想提高工作效率?用辦公室空間巧妙增進團隊互動

想提高工作效率?用辦公室空間巧妙增進團隊互動

2015 / 6 / 11

你應該看過這部電影,而且我敢說,HBO 如果今晚重播(前提是 Star Movie 不要再重播鋼鐵人的話),應該一定會想再看一遍。
「實習大叔 The Internship(2013)」,是首支獲淮進入 Google 舊金山總部拍攝的電影。光看電影拍攝 Google 內部五花八門的員工福利設施等場景,就令人心生無限嚮往;Google 被譽為擁有全世界最佳的辦公環境,也往往是這些享受,讓一般外界認為,奢侈豪華的員工福利代表的是一種新興的企業文化,漸漸的好像把工作空間打造的越新潮、給予員工的福利花招越令人稱羨,是構成新創企業招募優秀人才的條件之一。

你對於現在的「工作空間」滿意嗎?

所以,你看了「實習大叔」以後,很是羨慕 Google 那樣新潮的辦公室。可當明天一早走進公司時,身處的辦公室恐怕不是如此。大部份傳統辦公室 – 最明顯的是有著個人的隔間(Partition / Cube)。在這樣的環境下,層級越高的人獲得的辦公空間越大,基層員工則被安排至較小的隔間。目的往往是為了保持工作場所穩定安靜的狀態,善意地讓大家能保有自我空間,專心埋首工作。而團隊間的人際互動,大多都是「有計劃性的互動」,如:安排在會議室裡開會、偶然的互動在走廊、或茶水間、收發室的相遇。
但你知道嗎?Google 說,這是不對的,這其實是反其道而行。

新創辦公室 vs. 傳統辦公室的差異

《Google 模式(How Google Works)》去年九月出版,書中特別有這麼一章節,針對辦公室座位與空間的使用加以著墨,可顯這議題在新創職場中的重要性。Google 相信:『職場空間的設計應該盡可能的促進員工活力與互動,而不是為了分隔和彰顯位階;換言之,同事們在工作中要經常湊在一起、彼此激盪互動,才能共同成長茁壯。』
Harvard Business Review (HBR) 在 2014 年 10 月的研究報告中,也發表了具體數據,說明在 52 個國家,累積 1500 多名參與實驗的對象,其統計資料顯示:

• 75% 認為自從加入開放工作的環境後,感到工作效率的提昇
• 80% 反應在自身的商務社交圈,有明顯的擴展
• 92% 反應在自身的一般交友圈,有明顯的擴展
• 86% 相信開放與互動的工作環境,有助降低孤立感

另一份問卷調查更驚人的顯示,72% 在開放與高度互動的工作環境下工作的受訪者,預測自己將能在薪資上獲得更好的待遇。

從四大辦公空間分類,檢視你的工作環境與效率

從我們每天在工作場所停留的時間來看,大致可劃分出四種地點,不妨先透過四個分類指標,來審視一下自己的工作效率吧!

• 主要辦公處(Primary Location):每天花最多時間處理公務的地方,可能是個人固定的辦公桌前。

• 次要辦公處(Secondary Location):除主要辦公處外,每天花費次多時間身處的地方,諸如內部會議室、客戶/合夥人/顧客方的辦公室。

• 其他空間(Elsewhere):公司內部的其他公共空間,例如:開放式大廳、員工餐廳、高腳吧台、面窗圓桌、獨立座位;提供除主要辦公處外,另一處可工作的環境選擇 。

• 休息空間(Breakout Spaces):公司內部專門提供員工休息使用的空間;許多人會與「其他空間(Elsewhere)」混淆,認為是同樣的功能,事實上不然。例如:茶水間、廚房、健身房;規模稍大的公司,中午甚至提供按摩紓壓服務、下班安排瑜伽課程,另曾看過會議室設計成榻榻米和室,讓員工能隨時(或許是公司最大的陰謀讓加班職員晚上便能直接睡在公司了?) 休憩使用。

高度團隊互動,才是產出最具價值工作的核心關鍵

仔細觀察電影中的場景,不難發現,Google 著重提供的,大多屬第三種(其他空間)和第四種(休息空間)設施,好比木質的大階梯、無止盡的續杯咖啡、吃到飽甜甜圈、戶外沙灘排球、室內溜滑梯等。試想,如果我們每天花最多的時間在「主要辦公處 Primary Location」,為什麼全球最頂尖的公司,要傾如此龐大的資源在營建這些看似「比較不重要的辦公空間」上呢?

事實上,辦公室最穩定的狀態,應該是處在高度互動、喧嘩、擁擠、充滿興奮與活力不斷的,這就是新創辦公室與傳統辦公室最大的不同。

崇尚這樣辦公室設計哲學的,不只是 Google。由福斯特聯合建築師事務所(Foster + Partners)以「建築的藝術」(The Art of Architecture)為主題的展覽,四月底甫於松菸文創園區結束。14 天的展期因過短同時受限於場地大小,雖已挑選出經典中的經典作品,但仍無法迄及自去年 9 月至高雄市立美術館展出近半年的作品規模。
我在今年初有機會至高美館走訪,見識到那些極為可觀的作品數量。印象最深刻的,是高美館將其中一展區,規劃為福斯特聯合建築師事務所內部辦公空間,一切比照英國泰晤士河畔的總部內裝設計打造。其中包含建築師們使用的桌椅、文具、設計物、收納櫃等,完整呈現全球頂尖建築事務所的內部工作原貌。盡力讓參觀者有最真實的體驗,感受這些智慧工作者們日常工作的環境與氛圍。
依稀記得那展區旁有這樣的註記:「我們有一個強大的創作團隊,在這個團隊裏,結構和環境工程師從設計之初就和建築師一同工作。透過這個方式,我們相信他們可以相互學習,結合自己的知識構思出綜合完整的設計解決方案。」
我相信這是為什麼 Foster + Partners、Google 開始帶領著全球企業,改變內部團隊運作與相處的模式,而且,這並不會因公司規模或人數多寡受到限制,因為人際之間的互動與交流,才是團隊產出價值內容(Valuable Content Creating)的核心關鍵 。

善加選擇合適的辦公空間與時間,提昇自我工作效率

當然,作為員工,我們無法總是在長時間的工作下,不斷受到高度的刺激和喧擾,因此,當員工覺得受到足夠的團體刺激時,他們能自由選擇退避至僻靜的角落,找回平衡;也正因此,我們看到電影中有一幕,男女主角在類似太空艙的午休室裡聊天搭訕 ,那就是被歸類在上述第四種很好的休息空間設施,這樣的設施沒有別種用途,只專門設計提供員工休息使用。
當員工養精蓄銳回到工作崗位時,他們周遭應再次充斥圍繞著自己的隊友,恢復高度互動– 這才是辦公室最穩定的狀態。
從前面的研究數據可以看到,開放式的辦公場所、高度互動的工作空間,同時能夠依照我們工作狀態轉換到專心工作空間等動態變化,將有助於我們的工作效率,對企業成長也有正面的發展;但改變辦公室環境,卻不是我們一人能決定或影響的。
但不妨透過四個空間分類的檢視,思考自己每天身處的辦公空間,哪些會是你的主要辦公空間、和次要辦公空間,哪些又會是你真正工作起來覺得舒適、效率加倍的其他空間呢?
下次當你同樣抱著電腦和文件夾在公司,或許可以重新思考一下,今天的工作,是否能選擇轉換一個空間,不管是提昇工作效能、或是激盪靈感,或許都能有不一樣的發現。
 
圖片來源:shutterstock