尤其我們常得限時內快速的回覆滿滿的信件箱；或是在會議、乘車接駁的空檔回信，這樣的時間壓力狀況下，用字不夠優雅、準確、禮貌都是很有可能發生的。雖然只是少或多打了幾個字，卻能將一封友善專業的e-mail，轉成一個徹底的災難。
不要擔心，我們今天歸納幾點常見的 e-mail 錯誤，讓你的傳達更專業受同事歡迎。
1. 不要讓電子郵件的主旨就是是內容本身：
假設你正在忙的時候，看到收件夾中的主旨是「有空回我電話」或是「月報在哪？」這樣的句子是否很容易讓你起反感。
記住，不論你是經理還是新鮮人，寫簡訊和寫 e-mail 是完全不同的兩回事情。 在 e-mail 的主旨用簡訊的方式來書寫會讓收信人覺得：「你不值得我的時間」。
化險為夷：
我們都有忙的不可開交的時候，但是多花15 秒，用簡短的主旨像是「開會時間」或是「月報進度回報」當主旨，然後寫幾句簡短的訊息在內容。比如：
Hi 少年 Pi,
你的電話忙線中，我希望可以在今天結束前和你討論一下月報。可否請你有空的時候回電呢？謝謝。
李查帕克
2. 不要替別人將整封郵件劃重點、加粗和大寫重要的訊息
英文中的大寫 – 在英文書信禮儀上，除非是極度重要或是緊急的事件，盡量不要用全部大寫的方式。否則這樣代表你在對對方大聲說話
化險為夷：
用加粗或是斜體的標題或是分項條列出妳想表達的重點。如果妳真的那麼擔心讀 e-mail 的人會錯失重要的訊息，那就在主旨中好好的加上提醒，或是劃一個重點就好。比如說：專案在今日截止。
再次提醒，保持 e-mail 的精簡，這樣反而會讓收件者看到所有應該的資訊。
3. 不要什麼都用回覆全部
當你和同事在往返信件時候，想善意提醒一兩個漏掉的或是打錯的細節，卻按下回覆全部，這可會造成給人感覺態度輕蔑、好競爭的感受。尤其是如果負責專案的主管也在 cc 行列（副本）。記住，把人家的老闆也副本上去，跟當著她老闆面前給「建設性」的建議有一樣的道理- 沒有人會感謝妳。
化險為夷：
如果真的想提醒寄件者她的小疏失，直接寄信給她吧！另外開個信件，所以你不會不小心回覆全部。或是，拿起電話打給她吧，釐清細節也比較不會不小心冒犯任何人。
4. 不要沒有附上簽名：
當你埋頭苦回成堆的郵件時候，稍微停下來打「謝謝」，並署名似乎顯得沒有必要。尤其是信件本身已經有簽名檔了。
錯了，你還是應該這麼做。
沒有附上署名的郵件就跟跟人面對面時，道別沒說再見那樣的沒禮貌。 讓你看起來既匆忙又粗魯。
化險為夷：
加上謝謝並署名。妳甚至可以設定信箱自動的在按下寄出時，替妳加上署名。
在信末有親切並專業的結尾絕對只有加分的效果。
簡單的四招，多用一點心，15 秒化解妳的職場 e-mail 危機！
來源
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