和上司討論問題時,請準備好「選擇題」

和上司討論問題時,請準備好「選擇題」

2015 / 5 / 21

對每名主管來說,最困擾的事,莫過於同仁事前自把自為,不和自己討論工作方向和對策,而是到出了問題後才回報。這樣的工作態度造成的傷害可大可小,甚至會影響到整個部門的工作進度。

而第二困擾的呢?大概就是會主動回報問題,卻從不準備答案的下屬吧。

主管的職責應該是規劃安排部門內各人的工作內容以及進度。而當遇到問題時,則依知識及過去的經驗提供建議,或者是可能找出根因的方法。然而,這並不代表主管應該要「負責」解決員工工作上所遇到的難題,因為這樣只是把主管個人複製到每個位置來用(相對的工作量也跟著倍增),而喪失了管理的功能。當主管必須忙於應付接踵而至的問題時,他自然就沒有時間和精力從制高點的角度來規劃部門的大方向,尋找新的機會和目標,最後整個團隊就會失去方向而陷入總是在瞎忙的窘境。

獨立思考,而不是一個指令一個動作

我們每個人都希望自己在職場上的重要性和職位能向上提升,而想達成這個目標,我們就要訓練自己成為更具有單兵作戰能力的「精英」。如果總是長官一個指令一個動作,那我們只是身體的四肢,不具備獨立的行為能力;如果只是滿足於把問題即時回報,那也只是有著傳導神經,最終還是要靠大腦來下指令。只有具備獨立思考能力的個體,才是團隊中真正具有價值的作戰單位。

面對一個只會回報問題,卻沒有準備對應策略的部屬,意思就等同於主管必須「替你」想出解決的方式,而你只負責執行,除非你只把自己的職涯定位於此,否則,這絕不是提升你在主管心中評價的最佳方式。

給出有選擇性的解決方案

因此,當遇上問題需要請示主管的意見時,除了簡明扼要地陳述狀況外,最好還能準備好建議的解決方案。畢竟就算老闆的能力再出色,最了解情況的,還是在第一線處理問題的你,由你自已想出的解決方法,很有可能比起老闆的建議更為有效。回報問題的同時也提供解決的對策,這樣才是一個負責任的執行者。

其次,在提出你自己的意見時,請給予老闆「選擇題」而不是「是非題」。

我們都不是老闆肚裡的蛔蟲,想法不可能和老闆完全一致,也就是說,提案被打槍的可能性是存在的。既然如此,何不多試幾次?一次準備多個方案供主管選擇,可以的話最好還附上選擇每個方案的優缺點分析,展現你對問題的深入了解以及縝密的邏輯思維。

而且這樣做往往也是對你和主管都有好處的。對主管來說,能有不同的解決方案可選擇,提供了更多彈性,也減少了有細節被忽略的風險。而對你自己來說,多準備幾個方案也可以避免單一提案被否絕後,主管提出滯礙難行方案的風險。自己提供的方案,應該都是評估過確定能達成的,相信會比老闆突如其來的異想天開要安全得多。

但這裡要注意一個重點,確實解決問題,治標又治本才是最終目的,不可因為自己能力上的不足而僅提出保守的消極方案。若是如此,不管你準備了再多的備案,最終都還是會被老闆一一否絕,更從中看出你的退縮心態。

有的時候,你還會發現選擇題式的提案,竟然也是促進良好溝通的一帖妙方。

相對於一翻兩瞪眼的是非題,選擇題巧妙地暗示了商量和討論的空間,如果主管不同意我們的想法,卻又不方便或不好意思直接否絕,就可以以檯面上的數個選項為基礎出發,進而激盪出更理想,且雙方都認可的處理方式。透過這樣的溝通方式,雙方的意見都能充份表達,主管得到了委婉表達的空間,避免了不愉快的直接衝突,而員工也會覺得最終結論是自己也參與其中的,相較於被命令行動,前者自然會覺得更被認可和尊重。

在選擇題中凸顯真正的建議方案

在溝通的過程中,選擇題的提案在非黑即白的絕對外,提供了更多的緩衝空間。而且若能巧妙地善用選擇題式的提案,往往會為你帶來意想不到的好處,三國時代的龐統可說是做了最佳的示範。

劉備入西川時,曾詢問龐統的意見,當時龐統提了上、中、下三策,劉備認為上策太過積進冒險,下策則又太過保守,最後揀取了穩健的中策。事實上,許多人都認為龐統一開始打的主意就是三個提案的中策,之所以要另外提供上策和下策,用意在於襯托中策的優秀。

以此類推,假設我們面對一個棘手的問題時,解決的方法需要高昂的預算或是很長的處理時間,直接向老闆提出很可能被拒絕。這時,巧妙地運用古人的智慧或許是一個方法,透過幾個提案來彰顯出真正解決問題的最佳途徑,讓主管明白代價的必要性,事情自然容易往你的期望進行。

選擇題也可讓主管展現下決策的權力

最後,選擇題方式的提案還有一個好處,就是讓主管覺得自己才是真正下決策的主事者,而不是提案的你。這樣不僅避免予人越俎代庖的觀感,也不會讓人覺得你是個人想法強烈且難以溝通的員工。

下次當你向主管回報狀況或問題時,請試著準備好對應的提案和想法,甚至連時程都安排妥當,一來顯示你的能力,二來更讓人了解你對所屬業務的認真和負責。另外,準備給主管的解決對策最好是一個準備完善的選擇題,提供多個方案供主管參考和選擇,相信主管必然會對你感到刮目相看。

 

圖片來源: shutterstock