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海外工作的另一種可能,企業不可或缺的溝通橋樑-Regional office

什麼是區域辦公室(Regional Office)?在跨國公司體系裡,為了讓各地區更有效率的管理,企業常會在代表性地區設立區域辦公室來協助各國市場的經營。除了區域性的行銷專案親自操刀外,我們更賦予一項重要任務 – 協助各國執行當地的活動。有人會好奇到底在區域辦公室工作需要具備哪幾項能力呢?我認為具備良好的溝通力 (Communication Skills)、邏輯思考力 (Logical Thinking) 及抱持開闊的心胸 (Open- minded) 是絕對必要的。
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大學時候的你曾想過畢業後的 10 年、20 年後你會在哪裡嗎?人生很奇妙,有時當你正對未來感到迷茫時,一個機會就悄悄的出現在你面前,只是你有沒有發現並抓緊他,還是就讓他悄悄溜走了?我常常聽到有些人會建議一切要有規劃,然後照著計畫一步步走,只是有時我真心覺得,很多事情變化實在太快,像空氣,要抓也抓不住。
與其不停規劃,不如把握當下,這是我信守的座右銘。
當你把握當下,專心做每一件你想做的事情,你會發現一切水道渠成, 後面自然機會就會慢慢靠近。你沒有只憑規劃,反而你做了比規劃更有效率的事情,你在機會來臨前,已經努力實踐並把自己的狀態準備到最佳狀態,然後這個正面磁場,自然吸引了很多好運氣給你。

把握當下的前提是必須先認識自己

大學時本人主修經濟,大部分本系畢業的學生,大多數人是做銀行業相關或是選擇在證券或研究機構工作。當時班上流行「考證照」,舉凡特許財務分析師 (CFA)、會計師、 銀行保險證照能考則考,當時的我,仍然不清楚未來要做什麼,只是抱著大家都在準備自己也不能輸的心態,盲目地跟隨著大眾的腳步,也加入考證照的行列。那時候是大四,我花了一年準備證照,卻沒有先花一年的時間認識自己,知道自己對什麼有興趣,什麼不感興趣。
該如何認識自己?我的建議是多與各種類型朋友交流,不要畫地自限,多參加不曾體驗過的活動,但也要學習獨立生活。
我在倫敦念書的日子,那時候,第一次離開家,很多事情要自己去克服、去面對,卻也在這摸索的過程中,了解到自己的個性。而在倫敦這多元文化的城市,看到不同的世界,也讓我開始學習用不同角度去看一件事情,我覺得這對於日後在職場上都有幫助。現在各學校間常會有很多交換計畫,這絕對是一個很好的機會,讓自己開拓視野的第一步。
在倫敦生活一段日子後,我發現自己很享受這種:從不熟悉及不安的情緒到逐漸適應該地生活的征服感。我喜歡和人互動,尤其每次和不同文化背景的人交流,總能讓我感受到不同文化的火花,不管是在思考模式或是價值觀的差異,都能重新打開自己固有的成見,讓自己隨時處在一個包容和尊重的心態下,感受這世界的多元有趣。
因此,當時決定離開台灣落腳香港,不單只是因為香港有比較多負責跨區域項目的工作職缺,有機會和更多不同文化的人共事交流,同時,我也發現這城市,有很多很棒的國際大型展會或是藝術活動,參加這些活動,可以體驗不同的文化生活,增進自己的國際視野。秉持著讓自己的生命經驗更豐富完整的信念 ,所以我選擇在海外工作。
在香港,因為語言的緣故,除了銀行業外,若不識廣東話,大部分香港本地公司還是以雇用香港本地人為主。像我們這樣的外來工作者,比較有機會的會是在一些大型跨國企業的全球辦公室(Global Office)或區域辦公室(Regional Office)開立的職位,主要溝通的語言以英文為主。我目前在一家美商科技公司亞太地區辦公室的行銷部門,想把自己這幾年的觀察,分享給想要在海外尋找區域辦公室工作的讀者。

什麼是區域辦公室(Regional Office)?

在跨國公司體系裡,為了讓各地區更有效率的管理,企業常會在代表性地區設立區域辦公室來協助各國市場的經營。在亞洲,很多企業的區域辦公室設立在新加坡或香港,原因是這些國際性都市除了官方語言為英文,而大幅增加溝通的便利性外,在稅法上也是相對的開放與透明。近年來,隨著中國的迅速發展,為顧及大中國的市場,也有越來越多企業將區域辦公室轉移到上海的趨勢。
很多人會好奇在區域辦公室的工作與在各國辦公室 (Country Office)有什麼差別?以行銷部門來說,在各國辦公室的工作,主要負責當地行銷活動規劃及執行,譬如當新產品上市時,相關的廣告文宣、廣告、新品促銷活動、記者會等等活動從頭到尾的一手包辦。但根據公司規模大小,很多行銷活動並不會由行銷人員親自執行,而是會以外包方式將其交由廣告公司或公關公司統籌處理,只是最終的決策權還是交由公司內部的行銷團隊負責。
至於在區域辦公室,主要是負責「一個地區」而非「單一國家」的行銷計畫,同時也會負責每季度的預算分配和管理。更重要的是,區域辦公室是扮演全球和各國辦公室的溝通橋樑。常見的分類譬如像 EMEA (歐洲、中東與非洲地區)、APAC(泛太平洋亞洲)等根據地理位置做為劃分。特別的是,在亞洲,很多企業會將日本(JP)當作獨立的一個市場看待,主要是考量日本市場與其他亞洲國家的語言及消費文化上的不同。
由於扮演全球和各國辦公室間的橋樑是區域辦公室很重要的一項任務,因此主要的工作項目就是與總部或是工廠部門(Division)開會,除了討論每一季度的預算規劃外,也包括產品行銷計畫的規劃。當我們收集到來自總部各項資訊時,接著就是整理並傳達給各國的執行團隊,讓他們了解公司每一個季度的重點項目和行銷規劃。每天大大小小的會議,最終的目的就是協助各國行銷團隊完成行銷的專案。甚至有時候當工廠部門的期待和執行團隊之間有落差時,我們就要站出來作為雙方的協商者,尤其當各國團隊遇到在執行上的困難,我們也有義務要協助解決。簡單的說,各國團隊負責「執行」,我們則主要是扮演「溝通」和「協商」的角色。這是一個分工的概念,只要各國團隊執行時不違反公司指導原則下,區域辦公室都會尊重各國辦公室對當地市場的了解及專業,不會干預執行的細節。
至於預算分配方面,基本上,每一季度全球團隊會根據每個地區的訂單表現進行相對比例的分配。當區域辦公室收到初步的預算分配,我們會請各國的行銷團隊負責提案規劃。提案後這些計畫經過區域辦公室市場開發經理評估後,最後提給全球辦公室進行最後檢視。一旦獲得認同後,各國的行銷團隊則根據此來執行 。
也許你注意到,我們除了區域性的行銷專案親自操刀外,我們更賦予一項重要任務 – 協助各國執行當地的活動。有人會好奇到底在區域辦公室工作需要具備哪幾項能力呢?我認為具備良好的溝通力 (Communication Skills)、邏輯思考力 (Logical Thinking) 及抱持開闊的心胸 (Open- minded) 是絕對必要的。

1.   精準表達強化溝通力

首先,在區域辦公室會面對來自更多不同國家的同事。不管是否在同一個辦公室,至少每天會有大大小小的視訊、電話會議,必須和不同地方的工作者開會。英語是一項重要的溝通語言,不斷地進修英文,訓練自己的英語陳述方式是絕對必要的,但這樣就足夠了嗎?我發現一個人表達能力的好壞,並非僅單單取決於語言能力。

你會發現,英語表達能力好的人,相對的中文表達能力也比較好。語言雖然不同,但是思考的邏輯方式絕對會影響你語言的口條陳述能力。因此,多透過和同事一起合作機會,觀察資深同事或是老闆是怎麼說明一項專案,或是去陳述一項問題。多在與別人交流的過程中,觀察別人的表達方式,然後修正自己說話方式,才會精準表達簡單的原則: 先講述理想目標,再報告目前實際狀況,並清楚表明之間的差距,最後提出你的解決方案。

舉例來說,當你要將一個行銷計畫推行到各個國家使用時,你絕對不能只是將這系統單一的「傳達」給執行者。首先,讓她們了解推行這系統的目的和這項系統對第一線的當地團隊帶來的好處是什麼?是能提高執行效率,還是能節省成本?這些資訊會讓執行團隊了解這項計畫的重要性。接著,了解目前在各國使用的系統是什麼?在不影響團隊執行的進度下,新的系統能否完全取代舊系統?除此之外,也必須規劃整個專案執行進度,讓大家清楚了解每個階段的完成進度,提升整體的執行效率。

2.   用筆紀錄提升邏輯思考力

開會時,常常會收到來自不同團隊提出的問題,要讓自己能充分準備及應答,就要培養自己的邏輯思考力,可以嘗試先把自己的想法通通記錄下來,然後不斷問自己為什麼?透過問問題,然後一筆筆找出前後因果關係。用心智圖 (Mind Mapping) 練習是一項不錯的方式。我曾經看過我的同事,在一張A4 大小的白紙,提著筆開始把任何在腦袋裡想到的東西都寫在這張紙上,最後再慢慢連出之間的關係,架構就清晰了,這可以幫助釐清自己的思緒,針對別人的提問,更具有說服力的說明。

3.   開闊的心胸面對文化差異(Open-minded)

在跨國公司的區域辦公室,常常會有機會和來自不同國籍的同事共事。跨文化的溝通常常會產生誤會。因此,為了更了解各地的文化差異,透過旅行、虛擬媒體資料、閱讀,將有助於理解各地區不同的文化思考模式。面對不同的文化,要學著欣賞文化的不同,也要學會尊重彼此不同想法。為了避免誤解,用心傾聽執行團隊的分享更是關鍵,可以透過重複敘述來確認自己理解的是否正確,而不要用「我以為」的態度下結論,最終才能達成完美的結果。彼此的信任一旦產生,日後的合作會更加順利。

當執行專案時,不同人有不同的做事邏輯,除了要跳出個人的格局和思維,放開心胸地去傾聽不同人的價值觀外,試著用他們的角度去思考、用同理心去理解,也是另一種可以提升自我格局的方式。我想多參加開會、多嘗試不同的專案、多與不同國家的同事接觸,是一個很好的練習方式。

更長遠的職涯規劃

不管未來下一步計畫到國際辦公室或是各國辦公室工作,具備區域辦公室的工作經驗是很有幫助的。如同前面所提,區域辦公室的工作是國際辦公室或是各國辦公室的橋梁,因此所累積的人脈基礎,是很好的一個跳板。
若在區域辦公室工作過,之後想要在轉換成國際辦公室工作,成功機率比在各國辦公室待過機會更高。但在國際辦公室,你需要更彈性的工作時間,因為是負責世界各地區,常常需要配合當地時間開會,你需要更強的專案管理和溝通能力,因此若是你想在全力衝刺工作,國際辦公室會是一個很好的挑戰。至於各國辦公室的工作,由於是主攻當地市場,因此熟悉當地市場及文化是一個很重要的前提。執行這些行銷專案通常也有緊迫的時間壓力,因此執行效率是很重要的一個關鍵,如何選擇?
其實要看自己對工作的期待還有你對工作時間的彈性程度來決定。
這三項能力若是相輔相成,會讓自己在工作表現上塑造更專業形象卻不失人性。若是發現自己還有一段距離努力,也不要灰心,因為沒有人天生就具備這些特質。只要願意創造機會,給自己練習的環境,開始可能是一種壓力,但當你漸漸習慣這樣訓練自己,你會發現自己的進步。
有些人也許會覺得工作和生活是分開的。工作雖是工作,但工作所培養出來的氣質及態度,絕對會影響或改變你的生活態度。
唯有不斷挑戰自己,才會讓生活變得更美麗動人。共勉之。
 
圖片來源:shutterstock

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3 comments
  1. 「工作雖是工作,但工作所培養出來的氣質及態度,絕對會影響或改變你的生活態度。」
    這句話說得真好!

  2. 我也是很嚮往能夠接觸各地人的工作,尤其是穎兒提到的工作必須接觸不同文化時,讓我感到非常興奮。
    同是經濟系、又是升大四的我,看了這篇之後更有信心了呢。

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