60%的會議都與你無關?先思考你的會議目標-專訪美國 Meeteor 亞洲區負責人曹代


【CAREhER ✕ Women Who Code Taipei】系列專訪 Ep.1

歡迎收聽 20-20 Women Lead Podcast,我是今天的主持人怡穎,也是這個音頻節目的製作人之一。20-20 Women Lead PodcastWomen Who Code Taipei 今年重要的專案之一。在接下來每一集的節目中,我們都會邀請一位科技女性來分享她們的故事。


怡穎:今天很開心邀請另一位製作人曹代擔任我們的來賓。曹代畢業於美國哥倫比亞大學組織心理學碩士,目前是美國Meeteor 管理顧問公司亞洲區負責人。

過去十年來,她做了非常多人才發展、組織變革、協助建立組織文化的事情。她的公司Meeteor 前身也是一個科技新創,著重於會議內容管理的商用軟體,她也於2017在美國出了一本書《Momentum: Creating Effective, Engaging and Enjoyable Meetings》

去年她回到了台灣,希望為台灣未來領導的人才培育盡一份心力,我們等下會跟她聊聊目前在做些什麼,還有她想要創造什麼樣的改變,讓我們歡迎她!

曹代:謝謝怡穎超詳盡的介紹!大家好!很開心有這個機會來和大家分享我的學習。

1. 可以簡單介紹一下你現在的工作嗎?Meeteor 是一間什麼樣的公司?你扮演什麼樣的角色?

我在四年多前加入了 Meeteor ,如果你有看過電影《高年級實習生》的話,我們辦公室有一點點那種感覺,我們在 Brooklyn,雖沒有那麼 fancy,但是我老闆也是一個非常時尚的女性。我們的公司主要是在做一個商用軟體,協助企業的員工跟團隊更有效的開會、執行他們的會議。

我那時候加入公司的時候是公司的第二號員工,但我不是工程師,我的背景是組織心理學。當初會投入這間公司,其實是因為我自己對科技非常熱愛,再來我跟我們 CEO 的理念非常契合,我們都希望可以透過我們打造的產品還有服務,協助不管是個人、團隊、還有公司去發揮潛力,轉換舊有的工作模式,讓工作不再只是打卡上班、下班,我們希望可以創造一個正面的組織文化跟環境。

我們是從一個軟體開始,當然新創公司中會有很多不同的轉換,我們可能一開始做的軟體跟我們最後 focus 的東西不太一樣,但最後最主要的產品就是做會議內容管理軟體。

我們的軟體主要是希望大家在送出會議通知之前,先思考你的會議目標是什麼、你想要達成的成果是什麼,然後誰應該來參加這個會議。我們希望大家在召集會議的時候,有這樣子的一個思考流程。常常聽到很多客戶跟我們講,他花太多時間在開會,可是有 50%或是 60% 的會議內容其實跟他沒有什麼關係,在那邊也是一心二用,還沒有時間做自己的事情。其實這對於很多公司都會造成時間上、金錢上很大的損失,這是你看不見的。

所以想要解決這個問題,從組織變革的角度來思考,我們可以設計這樣子的數位工具協助大家去看會議的流程、做會議記錄,或是去 follow up 你會議裡談過的事情。它除了工具之外,其實很重要的是「人的行為改變」,那就是我為甚麼會加入這家公司的原因。

我們在組織心理學中談了很多怎麼去激勵員工、怎麼去看到你團隊最好的互動方式,如何創造一個空間,讓每個人都可以開心的來工作、發揮他們的專長,所以我們在設計整個產品的過程中,也會去看說怎麼把人的行為改變納入產品的設計理念。

2. 這其實在台灣是還蠻罕見的一個產業或職業。我之前聽你說你當時念組織心理學的時候,你是班上唯一一個加入新創公司的同學?為什麼?

我一個系 100 多人,大概只有 10 個人是國際學生,然後只有我一個台灣人,前三年、後五年,好像真的只有我一個台灣人,其他大部份都是美國人。

我畢業之後的出路也跟很多人不一樣,大部分的人都選擇進公司去做HR(人力資源)或是去比較大型公司的組織發展部門;也有人會進到大型的顧問公司去幫客戶做人才資本的分析跟診斷。那我就加入了一個新創公司,因為我覺得我自己對於科技非常有興趣,可以遇到這樣子的公司同時結合「科技」跟「人的行為改變」這兩件事情對我來講算是一個禮物,所以就決定冒險一下,試試看這個不一樣的路。

其實我現在回頭來看,我的職涯發展上其實常常做出這樣的選擇,加入一個比較小的組織、或是剛成立的一個單位,因為我覺得從無到有去創造一個新的東西,對我來講是一件很有成就感的事,可以跟著一件東西一起成長,是還蠻開心的一件事情,所以就選擇了這個不同的路線。

Wow,其實你這樣也還蠻有勇氣的耶!

其實我覺得,也是一路上遇到很多貴人。有的時候,勇氣是慢慢累積的,因為你前面可能試過一些事情之後,就會覺得好像也沒什麼,Nothing to lose,就是沒有甚麼值得顧慮的。尤其有的時候,機會來時,你不去掌握,可能以後也沒有這樣子可以伸展自我的機會,所以當機會來的時候就試試看。

你願意接受挑戰,有機會了就把機會抓住,你願意放手一搏去嘗試別人沒做過的事情。

這是給自己的鼓勵吧!當然過程一定會有害怕的時候,就會覺得說,這個好像不是一個非常安全的一條路,但是我相信路是可以靠自己走的,遇到好的團隊、好的夥伴,我覺得那對我來講更是重要,看大家可以一起創造出什麼樣子的未來。

我覺得加入新創公司的人,應該都會有這樣子的夢想吧!我知道怡穎妳也是新創的成員(笑)。

對,我也是第2號成員唷。

3. 有沒有團隊使用了你們的產品,然後有一些具體跟正向的改變?

我們有一個滿忠實的客戶是一間投資公司,他們原來的會議就是靠老闆一個人在獨撐大局,全部的流程或者是想法都在老闆一個人的腦中,但他一個人就是很難去規劃、去平衡,他們開始使用了我們的產品之後,這樣講好像業配文的感覺,我們的產品協助他們在規劃的過程中,讓每個人都可以對於會議的議程提出他們的看法,想要分享給大家的資訊,也都可以先上傳到這個平台上面。

所以你不用花很多時間在聽每個人輪流講說這個月發生什麼事情,這個月的業績是怎麼樣,或者是 highlight 是什麼,很多數據或自己可以閱讀的東西,大家都可以在會前同一個平台上看到,反而會議的時間是用來在看不同的部門、不同的團隊之間有什麼需要互相協助、互相支持的地方。

對於他們來講,本來每個月,或每個禮拜這種例會,可能都要開一整個下午,現在可以花一個小時就把重點抓住,然後確保每個人都知道接下來要做什麼,所以不用說會後大家還要再去了解到底老闆剛剛講的是什麼,大家在離開那個會議室的時候,都很清楚自己的下一步是什麼。一方面是省時間,一方面也是讓大家不會覺得那麼的耗費精力,而更有空間跟能量去做其他的事情。

是的,所以用了你們的產品不論是不是高階主管,都可以更有效率的使用上班時間,不會花費過多的時間在其實你不需要出席的會議中。而且我也覺得開會前先把相關資料讀好,或者先準備好要提的東西,勝過於在開會時還在前情提要做這些事情,我覺得真的是非常有意義的一個議題跟產品。

就是很需要領導人的支持跟所有人一起努力。

這樣一定是可以建立起更友善更enjoyable 工作環境 。

4. 剛才在介紹的時候說你寫了一本書,其實就是你應用組織心理學的理論去設計出那個產品,要讓使用者改變他們一些既有的行為,你們如何去幫助他們?

過去這幾年我在美國的觀察,因為我的title 是 change management (變革管理),在新創公司或是軟體公司幾乎沒有這個角色,在我開始做的時候是沒有看到有人在做這件事情,它其實是很多東西的組成,有一部份是行銷一部份是客戶的服務,在美國有一個職位 Customer Success,就是協助客戶成功: 客戶怎麼使用軟體去達到他的目標,怎麼去解決它的問題。在這個過程中我們有很多教育訓練的資源,或者是協助他們診斷問題的工具,其實都是希望可以幫忙客戶用更有效率的方式去協助他的員工。改變你的會議模式也是一種行為改變,在組織裡面推動任何改變的時候其實都會有一些反彈

陣痛期?

對,陣痛期,在這過程中你的主管要怎麼去協助其他人,然後主管自己的心態怎麼去調適,這是比較少看到大家去著墨的,有時候就是,「我們要做這件事情,我們要用新的軟體,那大家就開始用吧!」但是這個過程中如果你在規劃的時候有去思考到人怎麼去因應這樣的改變,其實會讓你的過程更順利。

現在美國我這一兩年看來,越來越多軟體公司有 change management(變革管理) 或是類似的腳色在公司導入新產品或是新工具的時候去幫組織看各個利害關係人他的想法是什麼,他的期望是什麼,去打通一些內部的管道,然後協助他們去規劃整個專案,讓專案推行可以更順利。

你說的change management(變革管理),它其實在專案管理或是在軟體開發的過程中都是一件非常非常重要的事情,它會影響到我們的時間跟成本。

5. 從去年回台灣之後,你如何把美國他們在做的一些事情帶回來台灣?

我在美國待了六年,我在這個過程中不管是在學校的學習、工作、在社群裡跟別人的交流都有很多不同的觸發。我當初去美國的初衷其實也是希望可以有多一點不同的刺激,然後對於這個領域有更深入的了解,看看有哪些我可以帶回來的價值跟可以貢獻的地方,所以我去年就決定說我要回台灣試試看。

其實也是跟老闆討論我們怎麼線上遠距繼續服務客戶。我跟老闆說我要回台灣,我也想要看看台灣人組織的需求是什麼,這幾年台灣不管是新創的發展,或者是產業的轉換,組織裡面在談轉型,其實是一個很好的契機,看到很多人都在思考這個問題- 怎麼去創造未來的一個就業環境,是每個人都會想要在那間公司工作的? 怎麼樣去打造那樣的組織文化? 怎麼打造一個高績效的團隊,卻不會把自己逼得太緊,以至於大家生活不平衡? 那對我來講是一個很好的機會,回來看看我可以貢獻什麼。

我現在也有在跟一些客戶在談,他可能是一個新創公司在擴展在思考如何建立一個好的體制,其實你的文化就像是你的DNA,你要很清楚你的核心價值是什麼;你在長大的過程中你要知道自己最重要的價值觀是什麼,你才能有一個根基讓你的組織去發展你的產品、績效,這些都可以回扣到這個組織到底重視的是什麼,所以也是在協助一些客戶思考怎麼去建立一個好的團隊文化。

不論是多大的組織下,其實人才都扮演一個非常非常重要的角色,我們每一天的生活中,其實最常面對的都是我們的同事,我們在精神最好、最佳的狀況下都是面對我們的同事,那我們要如何讓一件事情keep going on(持續進行),很多時候都是透過會議,如果我們在會議的過程中有解決到我們原本想要解決的問題,或者大家都認可的決策的話,那這個組織、或是這個team 就可以更有向心力。

因為我覺得越來越多人開始一起重視這件事情,你就看到越來越多人可以開心工作,你越開心工作就能有更好的產出,那對於每一個組織其實都能帶來更好的結果,所以希望有更多像你這樣子的人,還有我們的聽眾,可以投入在這件事情中。

其實會議是一個很好的切入點,因為你可能每天都有一個機會可以重新試試看,試試不同的策略、不同問問題的方式,你的一點點改變,其實也可以改變到跟你一起開會的人,我也很鼓勵大家在你明天的會議,在你察覺到你的同事沒有機會把他的聲音分享給大家的時候,你可以說「怡穎,你是不是有一些想法想要跟大家分享呢?」那你就邀請一個多元化的聲音進到你的組織裡面,我覺得這是一個滿重要的點。

我也有寫一些文章關於怎麼好好準備會議、如何落實決策、大家如何可以有一個更好的動腦會議,或是如何去設計你的會議,如果大家有興趣的話,我們可以分享給大家。

6. 傳統的會議都是面對面開會,現在遠距工作的同事已經在不同城市或是跨國家的同事,我們要怎麼樣開會,才會是最有效益的?

我們都說遠距開會,其實就像是一般大家開會的時候在同一個空間大家都在做的事情,但你要更加倍地去做,而且要非常清楚。例如:你要很清楚地闡述你的會議目標、問問題的時候要確保每一個人都可以貢獻他們的想法。

在遠距會議裡面可能會遇到的困難有:技術上的困難,或是看不到對方的臉,亦或是在電話上的人無法加入討論,因此更必須刻意做一些事情,像是大家共同看一篇Google Doc., 確認每一個人都了解會議的目標;確認每一個人都很清楚會議流程和決策。或者是像我們某一些客戶他會有一個叫做「buddy (夥伴)」 ,例如:有一群人在辦公室裡,但有一些人是遠距工作者,需要確保有一個人會照顧到遠距的同事,若他們有想法的時後,但他們聲音傳不過來時,是否可以以訊息傳給某一個人,讓那人來開麥克風,或是協助解決他們的問題,然後讓這個遠距的會議更有效率。

7. 身為團隊中比較少數的女性,相信在科技產業中,女性的比例的在開發部門或是經營部門的確還是比較少的,是不是大家都會遇到女生都會被指派去做會議記錄這件事情?

這其實還蠻常發生的,大家都會說你字寫得比較好看、打字比較快、思維比較清楚,你可不可以幫忙做個筆記。我覺得這其實有一點點的刻板印象。像我們自己的團隊,資深的工程師是男性,他就說我們應該要大家輪流做筆記,雖然他有表態說自己比較不擅長做會議記錄,但還是有嘗試去做,大家也都有輪流做筆記,不會發生每一次都是同一個人在紀錄的狀況。另外一個作法就是不要找一個人來寫全部的會議記錄,因為有時候會議記錄不需要從頭到尾每一句話都記錄下來,那其實是浪費時間,也不會有人再去讀

你必須要把重點記下來,重點是你的決策、你的行動方案,還有大家一個月、兩個月以後還必需記得的事情,所以在會議的最後五分鐘,可以全部的人一起來討論決策是什麼、我們為什麼做了這個決策、接下來誰應該各做這些事情、什麼時候把這些決策完成。

把這些訊息記錄下來,然後分享給大家,不管是放在同一個Google doc.上面,或是用一個協作軟體去幫你記錄,又或是使用專案管理的軟體去把它記錄下來,無論如何,這個紀錄應該是每一個人都要可以看得到的。這樣就不會發生過了一兩週以後,每一個人對於會議的內容記得的東西都是不一樣的,這樣可能就會導致又必須再開一次會議才能解決這個問題。

回到女性在會議中遇到的挑戰,不管是女性或是比較內向的人,或是你每次覺得你在會議都扮演同樣的角色,我會鼓勵不管你是成員或是主持人,可以去挑戰一下大家做一些不一樣的事情。然後,這也會是對你自己能力的一種訓練與伸展,當你去做一個你比較不擅長的角色的時候,你其實也是在培養自己的能力。

這一切的前提下,是不是要訓練、或是說服我們的同事,開會的主持或是會議記錄這樣的角色,其實是大家都可以輪流的,可以互相幫忙的?因為我本身工作就是專案經理/產品經理,別人的刻板印象是,好像我就應該是開會主持人,或是會議結束後,我就是應該要 follow up (追蹤)每一個人的工作,因此在組織心理學或是你們的公司,是不是提倡大家應該都要 take ownership(展現當責)嗎?

其實這是可以帶回團隊去討論的一件事情,若團隊的每一個人,對於會議是有一些怨言,或是有一些想法,但是沒有機會回頭檢視會議流程,那你要如何在團隊裡面創造一個空間討論「我們現在怎麼開會、我們未來希望會議變成什麼樣」,並且去看到這兩者間的差距,讓每一位團隊成員有共識:「我今天屬於團隊的一份子,我要怎麼協助我的團隊達成目標?」因為會議若是沒有成效,又花費很長的時間,大家還要留下來加班去把喪失的時間補足,這對大家而言都是一個負擔。

團隊組織中通常召開會議者,是否都是某一個職稱以下的人?

有時候其實還蠻常發生的,像是若你今天的角色是PM,你就需要去召集所有人,這時候主持人可能就是你的角色,這個就是看每個組織的規劃跟設計。

我剛剛想要談的是說,今天就算是一個成員,在會議中沒有一個正式的角色,不是主持人,但若你看到大家一直圍繞一個同樣的決策一直轉,卻無法轉出來的時候,你是不是願意向團隊提問:「我發現,我們一直在原地打轉,是不是可以一起回頭看一下,我們是否有足夠的資訊,來做這個決策。」其實,每一個人都有這樣的能力跟能耐,讓你的會議變得更好,所以不是靠你名目上的頭銜,或是你扮演的角色,如果你的團隊很清楚地知道,你們在一起的時間要怎麼運用,畢竟大家都很忙,要約到所有人都參與這個會議時間是很不容易,那要怎麼樣才能善用這樣的時間,達到最好的成效,是每一個人都可以去學習的。

與你訪談合作Women Lead Podcast 的過程中,其實我發現到你是非常善於聆聽,而且會跟不同類型的人溝通,經過這次的訪談我發現你也非常勇於接受挑戰,像是別人在這個時候都是在想著要出國工作,你卻決定要回來台灣,然後你也非常有勇氣,願意加入小型的組織從零開始做,我覺得都是值得效法的典範。

謝謝你的回饋。

在這集Podcast 中,我們聊到關於如何建立團隊、如何去管理變革。我覺得有一個非常重要的take away,對我來說就是每一次會議的大概最後三到五分鐘,都要有一個人去跟大家提說,我們這次的重點這次的決議是什麼,那我們在取得這個會議的結論的同意之後,我們再繼續執行我們這次討論的東西,是比較有效率的,勝過我們過等了一、兩天之後看到會議記錄,是跟我們想像中是有差異的。

我也非常開心有提到女性在團隊中的角色。在此,也是希望各位聽眾能夠跟曹代一樣,試著跟團隊的成員去溝通,在會議記錄或是會議主持這些事情上,可以讓團隊的成員不論他的資歷、或是他的性別去輪流擔當,這樣其實可以練習大家的溝通能力跟寫作能力。

我覺得女生有時候,常常想要發表一個想法的時候容易想很久,或者是會等到非得講的時候才講,我會鼓勵大家,就是比你平常想要講的時候再快多一兩秒鐘把你的想法說出來,不要擔心太多別人會怎麼看、別人會怎麼想,因為只要你相信你的想法是有價值的,對於這個團隊就會有幫助,它就值得被聽見。

所以我們還是鼓勵女生在會議中或者是團隊的溝通中,要勇於表達自己想法。曹代她談到她在台灣有提供這一類的服務,除了會議之外還協助組織團隊發展,建立團隊文化等等。

如果想要了解妳的工作跟其他會議方法的秘訣可以去哪裡看呢?

我們公司網站是www.meeteor.com。中文的文章可以到我的網站 taitsao.com,上面就有我的聯絡方式,如果你有任何對於會議、團隊相關的問題,或是你自己在領導力的成長遇到什麼挑戰,都可以跟我聯絡,希望我可以協助到你。

謝謝曹代,也謝謝大家今天的聆聽。

謝謝。


/ About

20-20 Women Lead Podcast 希望能鼓舞科技女性勇於突破,逐漸消彌「科技業」兩性主管的比率差異。 透過訪談,帶聽眾了解,正在/已經踏出與眾不同一步的科技女性所作的事與心路歷程。

在 2020 年前我們將訪問 10 位女性、製作成 10 集、20 分鐘的節目、在每月的 20 號發佈。希望能啟發科技女性,率先採用新的技術、設計嶄新的產品/服務、或創造新的模式。鼓勵女性勇敢踏出「與眾不同」的一步、接受挑戰。

2019 / 3 / 19