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比蠻牛更管用的能量管理

自我管理大師 Tony Schwartz 曾在哈佛商業評論發表一篇文章「管理你的能量,而不是時間 」點出這個問題。身為顧問,Tony 看過太多人這樣的人:在公司當高階主管,每天工作 12-14 個小時,回家沒力氣陪小孩(伴隨嚴重的罪惡感)、沒時間運動、飯也常常是在會議間隨便吃、或在辦公桌上快速解決,最後導致身心俱疲。他們的時間管理沒有問題,只是他忘了自己不是金頂兔。
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吃便當的時候,你會先吃超香的排骨/雞腿、先從幾乎佔一半份量的白飯下手、還是先夾不怎麼起眼、也只有一點點的青菜? 到 buffet 的時候呢? 按照順序乖乖的從沙拉、湯、前菜、主食、甜點一路吃下來;還是先看過一輪再決定胃納量(或卡路里限額)如何分配?
 我天生就是喜歡把好東西留到最後的吝嗇鬼性格:便當一定最後吃排骨;前幾年政府發的 3600 元消費券(沒領過的同學又表示你太年輕),大家都立馬花光的同時,我足足等了快一年,就為了找最好的配套優惠。這種強迫把好酒逼到甕底的人生,直到某次事件,徹徹底底地讓我看透「優先順序」這件事。
身為台北俗,小時候只有畢業旅行才有辦法跨越濁水溪。有一次,這樣千載難逢的機會降臨,我坐在遠近馳名的老店裡、眼前擺著在南台灣陽光下閃耀的豬腳飯。一如往常,我從白飯、配菜開始,邊吃邊期待壓軸的豬腳。當一切正要進入最後的高潮時,萬萬想不到:「天啊我撐到吃不下了!!!我真的吃不下了!」認真想起來,我的人生中這種悲劇層出不窮,就像那 3600 元消費券也錯過了許多超級優惠,最後以票面價賣給朋友作收。
 

便當和 buffet 的職場教訓

回到現實生活中,每天一上班就像打開排骨便當或走進 buffet 餐廳,你的資源/時間有限(胃的空間有限),要怎麼吃得營養均衡又開心? 要趁精神好先從困難的著手、還是先挑容易的來個美好開始;考試要先把拿手的科目分數衝高、還是先惡補有可能被當掉的;面對內憂外患的時候,要先安內還是先攘外?
美女人氣作家 Gwen 介紹過如何當時間的主人、決定優先順序,聰明如你一定已經學會,所以你現在每天都 6 點收書包走人了? 我想可能沒有,反而工作時間越來越長、回家累到無法跟家人多說一些話、跟朋友吃飯要約 9 點後才可能不遲到…問題出在哪裡?
自我管理大師 Tony Schwartz 曾在哈佛商業評論發表一篇文章「管理你的能量,而不是時間 」點出這個問題。身為顧問,Tony 看過太多人這樣的人:在公司當高階主管,每天工作 12-14 個小時,回家沒力氣陪小孩(伴隨嚴重的罪惡感)、沒時間運動、飯也常常是在會議間隨便吃、或在辦公桌上快速解決,最後導致身心俱疲。他們的時間管理沒有問題,只是他忘了自己不是金頂兔。
 

能量管理四大祕技

工作不會變少,我們要不拉長工作時數,要不就是提升工作時的能量。如果不想被長時間工作拖垮生活,我們就得想辦法幫自己裝上強效電池。連續喝八小時蠻牛可能也是一種方法,但 Tony 認為可以透過某些(比較不會咖啡因中毒的)特定方式達成。經過與 Sony、Ernst & Young、Ford、MasterCard 等公司的高階主管訓練合作,Tony 證實如果在以下四個面向動些手腳,可保電力源源不絕:
體能:身體的力量
標準的老生常談,霍元甲 100 多年前就創了精武體育會提倡強身健國不是嗎? Tony 幫忙歸納三個法則給有為的現代國民服用:

  1. 每週三次心肺功能訓練 + 一次重量訓練;早點睡、定時睡。
  2. 每三小時吃點東西,取代大吃特吃的午、晚餐。
  3. 每 90-120 分鐘休息一次,休息時一定要離開辦公桌:生理節律讓我們身體每 90~120 分鐘就會漸漸走向疲憊,打哈欠、肚子餓、容易分心都是疲憊的徵兆,只是我們常置之不理,導致工作效率低落。這時休息多久不是重點,無論是起身和同事閒話家常、聽一首歌、或到外面爬爬樓梯,重要的是讓自己脫離工作的狀態。

Wachovia 銀行(現為 Wells Fargo 銀行)副總 Gary Faro 以往都把困難的工作安排在精神最好的早上,但透過這樣的改變,他覺得自己現在早上 8 點和下午 5 點精神一樣好,還順便減掉 20 幾公斤。現在知道霍師父的苦心了吧!
 
情緒:能量的品質
工作中常有突發狀況(例如宅急便比你還不急、便利貼比大頭貼還不便利)影響情緒,這些波動與負能量無助於工作,有些小撇步有助於創造正面能量。

  1. 用腹部深呼吸:每次 5-6 秒,一吸一吐間,應該可感覺到梁朝偉在電影天下無雙中說「自己不過是宇宙中的一粒微塵」,就看開一點了。
  2. 表達對他人的感激:無論是用小紙條、email、或親口說,真心感謝的同時也會讓自己充滿正面能量。
  3. 改變想法:碰到困難時,把這三個問題從錦囊裡面拿出來問自己「如果我是對方,我會怎們想」、「半年後我會怎麼看這件事」、「不管這件事結果如何,我學到什麼?」。

2006 年時 Sony 許多產品出現電池問題,在媒體大肆報導下,對市場和公司聲譽都產生極大危機,因此當時負責與媒體溝通的 Sony 歐洲分公司公關部長Nicolas Babin 飽受壓力。經過上述方法的漂亮翻轉,他重拾正面能量,把這次危機當作「讓我跟媒體記者建立進一步關係的機會,也向大家證明 Sony 是可信賴的公司」。
 
心靈:聚焦的能量
一般常認為 multitasking 是現代專業工作者不可或缺的能力,但其實把注意力轉移後(譬如接電話或回 email)再回到原來的狀態,可能要多花 25% 的時間。也就是說,如果你夠專注,這 25% 就是賺到的。你可以嘗試:

  1. 專心做一件事:做報告時,到一個沒有電話、沒有人會來打擾的會議室,Wachiova 副總 Dan Cluna 發現這樣只要三分之一的時間就可完成報告。Ernst & Young 的資深主管 Wanner 規定自己每天只收兩次 email 避免分心,他告訴同事如果有急事可以直接打電話,事實證明大家也沒有那麼急著找他。
  2. 專注在有長期效益的事情上:一般人進辦公室第一件事就是收 email, 但其實處理郵件對整體工作效益幫助有限,你可以像 Sony 歐洲分公司副總 Jean Luc Duquesne 一樣,早上第一個小時先專注處理當天最重要的事,這讓他「早上 10 點就已經覺得當天工作很有成效了」。

 
精神:意義感的能量
當然做自己覺得有意義的事可以產生正面能量,但很不幸的,在現代職場精細分工之下,讓我們每天做的事情較難直接跟意義感有強烈關係 (當然,如果你是覺得「意義是三小,我只知道義氣」的艋舺太子幫,要用另一套流程)。找回被壓在無數未接來電、未讀訊息、未拍馬屁下氣若游絲的意義感,Tony 建議三個方法:

  1. 找到「甜蜜點」(你擅長、喜歡的事):回想過去兩周裡你做什麼事覺得很有效率、毫不費力、很滿足,那就是你的甜蜜點。請多做那類事情! 至於讓你一點都不甜蜜的工作,不要吝嗇和別人溝通、交換,因為你的毒藥或許是別人的解藥。
  2. 把時間和精力放在你認為最重要的事:先静下心評估自己的優先順序。如果你覺得家庭優先、健康第一,就不要一有事情就擠壓/犧牲和家人相處、或運動的時間。試著認真、慎重地騰出時間做你認為真正重要的事。
  3. 將核心價值融入日常工作中:事情總是多到滿出來、每天又趕得像在拍玩命關頭,但我們可以三不五時想一想「我希望人家怎麼看我」、或「我最不想成為哪種人」,這種跳脫手上任務的思考有助於縮短理想和現實的距離。

祕技讓你戰勝蠻牛

回到故事開始的 buffet,如果用上述四招祕技學會管理能量,就像每吃到一個階段,胃就又變大一點。所以當別人翻出死魚眼的時候,你還可以優雅地請主廚再切一塊牛排。
在 buffet 威風八面吸引不了胸懷壯志的你,是吧? 看看這個故事:9 年前,16 歲的高中生 Jay Moriarity 不安於只衝健康快樂的浪,他直接挑戰全世界最兇的猛獸之一 – 加州半月灣冬季限定的蠻牛浪(高達 60 呎,大概是一棟六樓公寓的高度)。如果不成功,幾十噸的水會瞬間把人打進佈滿岩石的海底,牛頭馬面幾乎是直接在那邊等了。
面對這種不成功變成仁的極限挑戰,他的教練 Frosty Hesson 就是用這四個面向訓練他,並稱之為「人生的四大支柱 (4 pillers of life)」。故事在 2012 年被改編成電影「衝破極限(Chasing Mavericks)」,提供這四個祕技的極限運動版。

體能:Jay 練到可以憋氣四分鐘、徒手滑水 45 公里;

心靈:他長時間專注地觀察洋流、潮汐變化、起浪點等,因為這都是優先順序極高的生死關鍵;

情緒:某些狀況(如鯊魚在旁邊巡邏、工作中突如其來的難題)會讓人自亂陣腳,找出自己的恐懼並面對、控制它;

精神:Jay從知道蠻牛浪的存在後,就相信自己生來就是為了征服蠻牛浪,這成為他當時心中人生唯一的意義。

 
三個月後,Jay 挑戰蠻牛浪。第一次,他在起乘時歪爆 (wipe out,即人從板子上彈開),被大浪壓進深深的海底,他活了下來。一回頭,大難不死的他抓了板子繼續挑戰,這次,他成功征服蠻牛浪,以一介無名小卒之姿登上 Surfer 雜誌封面,國際間一片激賞這令家有妻小的叔叔們驚歎的勇氣。
明天,又是一個新的開始,May the force be with you.

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5 comments
  1. “當時間的主人” 那個連結有錯,連不進去。
    “?” 變成全型所以點進去會 404 囧

  2. 一般大家普遍討論的都是時間管理,努力地想用最少的時間完成最多的事,一方面又要顧慮事情的優先順序。但往往還沒把事情一件件解決,就先沒了體力和精神。
    的確啊!能量管理才是最重要的,我覺得只要心態健康、方向對了,很多事情都能更順利地完成。感謝Jill~

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