未來也無可避免的遠距辦公,那如何提升效率?

「遠距工作」在疫情前對矽谷科技業來說並不陌生。疫情讓「遠距」變得更加常態化,但現行的科技仍無法傳達人與人面對面、交流,所能達到的溝通效果。大環境的局勢我們無力改變,「科技」越是作為溝通工具,就越凸顯人與人「交流」的無可取代。後疫情時代的國際化工作形式,其中科技、時差利弊參半,該怎麼因應?現任字節跳動商業化戰略總監的 Kisson ,在文中用一貫策略性的角度,為妳剖析。
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疫情到現在已經快一年的時間了,不知道大家是否適應了疫情給生活、工作帶來的各種變化?其中最大的一個變化也許就是在家辦公。Google、Facebook 等公司都允許員工永久在家辦公。同時,隨著公司能夠在家辦公的員工數量增多,人們越來越適應在家辦公的步調、遠距和遠距協作,也會有越來越多的公司會拋開地理位置的限制,不限國界、不設限制的去尋找人才。

在後疫情時代,遠距協作,甚至跨國協作,將會更加普遍。你適應嗎?

遠距辦公對很多傳統企業來說,還是一個比較新的概念,但是在矽谷的科技業是比較習慣自由安排辦公時間的。比如說在 FB 總部的時候,很多人每週三會在家辦公,大家透過 Messenger 和 Post 同步更新,透過即時協作文檔同時工作。不過遠距畢竟增加了人和人之間溝通的成本,大家只會選擇重要的訊息溝通,少了八卦。但其實很多時候創新是在一些放鬆的對話中碰撞出來的,少了溝通,就少了一些這種「Aha (靈光乍現)」的時刻,怎麼辦呢?

第一,要讓大家意識到遠距辦公帶來的不便,鼓勵過度交流(over-communicate)、及時交流,但有時也代表要犧牲訊息的結構性,因為完成比完美重要(Done is better than perfect)。比如,彙報工作時可以說: 「工作持續在進展當中,但我想跟你分享一些想法,得到即時的回饋。(This work is in progress, but I wanted to share thoughts with you to get instant feedback.)」;或者傳遞訊息的時候可以說: 「快速的跟你報告一下,雖然我們還沒有一個定論,但我會持續跟你更新進度。(A quick heads-up, though we haven’t yet reached a conclusion, I’ll keep you posted as always.)」

第二,打字總是比講話慢,所以遠距辦公的時候,建議可以選用一個能夠語音轉文字的遠距辦公軟體,直接發語音給對方,同時可能可以把語音轉成文字。另外,在會議之間留10分鐘或5分鐘的空檔,以便在日程排得滿滿的時候,還可以有一些空檔時間讓大家可以隨時聯繫到你,快速透過語音談一下。

國際化團隊跨時區合作的三要素

遠距辦公也讓更多公司能夠靈活、有彈性的在各個地方招募成員,但同時也會有更多需要跨時區協作的情況。以我自己的團隊為例,現在就分散在山景城、紐約、北京,跨了三個時區,大家要一起聚起來開會都難。交流更難,就更需要堅持,無論你工作再累,還是得抽出時間,一想到什麼事就盡快溝通,不能偷懶。如果大家是在同一個時區,等一個晚上沒什麼問題,但如果是在不同時區,你一個晚上的延誤就是對方一天的工作量,長久之下,效率就低了。所以有事要馬上說,不可以耽擱、偷懶,這是在一個國際化團隊裡工作的第一個要素。

第二,充分的背景也很重要。當你們在同一個時區的時候,如果有溝通不充分的情況可以隨時安排開會詢問,但有了時差,等對方想問你的時候你已經休息了,等你回答的時候換成對方休息了,光是講清楚問題就得浪費好幾天。為了提高效率,最好的辦法就是盡量清楚明瞭,其次,保留一定的時間給自己和同事釐清問題(clarify),比如你要儘早傳訊息給同事,並且留一定時間回答同事的問題,同事也要第一時間查看你的訊息,並且盡快想到問題問清楚。

第三點非常重要的就是,雙方一定要更頻繁溝通。在同一地點工作的時候,大家可能不會刻意協調出一對一會議的時間,但如果是遠距,甚至跨時區的話,一定要刻意安排至少一週一次的簡短溝通。

國際化的團隊雖然給溝通帶來很多挑戰,但也有一定的好處,就是當你碰到一些非常緊急的專案的時候,團隊可以24小時接力,比如有些很緊急的挑戰,涉及到處理完 A 問題才能處理 B 問題,這時候把時區變成得天獨厚的接力賽,就可以大大提升效率。
當然,要實現國際化團隊的這一個優勢,有兩個前提條件,第一就是前面提到的,不能偷懶。第二,就是平時充分分享,做到每個人對整個團隊的所有專案都有所了解,而不是各自埋頭做自己的份內的事,對其它專案和領域一無所知,不然在緊急專案出現時,你傳遞專案背景資訊已經會耗費掉很多時間了。所以在一個跨國的團隊裡,更要讓大家平時互相分享知識及進展。

以上是我居家辦公和國際化團隊協作的一些經驗,希望對大家有用。

 

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