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提高生產力的真正祕訣是:照妳的節奏設計工作模式

當我們思考職涯時,可以考慮週日的文章重嘉提到的,把職涯當成是場馬拉松的賽事。首先當然是要跟對人,走在前進的道路上。而在這之外,思考要怎麼樣有效率,用最少的力氣讓自己保持在領先集團,也可以是跑贏這場比賽的關鍵。 而在討論怎麼提高自己的工作效率之前,我們得先知道一個有關於生產力的事。那就是,沒有一個提高生產力的祕技適用於每個人。這原因就在於每個人的工作模式不同。 因此,找到適合妳的工作模式,搭配合適的生產力工具,就有機揮發揮妳的職場最大價值。
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不論你是公司裡哪個位子的團隊成員。當你每天醒來準備上班時,最公平的地方就在於每個人每天都擁有一樣的時間!
職場上,如何在相同的時間裡達到最大的產值是大家都非常關心的議題。企業希望員工能夠發揮最大的價值。因此生產力-也就成為被用來評估員工績效的指標;不只是企業重視生產力,對員工而言,除了不希望老是有做不完的事情而關心自己的生產力表現。除此之外,也希望自己的工作是有意義、具有貢獻而不想把時間浪費在無意義的事情上。因此,很多個人商業管理技巧經常會提到如何提升你的個人生產力。
若仔細觀察提高個人工作生產力,作法大致可分為兩種:時間與能量管理。

有限的時間和精力

時間管理:

在每天 8 小時(或者說大部份讀者都超過這個時間?)的工作中,要怎麼樣在有限的時間裡完成最多件任務?這就涉及到你的時間管理技巧。一般最常聽到的建議是把時間分隔化,譬如每 15 分鐘作為一個間隔,將需要完成的任務細節化,逐步完成項目;或者有人會用螢幕監控程式,用此觀察自己在每一個項目上花了多少時間,藉此了解自己把時間浪費在哪些無關緊要的事情上。

另外,當晨型人也是一個方法。 Apple 執行長 Tim Cook 通常都在早上四點半就起床處理事情,主要是回覆 email,這段獨處的時間極為重要,因為進了公司後就有無數會議和討論等著他。

能量管理:

除了時間這個限制外。妳的能量(特別是處理「重要事情」的能量)也是有限的。畢竟人不可能 24 小時都像金頂電池兔子充滿活力。Jill 曾經寫過如何透過能量管理,讓自己的體能跟情緒維持在最好的狀態以處理繁忙的公務,甚至挑戰工作上的極限;另一種方法則是依照你一天的能量曲線安排任務。例如上午精神最好,就把困難複雜的事情排在早上解決。而下午容易精神低落,就處理規律性的例行事務。

除了重視你的高品質能量時間以外,還有一種做法是不要把時間浪費在對你而言無關緊要的事情上。例如臉書創辦人 Mark Zuckerberg 每天都穿一樣的灰 T-shirt 上班,或是有些專業經理人每天只吃固定的早餐跟中餐。這麼做都是為了不讓大腦把力氣浪費在這些生活瑣事上。

妳的生產力模式?

從時間安排到能量管理,甚至如何快速處理大量 email 的技巧或是讓桌面保持整潔,都可以被歸類為提升個人生產力的方法。妳或許一邊被這些祕技搞得眼花撩亂,一邊想著那我要從哪個步驟開始?
在下決定前或許可以退一步想一下,是不是這些各式各樣的方法正暗示我們一件事:沒有哪一種方法是適用於每個人。
這些差別是因為每個人認知行為的不同,連帶地,生產力模式也大不相通。想想看,有沒有過公司邀請專家來上團隊合作技巧的訓練課程,認真好學的妳記滿課程筆記,打算好好利用這些技巧提升自己的工作表現。筆記雖然一大堆,可是最後卻一點都派不上用場。不只你,生產力研究專家 Carson Tate 也曾苦於這種情況。
因為前面的經驗,Carson Tate 發現這些著重在時間跟管理特定任務的方法,可能可以提高某些類型的工作效率,但對其他人而言,卻完全使不上力。而她認為如果從個性來看,可以將個人生產力模式分為四類

 視優先順序為最高指導原則 – Prioritizer:這類族群工作上強調要有邏輯、理性分析且最好要有事實佐證。

按部就班照著計畫走 – Planner:她們強調有系統性、按步就班地執行,同時非常注重細節。

把人才當作最重要資源 – Arranger:她們重視計畫內需要的各種資源安排,特別是人,同時具有感性思維。

著眼全面性策略思維 – Visualizer:她們重視計畫本質的必要性,以及對公司能做到哪些貢獻。

而每一個類型都有適合的方法。舉例來說,前面提到的時間追蹤程式,藉此來看看妳在每個任務上花了多少時間,這就很適合 Prioritizer 跟 Planner,因為這個工具可以幫助她們更精確地切割自己的時間,然後完成每一項任務。但是同樣的工具可能會讓 Arranger 和 Visualizer 感到倍受束縛,因為她們喜歡的是更全面性的思考。所以彈性的時間以及能夠切換在各類不同計畫中,能讓她們充滿能量,也更有效率地完成任務。這個分類法更大的好處是,你能夠依據同事的生產力模式,調整彼此的合作模式,提升整個團隊的生產力。
注意那些「只有妳」才能做到的事!
身為一個有進取心的職場女性,我們當然希望自己能夠做越多事越好。而考慮到如何最大化自己的生產力,我們可以把重點放在如何得到「最好的結果」。
《Extreme Productivity》作者 Robert Pozen,曾經身兼私募基金管理公司主席,並擔任哈佛商學院講師。他認為生產力的關鍵並不是看妳花多少時間在工作上。如果希望自己的價值被認可,就需要專注在如何得到最好的結果。可以先想想有哪些事是「非妳做不可」開始。這就是你的優勢,再搭配適合你的生產力模式,藉此找到你在這個職位上能發揮的最大價值。
想知道自己是哪一種生產力模式嗎?你可以先試試看這個測驗

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6 comments
  1. 我是 Arranger!好像滿準的~讓我想起每次安排哪個時間要做某件事情,但最後都沒辦法真的在那個時間區段內做完,反而是不同事情交替做會讓自己更有效率 XD

  2. 我也是 Arranger!我也需要不同事情交替做完,不適合一個小時都在做同一件事,需要交替地做才會有效率點。不過這也有例外,假如我當時的狀態特別專注就可以輕鬆完成。
    或許,我應該好好思考的是如何提升自己的專注力?(笑)

  3. 我是visualizer,還蠻準的耶,我非常喜歡把自己長遠的目標和現階段的各種計劃做連結,一旦有個想法就會馬上想去達成,不過也會容易陷入一種一直在幻想的狀態而失去生產力,當一直做一樣的事情時也容易陷入瓶頸,耐力不足!

  4. 好多 Arranger! 這篇文章提供了每個類型適合的工具:http://99u.com/articles/42643/the-4-types-of-productivity-styles

  5. 我居然是混合型耶!prioritizer+planner
    我真的超習慣在做一件事情前擬定一堆計劃按表操課,雖然偶有趕不及的時候,但我都會很努力把事情設定在自己可以控制的範圍。

  6. Planner!但除了會準時交出成果跟注重細節外,平常工作排程都超隨性耶…常常屬於最後一刻小宇宙爆發的類型,,, 😛

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