員工的最愛 vs 老闆的隱憂- 遠距工作可以雙贏嗎?

員工的最愛 vs 老闆的隱憂- 遠距工作可以雙贏嗎?

2015 / 11 / 3

前腳剛與客戶道別,立刻在 Line 上收到老闆的關切訊息;上班時間辦公室內太多雜務分心,只好下班後找個地方拚通宵,把明天到期的提案趕出來;安排午夜的 conference call ,以因應不同時區的客戶或合作團隊的作息;周末收假前先 check email ,整理下週代辦事項……。這些越來越常發生在我們週遭的場景,代表著遠距工作(Remote working)已經成為職場的現在進行式。一項在倫敦的全球領袖高峰會的調查顯示,有 34% 的雇主認為:2020 年,超過一半的全職工作者將會遠距工作。
只是,現在提到的遠距工作多發生在正常工作時間之外。因為企業雇主們希望員工利用科技的方便性,隨時待命。至於員工所期待的不用進辦公室、工作時間可以彈性安排,對絕大多數的公司而言,依舊是少數人才能擁有的特殊福利。談到遠距工作,員工與雇主心中似乎各自擁有一把尺,到底遠距工作對雇主與員工有哪些優缺點?彼此又該如何拉近歧異,往共同目標邁進?

彈性自主提高員工幸福感

上班族看似清一色都是朝九晚五,但依照個人工作習慣有些天生是晨型人、有些是夜貓族,本來高效率工作時間就不同;有些則是受到生活條件影響,例如苦惱於長時間通勤與上班途中嚴重塞車,或是需要提早下班接孩子放學;還有某些偶發事件,例如希望在秋高氣爽的午後親近大自然、與朋友聚會、提前慶祝節日。求職平台 flexjobs.com 就歸納遠距工作對於員工有好處

  • 高生產力與低離職率:美國史丹福大學調查發現在家工作者生產力較高、病假較少,同時也擁有較高的工作滿意度、較低的離職率。
  • 更投入工作:調研機構 Gallup 發現,遠距工作者比起辦公室內的同事們更積極,尤其那些能夠有時遠距、有時在辦公室的工作者,他們能同享受自主彈性,又不至於過度寂寞。
  • 壓力指數低:對某些工作者而言,不必進辦公室或在家工作本身就是莫大的福利。他們不必忍受在車陣間枯等,或能在工作之餘妥善照顧家庭,這些都能減少焦慮,並進一步提升工作滿意度與降低離職率。

勝任遠距離工作模式關鍵:時間、情緒、默契

偶爾遠距工作的彈性令人心生嚮往,但長期遠距工作卻考驗著員工的時間管理、獨處情緒與團隊默契。進軍美國白宮的紀錄片《自造時代》(Makers)剪接師 Iris 這次特別受邀分享,她的影片工作團隊就是遠距離工作模式,大家每週進辦公室開會 1~2 次,其餘時間全權自行在家工作。
首當其衝的便是時間管理的能力, Iris 說剛開始的確需要調適

「常一會兒放縱享受生活,一會兒又沉浸在工作裡 overwork。」

正因為全然自主,每個人都需要自我實驗,調配出最適宜的工作步調。晨型人的 Iris,在中午前完成例行工作,下午安排則是外出開會或欣賞表演,甚至在咖啡廳靜心閱讀,可說是充分利用其他上班族被綁在辦公室裡的時間(笑)。晚上則是計劃工作方向、回應 email等,輕度工作。Iris 認為,調配工作與生活步調對每個人都很重要,朝九晚五的上班族也該審慎思考。
至於長期在家工作而出現的獨處孤獨感,Iris 反而認為辦公室同事們互動,容易一成不變,形成「冷互動」,遠距工作反而能自由選擇互動對象與模式,或今天想「留白」給自己,不必時時武裝,應付同事的八卦突擊。除此之外,她還是會盡量安排每天出門,增加一點人群互動。
而如果你想換換工作環境,選擇一個適合遠距工作的地點一樣也能夠降低孤獨感。評價遠處工作地點的 App Workfrom,其創辦人 Jewel Mlnarik 提供幾項選擇的要點:先列出自己最在意的條件,接著建立一套地點組合(portfolio),定期光顧,最後成為熟客。熟客能與店主產生連結、自然互動,也有機會結識類似的遠距工作者。
而遠距工作的團隊默契與合作關係。Iris 大方地說,自己的團隊肯定比一般上班族同事更密切,除了主動積極地溝通、深刻觀察並了解成員們的行事方式,也會在工作之餘相約聚會,大家是同事也是朋友。作者、創業家與企業顧問 Carson Tate 也認為,由於無法和同事們在茶水間閒聊,遠距工作者有時反而需要更主動,例如在電話會議開始前五分鐘提前 call-in,和成員們寒暄問候,或與同事共享午餐,以及定期與主管面談,以便切磋想法、維繫情誼,否則,「分久情疏」是可預見的結局。

組織你的遠距離工作團隊

身為主管的你,面對人才工作模式的改變,是否也在思考該如何透過遠距離團隊提高員工的就職幸褔感?但是在給予彈性之餘,最難解的就是該如何掌握員工工作進度,並適時給予回饋、增進向心力與默契。軟體公司 ClearSlide 營運長 Dustin Grosse 提供經理人幾點建議

  • 重視「產出」,而非「投入」:許多遠距工作者並不朝九晚五,只會在生產力最高的時段工作,如果以產出而非投入來衡量員工,能夠提升員工長期的工作滿意度。
  • 鼓勵參與:不論腦力激盪或討論解決方案,都要納入遠距工作者一起參與,並不吝於公開表揚他們的成果,如此他們才不至於隔絕疏離,失去貢獻的動力。除了經理人本身,也鼓勵其他團隊成員與遠距工作者互動,可多利用即時通訊軟體,例如建立一個團隊的 WhatsApp,讓溝通更方便自由。
  • 建立機制:安排必要的見面會議,並定期安排 One-on-One(一對一訪談)。經理人不妨利用拜訪客戶、甚至休假空檔與遠距員工共進午餐,至於頻率,則視工作性質、員工個性與公司文化而定。
  • 適度關懷:不只從工作的角度,也從人的角度出發,建立私人情誼,有助於信賴關係,與工作投入。

在科技推波助瀾下,遠距工作勢必更加深入職場,除了維持人身安全的醫護人員、警消人員必須維持現場工作外,各行各業都可琢磨遠距工作的樣貌,讓員工多一些彈性,公司的願景也更加豐富。
你是遠距工作者嗎?你的遠距工作模式如何?或者你是管理遠距工作團隊的經理人?有哪些經驗與建議,歡迎與我們分享。