獨當一面的領導能力-解析專案管理的成功關鍵

獨當一面的領導能力-解析專案管理的成功關鍵

2015 / 8 / 27

專案領導是很多人在工作生涯中會經歷的一部分,尤其在進入職場的第三到五年,我們漸漸開始被賦予一些領袖的責任,這是未來培養成為管理階層的基礎。剛出茅廬的菜鳥,在工作的前三年,是關鍵的學習階段,記得一位主管前輩曾經告訴我,在一間公司,第一年要蹲馬步,熟悉環境,了解自己負責的工作內容,與同事建立關係。第二年除了熟悉上手這些項目外,還要與同事培養工作的默契,第三年開始,就要塑造個人專業形象,展現差異化能力、發揮個人價值。

另外,之前 Mingy 也有介紹,未來工作模式因為工具跟工作內容多樣化,工作任務會慢慢建築在許多短期的專案上,打破以往企業較為規律不變的工作型態。而這個現象也可以稱做是「好萊塢模板」。

在香港工作期間,因為公司經歷策略上的調整及改變,比往常有更多的專案出現。我體會到身為一個專案的領導者,若能找到有互補的個性的隊友來參與,對此項專案會有更順利的發展。我們的行銷團隊就是一個很好的例子。雖然只有少少的幾個人,但是每個人的個性剛好互補。我的老闆平常比較少發言,但是在面對討論時會以一個理性中立的角度去作結論。而另為一位資深同事則是擅長掌握細節,也是敢說敢言的人,但有時在會議討論中,因為個性比較激動,難免會有小小的尷尬場面出現,這時另一位個性比較溫和的同事就會用平和理性的方式化解尷尬場面。而我則是扮演傾聽者的角色居多,必要時會提供執行方面的細節。

這樣的組合,其實可以讓該整個專案把該要表達的立場或想法,能夠有邏輯性的表達出來,卻不會覺得整個溝通過程流於情緒化,而失去客觀性。而聆聽的技巧,其實是讓自己學會觀察團隊成員各自扮演的角色、與資深同事聊天,聽他們寶貴的專案經驗分享,可以有效提升自己專案管理能力的方式。

接下來想跟大家更進一步談談當你負責一項專案時,到底該如何下手?甚至當專案要推行的地區涉及不同地區時,你該怎麼開始進行?如何做一個良好的專案溝通者?該怎麼與你上頭的人協商?如何清楚表達目前執行進度?如何避免之間的期待差異?這些相信在執行專案時常常會碰到的棘手問題。以下是我個人的學習經驗與大家分享:

1. 建立雙向溝通模式,收集資訊

之前文章曾經介紹過區域辦公室(Regional Office)在整個企業所扮演的角色。由於每一個地區都有不同的市場文化及消費習性,所以我們會把總部的想法根據當地狀況調整,也是我們跟當地行銷團隊交流的一項重要部分。也因此,當接到總部的專案時,單向的接受資訊絕對是不夠的。為了更清楚推行的難易度及成果預估,可以向總部團隊蒐集相關資訊以提供參考。

如何收集資訊?建議可以參考之前類似計畫案例,了解此項專案可能會遇到的問題。如果你是要推行一項亞洲專案時,例如你可以向總部詢問關於此項專案在歐洲或美國的執行細節或成果,當然根據當地風情不同,一定有不同的作法。但是一些經驗及成果還是有一定的參考價值。

2.堅定立場,讓詢問者在你的框架下進行思考評估

在開會過程中,不卑不亢的表達立場也是一門學問。

記得剛進公司時,有時面對對方的逼問,難免感到慌張,當時為了盡量符合對方期待而講出別人想聽而自己卻有執行困難的方案。有一次,我被問到一件專案的行銷成果預估,起初我很老實的講出預測的成效。但對方卻覺得這樣的成果不符合預期,要求我能達到三到四倍的結果。當下,我愣了一會然後語帶為難的回答會儘量達成他們的期望。

會議結束後,我的資深同事建議我下次面對這種情況,其實不需要正面回應到底可不可以做到。你只要堅定自己的立場,客觀的表示目前的事實,例如:告訴他過去類似的專案活動參加者大概是多少,也讓他理解對於這次的成效預估是根據怎樣的方式評估的。這樣的目的,是讓他在你的框架下進行思考,在你掌控的範圍內問你心裡已準備好的問題。記住不要被他人的問話而受他的思路影響引導出去。

3. Under Promise,Over Deliver

而別人提出的問題,在不確定的情況下,也不用急迫的確認。

記得剛開始,面對這些進度會議,我個性就是比較求好心切,希望達成別人的期待,有時為了完成她們的目標,而沒考量自己真正可用的時間,反而不斷壓縮自己去完成他們的期待。我的資深前輩就建議,不需要正面回應,說明目前專案的進度狀況,可能會比較花時間的部分,讓對方感受到你的積極,也不會有超出承諾(Over promise)。不然若是說出口,最後無法達成反而更令人失望。而保守的回應,一方面是不會給自己太大壓力,也是一個增加自己信用的方式。因為若是能把事情提前完成,反而讓大家眼睛為之一亮。

4. 將專案目標明確傳遞給執行者

而與實際執行團隊的溝通專案成功與否的關鍵。

以我自己為例,每次跟當地團隊開第一次的說明會議時,我會把總部提供的簡報重新仔細閱讀一次,重新揣摩並演練他們是如何將整個概念說明清楚。其中,讓當地團隊了解推行此專案的目的和最終欲達成如何成果也是必要的,這會幫助他們評估執行這項專案,所要花的時間及所需的人力資源,讓接下來的行動方針更有效率。

做專案是一個很花腦力的工作項目。裡面涉及了溝通說服技巧、邏輯能力,以及執行力。為了讓專案順利進行,根據執行項目(Action Item)的執行難易程度規劃出一項時間表,是一個很重要的環節,同時必須要讓與你一起參與的團隊成員了解進度,有助於幫助他們更清楚專案內容及更上軌道。而在團隊可能越來越像聯合國組成的趨勢下,與不同國籍的團隊成員的溝通技巧只要掌握不要預設立場、多聽、多反饋,用同理心(Empathy)站在對方的立場去想的原則,你會發現當你解決他們的問題,他們也會越來越與你配合,這是開始互相信任的過程。

也許現在的你正在煩惱一項專案不知如何下手?或是一切還在學習階段,但請把握每一次練習機會,多聽、多看、多觀察專案領導者的思考邏輯及溝通方式,然後不斷累積自己的實力,總有一天,你也可以在職場上作為一位優秀的專案領導者。

 

圖片來源:shutterstock