在的常態是什麼?

在顧問業的好處就是說,我們升遷的時程是非常清楚的。每一次的升遷都是一個薪水的 jump。比方說每一個升遷就是一年到兩年或是兩到三年,是非常明確的。大家會看妳在這兩年之內,假設妳的升遷期(promotion window)是兩年,妳有沒有符合我們的期待。當妳升到下一個層級的時候,大家會看妳的能力是不是已經到了,能不能勝任這個工作。不行的話很抱歉,就是一個比較嚴格離開(Up or out)的一個方式。

老實說,我覺得這是很好的,妳有能力而且在這行可以做到很好的人,就會一直上去;有些人有能力但需要更長的時間,公司不會馬上要妳走,他們會看妳是不是有潛力。如果有些人就是沒潛力、做得也很痛苦,還不如趕快找下一份工作,大家都開心。每一次的升遷基本上薪水都有一個 jump,在顧問業很明顯是一個頭銜就會有一種薪資。簡單來說,底薪是比較高的,而且兩三年就會有一次變動。但是待在企業也有企業的好處是,它不會有這麼嚴苛的時程,所以大家可以慢慢做。雖然我每年加薪的幅度不高,可是很穩定。依據不同的工作的型態,我可能分紅很多。如果業務的話,搞不好紅利都比我一整年的薪水還高,還有配股配息等等,不太一樣。

妳說顧問業在 skill size 上面要很廣,對很多事情的 sense 要夠高,短時間學習到很多知識。我們要怎麼培養自己做好這一點?

老套一點說,心態要很開放。

就像我以前念法律,對金融也不懂,但我對這些東西很有興趣。保持一些對於各式各樣不同事情的興趣跟好奇心是很重要的。各個產業都有不同的事情在發生,每天在科技上、商業上都有不同的創新。尤其是在現在這個時代,每天都有不同的人出來,比方說幾年前的賈伯斯、馬克祖柏,再來是現在的 Elon Musk。每隔一兩年,都有不同的人、事和商業模式發生。

有好奇心的話,我就會去讀她們的東西、在做什麼、這方面大家是怎麼做,所以看書然後了解各式各樣的人,跟不同的人聊天,知道她們為什麼想做這件事、她們怎麼做、怎麼看。妳也可以逼自己去想如果是我,我要怎麼做。這些東西非常抽象,可是如果能一直保持這種對於新事物的好奇的話,這就是培養常識最基本的功夫。

所謂 sense 就是別人在跟妳講的時候,妳不會一問三不知,而且妳不會不知道怎麼應答。其實也不會一天就變得很有 sense,這是需要長期累積的 。

妳會給想要轉到顧問業的人什麼建議?要培養哪些技能,哪些是現在在工作中就要培養的經驗?

因為我當初不是計畫要進顧問業的,所以我以自己的經驗回頭看。如果妳跟我一樣只是想把自己準備好,我覺得有三個東西是最重要的。除了本來在做的事情要去累積自己的知識跟專業以外。第一個就是抗壓性。在顧問業很殘酷的就是,無時無刻都會有人給妳很誠實的回饋,像是有人會問妳「這頁投影片到底在講什麼」,妳的客戶聽不懂妳在講什麼,她也會直接說「我覺得你講的沒道理」。在妳需要別人幫忙的時候,如果妳講不清楚,她也會不知道該怎麼幫妳。所以無時無刻都會接收到各式各樣的回饋。尤其是妳的老闆是最會鞭策妳,也是最會幫妳成長的人。可是要能夠接受這些回饋也不是那麼容易,大部分進來顧問業的人通常都很優秀了,可是還要一直被人指責哪裡做不好,已經少睡兩三個小時做還是做不好,挫折感其實很大。我覺得這就是一個過程,人家告訴妳怎麼做不好,那就下一次把它改好。一定要培養抗壓性,不然很快就會崩潰(crashed)。

第二個就是,顧問業是一個非常不確定的工作。在計畫上,妳的行程變動性非常大,下一個要做什麼也不知道,會在哪一個城市做哪一個行業都不曉得。常常禮拜五接到電話下禮拜去上海一趟,給妳的背景也很少,但是看到客戶就是要準備好。很多事情就是不確定,但是就是保持鎮定,去做、去面對,抱著臨危不亂的心態

第三個是要保持可以跟各式各樣的人接觸、交談、社交的能力。原因是每個人的專長跟經驗都有不可取代的價值,妳不知道哪一些人在什麼時候會給妳幫助,所以要保持自己能夠接觸不同的人,而且記得她們哪一天可能可以幫到妳,當然也會希望自己也能夠幫助別人。

要懂得看出那個人的專業、長才在哪裡,到時候可以請教。

我們會相信每個人都是很有用的,只要妳把她放在對的時間。雖然妳不知道對的時間什麼時候會來,但是如果妳不從平常累積的話,當妳需要的時候就會發現不知道要找誰。

顧問業和人才,不管是需求或是整個產業未來的改變,妳有沒有什麼樣的 insight 可以跟大家分享,又有什麼難處是我們外人不知道的?

基本上,人才需求在專業服務上並不會改變太多。像是顧問就是要找可以幫妳解決問題的人,會計就是要找專精於會計的人,在各個領域裡就是因為妳懂這個東西,所以妳有可以幫她解決相關問題的能力,所以解決問題的能力這件事情是不會改變的。基本上本質不會變,可是形式上會有許多的變化。比方說,我們以前就是用 word、投影片、用 model、 excel 這些東西,闡釋這件事情怎麼做。現在因為大家會追求更多更好的形式,像錄影、圖片、影片甚至是動畫、一段 clip 或一首歌等等,去解決她的問題。所以這些形式會不斷演進,但是要怎麼去想這些事情的本質是不會變的。

對我們來講,我們跟客戶很多的 pitch 已經開始在用影片了,因為大家會覺得看影片的效果比半小時的投影片好太多了。甚至以前用紙本,現在就是用 ipad,客戶就會覺得非常新穎,所以要提升自己的能力,接受工具改變的這個心態很重要。但是本質上,妳要有很清楚的思考邏輯、有某個領域的專業知識去解決客戶的問題這件事情是絕對不會改變的。

以妳的觀察,顧問業人才如果選擇轉職,下一步的發展會是甚麼?

替換率(Turn over)在顧問業其實非常快。我們兩年就是一個高峰,接下來五年就是一個更大的高峰 。另外,顧問業有很多限制,當大家的優先順序不一樣的時候,其實會很自然地有轉職的想法,我自己觀察到我們離開的同事,大概去幾個地方。第一個就是去大公司做 in house consulting,一方面是 in house consulting 的顧問或是比如說策略制定或業務開發。因為這個跟顧問常做的事情相對類似,可是更加穩定;第二種就是會到不同的產業挑戰自己。比方說顧問做久了,發現自己對電信業非常有興趣,而且累積了很深的知識,那在電信業的發展可能會很不錯,所以投入某個產業做跟以前完全不相干的東西;第三種就是現在非常流行的創業。因為很多人會覺得我們之前都講這麼多理論,跟 CEO 溝通,不如自己來做 CEO 吧。然後就會把想法實際地做出 start up,建立自己想要的公司或是想要做的事情,也應用自己先前想的這些能力。這其實跟以前 high level 的挑戰是完全不同的,當然有無限可能,但這幾種是目前觀察到比較多的。

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2016 / 3 / 16