via Antonio Casas

破解工作中效率詛咒的方式-練習平常心

「過度在意勝負的人,必將遠離勝利;患得患失的人,必將失去感情(或其他渴望的事物)。」啊,請別因為這兩句陳腔濫調的開場白而立刻關掉視窗,我只是想藉用這個句型來說出今天的主題:過度執著效率的人,必將遠離效率;不願浪費每分每秒的人,必將失去假日(或其他休假)。
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「過度在意勝負的人,必將遠離勝利;患得患失的人,必將失去感情(或其他渴望的事物)。」

啊,請別因為這兩句陳腔濫調的開場白而立刻關掉視窗,我只是想藉用這個句型來說出今天的主題:
過度執著效率的人,必將遠離效率;不願浪費每分每秒的人,必將失去假日(或其他休假)。

速度只是效率的贗品

我虔誠地信仰「效率」。
我追求多工,連手機的處理器都有八核心了,人豈能一次只處理一件事;我熱愛速度,當老闆說「後天就要」,我一面覺得這要求真無理,一面又腎上腺素分泌;於是我邊向朋友埋怨,邊隱隱期待完成後的成就感。這時,朋友拋下一句:
「我們老闆都是早上說要,下午就要交給他了。」
我分不出這句話是埋怨還是炫耀,也分不出自己心底是慶幸還是忌妒。
對下了班還時刻檢查 E-mail、用 LINE 討論公事的上班族來說,效率是如同鑽石般毫無雜質的詞彙,是每個人都該追求的美德。而「多工」跟「速度」卻是乍看之下同等於效率,但拿起放大鏡一瞧,才發現裏頭有塵埃的次級品。
甚至有時候根本是玻璃,只是唬弄外行人「看吧我很有效率吼」的贗品。

分次修正與一次到位

我很習慣這樣的工作模式:寫作遇到一段情境不知如何表達,就用先紅字標註,跳過往下寫;做研究遇到無法立刻突破的難關,乾脆整個擱到一邊先去寫文章。
同一件事情,有人習慣像是陶瓷上釉一樣,分好幾層,每次都花一點時間,重新修正。有人則習慣預留一整段充足的時間,從構思到執行,從 0 到最後出貨的檢查,一步一步,走過的地方就是成果,一次搞定。
這兩種工作模式並沒有絕對的對錯。很多時候,我堅信第一種方法是正確的,它好比創業界很常用的詞彙 Minimum Value Product:用最少的成本產出產品原型,再反覆修正,改進,更重要的是,還能應付主管或客戶提前進度的突發狀況。我也相信,說得假掰一點,寫作或做研究都需要靈感。奈何靈感從來不會擺在販賣機裡,投幣就可以得到。靈感比較像在不丹旅行的朋友說要寄明信片給你。你能做的就是每隔幾天去信箱看看,到底明信片來了沒?
既然明信片沒來,幹嘛一直坐在信箱前等?
然而,第一種方法有個致命的缺點。當習慣了「分成好幾次,每次都很快」的工作模式後,將會受到「速度的詛咒」,變得不容易靜下心來,進入另一種工作模式。相反過來,能夠慢慢一次做好的人,必要時也可以調整成分好幾次的工作模式。這道理就好比騎腳踏車,倘若能允許走走停停,剛學車的新手也能從北投騎到深坑。但如果腳不能放下來,得一次騎完,沒有一定的平衡感(跟綠燈連發)是辦不到的。

關於「效率」的英文課與數學課

英文課時間:

Efficiency(n)

The ratio of the effective or useful output to the total input in any system.(效率=完成度/時間)

從「效率」中文的第二個字也可以看得出來,效率是比值,分母是「所需的時間/精力」,分子是此事的「完成度」。然而,因為完成度比較難衡量(不管是主管還是自己),我們往往索性只最小化分母,追求速度,久而久之迷糊了,自己都誤以為自己是在追求效率,卻忽略一昧追求速度,恐怕會降低完成度。
數學課時間:

「貪婪演算法 (greedy algorithm)」是最佳化領域中被廣為使用的一種演算法,特色是執行速度很快。舉例來說,假如你在山中迷路,決定走到山頂,發射求救信號。但霧氣瀰漫,視線所及僅有方圓百米。這時,貪婪演算法告訴我們,每次都先依據自己的所在位置,搜索 100 公尺內最高的位置,將此位置為區域最大值 (local maximum) 。移到區域最大值後,再以此位置為新的中心,重新搜索另此刻的方圓百米,看看是否有新的區域最大值。如果有的話就移過去,再重複這套步驟。若沒有就停在原地。

當只有一座主峰時,貪婪演算法能引導我們順利登上山頂。但假如是山巒起伏的山脈,貪婪演算法很可能會,最終將我們困在某個小山丘上,因為它永遠只追求「當下最好的結果,好盡快完成結果」。

換句話說,當一昧追求速度,追求每一階段都要看到一些成果時,我們很可能就執行了貪婪演算法:急著完成任務,縮短「時間」,忽略了任務的「完成度」。見樹不見林的狀況下,最終,不一定能最大化效率這個比值。

平常心,才能解除速度的詛咒
想避免速度的詛咒,還是得回到一開始提到的,不能過度計較效率,像站在頂點的運動選手那般,永遠冷靜,不論賽況多激烈都能保持平常心。
又一次照樣造句,不論工作進度多趕、壓力多大都要保持平常心。
保持平常心不僅僅是深呼吸或想像自己在一片綠意盎然的大草原上就好了,每個人適合的方法或不同。但基本上,我認為有幾點是大多數人都適用的:

Bird by Bird

工作中有許多狀況會讓我們失去耐心,忍不住加快速度。

手邊有很多事情,或忽然接二連三冒出一堆雜事時,就是一個例子。

寫程式寫到一半 alt-tab 收信,點開附件順手處理一份表格,忙完休息一下同事又來討論,討論完肚子餓了決定先去吃飯……,不知不覺間,我們習慣任憑自己被一件件任務沖向四處,每天上演辦公室的漂流日記。

這種時候,我覺得最簡單也最有效的方法,就是把該做的事情一項項列出來,不一定要按照理論,分成輕重緩急四象限,光把事情列出來,做完一項刪掉一項,心情就會稍微平靜下來。

美國知名作家 Anne Lamott 出版的寫作指南《Bird by Bird: Some Instructions on Writing and Life》,書名上就明確寫下了她對寫作的首要建議:一隻鳥接著一隻鳥,一件事一件事按部就班,慢慢完成。

認清最終的目標

其次我認為很重要的是,隨時清楚任務的最終目標為何。

因為追求即時效果或管理需求,很多單位會要求 weekly report,甚至 daily report。但就像貪婪演算法,如果將一份任務拆成很多階段性的任務,每次都只想著完成階段性任務,反而不是好事。更糟糕的是,有時候我們明明沒有進度,卻為了要交報告,或甚至安自己的心,只好花時間做一些虛功,對最終目標毫無幫助。

我們得不時跳出執行的角色,俯瞰現在的任務狀況,才能做出理性的規劃,避免因為急於完成階段性任務,反而失去更多。舉個有點跳 tone 的例子,我過了三十歲後,成天就想著結婚。但後來仔細想想,我想要的是一輩子的幸福,結婚是中間必經的任務,不是終點,如果盡想著快完成這項任務,對「一輩子幸福」的目標不一定是好事。

適當的休息

大部分的我們工作時因為是用腦,不容易察覺到累。但其實就像做伏地挺身一樣。一次做 50 下第二天手臂會超酸,但如果一次 30 下、30 下分批做,100 下也沒問題。用腦同樣也需要每隔一段時間就休息一下。

工作是訓練平常心的最佳場所

工作是每天花最多時間的活動,不患得患失則是相當重要的人生態度,甚至可以說,是一種成熟的象徵。從這個層面來看,工作是修練常保平常心的最佳場所了。畢竟沒辦法用第二長的睡覺時間來練習吧。對於被時時刻刻耳提面命的工作升遷、專案成果、論文發表、產品銷售,這些我們多少都會注意到不該太有得失心,盡力而為就好。但對於「盡力而為」這四個字,我們卻忽略了也不該有得失心。
唯有忘卻當下事件的效率,才能不被速度、被短期進度給誘惑,成為真正有效率的人。

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6 comments
  1. 非常贊同不要被表象迷惘,以為忙碌就代表效率的假象。
    有時候被事情追著跑,忙了一整天,卻沒有將最重要的正事做到。我在想學會「說不」是不是在保持平常心外,練習效率另一件很重要的事。

  2. 持續學習不同的做事方法,能在不同的狀態間保持彈性,在目前工作方式與工作場所的多元化的洪流當中,平常心的練習顯得更為重要!
    感謝作者的分享!

  3. Weekly report或daily report: “有時候我們明明沒有進度,卻為了要交報告,或甚至安自己的心,只好花時間做一些虛功,對最終目標毫無幫助。” 超級正中紅心啊!

  4. 非常認同「練習說不」之於效率的重要性!
    盡可能地排除會干擾最終目的的雜訊,也是很重要的一環!

  5. 初入職場,想練習平常心,從這篇文章得到很大啟發!

  6. 最近在練習「一天只專注做一件事」,發現除了心很定之外,效率也變好了~
    有時候覺得週記本是個非常好用的東西,把每天該做的、預計要做的事情列出來,再一項項刪掉,避免手忙腳亂的情況,也從劃掉的那一瞬間得到成就感 XD
    「唯有忘卻當下事件的效率,才能不被速度、被短期進度給誘惑,成為真正有效率的人。」很喜歡這句話,也期許自己成為更有效率的人!

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