從單打獨鬥到團隊合作:澳洲辦事處政治組資深官員王珮馨

今天我們的主題呢是從單打獨鬥到團隊合作,這兩種截然不同的工作方式。很高興我們邀請到網站上駐站作家-Gwen 來跟我們分享她的經驗。那麼團隊合作經驗其實一直是雇主很重視的精神,所以我們想請Gwen 來聊聊從她原來是研究生,總是單打獨鬥的研究生到目前與同事一起協同做政策分析, 這一切有什麼不同?
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大家好我是今天的主持人 YuChing。今天我們的主題呢是從單打獨鬥到團隊合作,這兩種截然不同的工作方式。很高興我們邀請到網站上駐站作家-Gwen 來跟我們分享她的經驗。
Gwen 是台大政治系畢業,後來到倫敦拿了兩個碩士學位(媒體及政治溝通)、民主化發展,奠定了學術界興趣,然後到華威大學研讀博士學位。這中間也在倫敦的一個跨國政黨組織(國際自由聯盟)工作、也在華威大學部擔任政治理論助教。現在很歡迎她,已經帶著她的先生回到台灣,目前是澳洲辦事處政治組的資深官員。那麼團隊合作經驗其實一直是雇主很重視的精神,所以我們想請Gwen 來聊聊從她原來是研究生,總是單打獨鬥的研究生到目前與同事一起協同做政策分析, 這一切有什麼不同?

先請 Gwen 簡單介紹自己目前的工作。

基本上我的工作內容是做政策研究,政策研究的議題可以說的很廣,從經濟發展、政治還有人權、公民、社會。我常常覺得我就像是澳洲政府的窗戶,它透過我更了解台灣的社會。我的觸角越廣、了解越深,他們對台灣的影響就更加的深入。所以,我一天工作可以從看報紙開始。我一到了辦公室就是先把每一份各大報的頭條看過一遍,然後我也會瀏覽重點的政治評論網站,以及國外的政治新聞,然後從中擷取我認為今天最重要最值得報導的新聞。所以我的角色有點像是記者,但我還要在新聞中找到我認為可以再加以延伸、分析、討論的議題,所以這時就是我要獨立作業,開始去找更多的資料跟數據。比如說之前大家在討論韓國跟中國簽訂FTA的新聞,那麼我就要去網站找有關的貿易數字,來分析這樣子的FTA會對台灣有甚麼樣的影響。
那麼這些到目前為止都是比較個人的,但我們辦公室也有其他成員跟我一樣是做政策研究,所以在很多時候我們都會聚在一起討論個人對於這些新聞事件的意見,然後再回去自己把這些報告獨力完成,所以有一半算是單打獨鬥, 但我們是一個團隊,所以你要確保每一份報告的品質、產出都是一致的,所以在另一半來說又有團隊合作的成分。

也常常需要拜會不同的團體,像是議員等等對嗎?

對,也常常需要拜會學者、公民社會、 NGO,這些在每一個新聞事件中重要的角色,都是我們很有興趣了解的對象。

你認為單打獨鬥到團隊合作最大的不同在哪裡?你花了多久時間適應?

我應該花了將近一個月的時間,聽起來有點長,但這是我個人的習慣。我認為在每份工作的轉換之間,你都一定會有適應期。那我想要跟大家分享一個態度就是:對於每個適應期我們應該要用很積極正面的方式去應對。因為在每一個適應期都是新的開始,你可以在這個適應期當中,學習如何用過去的經驗,應用到現在新的環境。所以在這個適應期當中,有時你覺得你花了頗長一段時間才適應,你不要擔心,因為這代表你有很多東西需要消化,當你這段適應期過去了,你會非常非常的快的上手新的工作。
我在這一個月的適應當中,最大的部分是在研究報告的風格。因為在做碩士博士研究的時候,尤其是博士研究,你可以花十頁、二十頁的內容去講解 – 什麼是政府?什麼是政黨?這麼一個簡單的東西你必須要引經據典,講述的非常詳細。但是在外交圈裡面,每一個決定都是非常即時,有的時候你可能會因為有突發事件,所以你的政府要馬上反應,所以你的老闆沒有時間讓你打完十頁的報告,所以我花了一段時間學習怎麼樣用最短的時間,讓我的上司可以瞭解這個新聞的緣由、發展,還有對台灣的影響,或者是對澳洲的影響是甚麼 。所以這個是我工作部分的適應。
在人跟人之間的部分,我也花了一點時間適應。因為當你在獨立作業的時候,你自己想要寫多久就寫多久,當然你還是有 deadline,可是在一個團隊你的同事可能會希望你先把你的部分完成,她才可以繼續接手下去,那麼你就不能拖太久。所以這個部分是我們不管在哪一種團隊當中都要提醒自己,如果我們這個環節沒有做好,那它就會延續下去, 影響下一個環節,這是我在適應期當中花比較多時間的部分。

大家的節奏都要互相配合,產出才能保持品質。

對,我相信其實各位聽眾在不一樣的工作環境應該也會有不一樣的節奏。所以不只是從單打獨鬥到團隊合作,甚至你從一團隊到另一個團隊,你也可能因為不同團隊的個性,你要調整自己的合作方式。其實這個過程是可以很好玩的,而且有的時候在適應期,也許你可以為這個團隊帶來一些改變。

有時候新的想法,會讓原來的做法有一些彈性的調整空間。

對,比如說我以前在大學部時,我喜歡先有一個課綱,我才知道接下來這個小時我要告訴學生甚麼,所以在之後進入這個公司,有的時候我會也用課綱的概念,我會告訴我的manager說「我現在要寫甚麼報告,但是我可以先告訴你,我有三個重點,這三個重點是甚麼」,那他就可以及時的告訴我,這個報告的主軸是不是夠廣夠深?那我發現這樣子的input其實對整個團隊很好,因為我的主管不需要等到我把報告寫完以後才告訴我他的意見是甚麼,這樣我可以即時的做修正。
所以我覺得適應期不只是你個人要適應新的環境,有的時候也算是為這個環境帶來新的變因,讓這個環境變得更好。

你覺得單打獨鬥的工作經驗對於現在的工作有幫助嗎?或是有什麼限制?

我認為幫助大於限制,甚至我現在想不到什麼限制。
幫助最大的是抗壓性,還有你能夠獨立作業的能力,比如說以前在發表論文的時候,除非你跟別人一起合寫一篇論文,我們通常一人寫一篇論文,那麼你自己把這論文發出去的時候,就代表你對這論文的內容負責,所以你把所有credit都拿走,但是另一方面來說,假如這個論文的內容,他有錯誤、偏頗,那麼你個人也要全部概括承受。所以這也是一個抗壓性的訓練,你必須要非常小心確保論文品質,或者是我在上課時告訴學生的重點,不能只是我個人的臆測,要有憑有據,所以覺得這樣的訓練幫助我現在的工作非常大,因為養成了一個嚴謹的習慣,那這樣子的習慣不只在我做報告時可以節省我非常多時間,其實我相信在很多不同的生活領域、工作領域,也是一樣的,「一個嚴謹的態度可以為你省下更多時間」。
所以我覺得如果聽眾現在要自己承擔一個project,其實這是一個非常非常好的機會,從中你訓練自己獨當一面的能力,可以讓你更有自信,讓在你的職涯上更上一層樓。

團隊合作算是比較接近出社會後的工作模式,那麼我們最常遇到的就是需要「開會」,最怕發生都在開會沒時間做正式的情形,你會怎麼增進和同事共事的效率?

如果我今天要召開一個會議,我一定位先把今天這個會議要討論的流程、內容先讓大家知道,我覺得這也是我在大學部教書的經驗。因為我發現主導會議的人,或主導課堂討論的人,心理有一個清楚的概念以及方向的時候,你不但可以掌握討論的品質,底下的人也不會慌。因為有的時候大家開會,會知道自己要報告的是甚麼,但是他們不知道別人要報告的是甚麼,所以今天召開會議的人很重要的角色是-你要統籌,你要讓這個會議的流程是有效率、有目的性的,我覺得這樣不單單可以節省開會的時間,也可以增進整個團隊的效率。
當然,有些人會喜歡在開會的場合去抒發個人的意見,那我認為這樣子也無妨。只是說今天開會的主題應該是要來解決問題,但是如果是要解決個人的問題,那麼就要用另外一種形式的會議或是方式去解決。

在團隊合作中很重要的便是「人」的互動,那麼英國、澳洲、台灣的人共事上有什麼不同嗎?

我在美國、英國、台灣,跟現在在台灣的澳洲辦事處,都有工作或是實習的經驗。其實我不會傾向去比較他們的不同,因為這些組織的性質不一樣,有的是智庫,有的是非政府組織,有的是像一個外交部下的部門,所以我認為這樣子會有失公允。
尤其我記得在英國的一個國際組織做研究的時候,辦公室成員都是來自不同國家的人,所以其實並沒有同質性。我發現在那樣子的環境,我觀察到的是,女性更要speak out,這是我在英國不管是上課、或者是在開會時,得到最大的經驗,就連我的學生有時都會挑戰我,那我非常喜歡這樣子的挑戰因為透過這樣子的挑戰,大家才會一起進步,我認為不只要在學生時開始培養,然後你要把他帶到職場當中,才可以讓大家看見你。

互動之中如果不為自己發言,其實也很難發揮自己的特色

你可以這樣想:當你今天要離開這個單位時,你希望給人家的印象是,「喔!Jennifer 她這個人非常nice.」就這樣子!還是你希望人家提到Jennifer的時候會說「她是一個非常有能力有主見的同事」。
另外第二點我想要說的是,為什麼 speak out 非常重要。不只是在一個團隊裡面,有的時候也許你會代表你的單位、你的公司到別的地方開會,你有沒有發言,就代表了你對這個會議的重視程度。
我記得有一次我在英國的時候,那時候我還在國際組織做研究,我剛到這個地方,所以我還在適應期,我比較少發言,我希望先觀察每一個人的個性,再想清楚怎麼跟他們互動。某一次周會開完以後,supervisor走過來,他說:「Gwen你是不是覺得我們的會議很無聊?」,我說「不會啊,我覺得非常有趣,我抄了這麼多筆記。」,他說:「可是你今天都沒有講話,你今天只有在我問妳問題時你發言,可是你很少自己講話」。所以那一次開始我發現:其實你有沒有主動發言,某個程度上也代表了,你對這個議題的興趣程度多寡,還有你願不願意主動參與。
所以這也是第一印象,不管是你在團隊裡面開會,或是你今天代表公司出去開會,你敢不敢、能不能主動跟別人說話,多少會決定別人對你的第一印象。

政治、外交等領域其實是一般人比較少固定關注的領域,你認為我們應該怎麼樣關注政治議題?

我記得我教書的時候,我告訴學生去看一部片,叫做:The Mist,這是Stephen King的一本小說改編的同名電影。這個故事是從一個很偏遠的美國小鎮開始,裡面有一個supermarket 被奇怪的煙霧包住,所以大家都不知道發生甚麼事,也伸手不見五指,突然大家發現這個煙霧當中有怪物的聲音、手、腳。大家開始猜發生甚麼事情,當然整個鎮是很恐慌的,在supermarket的人就立即把門窗都關起來,就怕這些怪物會來攻擊他們。但這個故事是在supermarket裡面開始的,裡面有男有女有老有少,他們開始自己分了一些族群,突然間有一派的人說「這是上帝對我們的懲罰,所以我們要一起禱告,讓主幫助我們」,另一派的人就說「我們不信主,我們不要跟你禱告,我們要一起建立一個軍隊來抵抗外來的外星怪物」。然後你就可以看到,在短短的幾十分鐘裡面,這一批人遭受到生命的威脅,他們還是硬要分出一個族群,這個就是政治。
政治就是在處理怎麼樣分配利益;政治就是在處理怎麼樣應對跟你立場不一樣的人,有的時候是信仰不一樣的人;有的時候是性別不一樣的人,或者是國籍不同的人。所以為什麼會叫我的學生看這一部片,因為政治就在我們的生活當中。
那麼為什麼我們要關心政治?有的時候當你對政治、權力的互動越了解,某個程度上會幫助你了解自己在整個團體當中,如何善用自己的位置還有優勢,來幫助自己可以在職涯上成長,當然也要幫助整個團隊成長。如果不喜歡現在的政治新聞,可以看看歷史故事。

外交圈工作要非常斟酌字句,要很注意自己的言行,壓力算是滿大的,除此之外,在外交圈的女性容易遇到什麼挑戰?

對,所以我要先聲明剛剛的言論不代表澳洲代表處!
其實我認為女性是有很多非常棒的特質,是可以幫助他們在職場上面發揮,比如說我們的同理心,還有敏感,這些都是女性特質。但有時在外交圈當中,也許這些特質可以變成你的弱點,比如說你在做決策的時候,假如你因為你的同理心,導致你做決策的速度受到影響,那麼,外界可能會認為你沒有魄力,或是你沒有決斷的決策能力。所以在這個方面要如何拿捏,我認為是幾乎每個人都會遇到的問題。

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  1. 比較想知道:嚴謹的態度要怎麼省時間? 我很多時候想好好求證,花了許多時間結果卻是被說”不用那麼嚴謹啦,快一點就好,反正人家只是要xxx” (PS.我不是記者喔)

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