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【海外工作系列】四點表達技巧,讓母語非英文的妳也能用英文輕鬆展現專業

在美國當律師的 Dorothy,雖然平常與同事溝通都沒問題,但是偶爾還是會遇到一些困難。而這個時候,不懂裝懂就是工作上的大忌,因為如果要談一件很重要的案子、金額很大的契約,或是代表公司、客戶進行談判,半猜測的方式,都有可能會錯失重要的資訊。 除了聆聽之外,在以英文為工作上的主要溝通語言時,順暢地表達以完成任務是很重要的,而 Dorothy 就提出了四點方法,讓妳能夠同時注重工作目標以及英語能力,在工作上達成更有效率的溝通。
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不論你是不是已經在海外工作,在越來越國際化的職場環境中,在工作上不免需要經常使用英文做為溝通上的橋樑。對於在台灣長大出生的我們,由於英文不是母語,即使妳已經有了一定的英文語言能力,很多時候在溝通上還是會出現障礙。今天我們要來談談,已經具備英文基礎的人,什麼做法能夠增進英文表達能力。

最常見的溝通障礙 ─ 俚語

雖然已經在美國生活工作多年,但對於英文並不是母語的我來說,在跨越基本溝通門檻後,最容易遇到的障礙常常是俚語,例如美國人特別愛用跟運動有關的詞彙。
舉一個我自己碰過的例子。由於我常常要發 email 給客戶,在一些比較重要的文件或訊息發出去之前,必須讓老闆看過。這個老闆是出了名地喜歡東改一點、西改一點。有一次,我寫了一封對外的郵件,請老闆過目,他回答「Let ‘er rip」。我大概想了兩三分鐘,終於走到他的辦公室跟他說,其實我看不懂你的意思,結果他就大笑說,他的意思其實是「just do it」、「Send it (the email) out」。這是我印象比較深刻的一次。
我也常聽到美國人喜歡用美式足球來比喻,例如「Who’s gonna tackle this problem?」就是指「誰要針對這個問題主動出擊?」;或是跟棒球相關,例如「It came out of left field.」(左外野出線),代表意想不到的意思。
就俚語的部分,通常我們可以從前後文猜測對方想表達什麼,但有時候如果不是很確定,又剛好在討論比較關鍵的事情,我的建議是要立刻提問、確定對方講的話是什麼意思。妳可以適時地說,「我的母語不是英文,我想你剛剛說的可能是一些俚語的用法,是什麼意思呢?」就我自己的經驗,至少以美國人而言,她們反而會覺得妳具有某種幽默感,懂得自我解嘲,也不會不懂裝懂。
雖然我們都希望談話能接收百分之百的訊息,但有時候還是得看狀況。如果只是在一個比較休閒的場合,例如酒吧或輕鬆的飯局,不需要百分之百了解,也就不用特別打斷對話詢問,注意關鍵字,讓談話自然順暢可能是更重要的。這就是所謂的比例原則。如果今天是談一件很重要的案子、金額很大的契約,或是代表公司、客戶進行談判,寧可在不懂的時候當場釐清。而不是用半猜測的方式,以致於錯失一些精確的資訊。

母語非英文的人天生就吃虧?

妳可能會說:「沒辦法,因為我的母語不是英文,怎麼比得過那些從小就講英文的人呢?這就是溝通障礙啊!」
我認為這是一體兩面,弱勢也可以變成優勢。
以我自己為例,由於律師工作中很重要的部分是跟客戶溝通跟解釋複雜的法律條文,或是案件的來龍去脈等等,這時候就必須用比較簡而易懂的方式向對方說明,到底重點在哪裡。我的一位 mentor,也是事務所另一個老闆就說,這就像是跟妳的奶奶解釋一件十分複雜的事情,妳要確定她能夠了解你到底在講什麼,如果她聽懂,你就成功了。
所以在這樣的情況下,因為英文並不是我的母語,我很自然地不會用一些艱澀的詞彙解釋,反而可以用最清楚又平舖直敘的方式,更精確地表達要解釋的內容。因為我知道,如果我的用字遣詞和解釋的方式可以讓自己聽懂,對方應該也聽得懂。所以對我來說,英文非母語並不是完全的吃虧,至少在跟客戶解釋法律這方面,意想不到地提供了一點幫助。

四點增進妳的英文表達能力

而在英語為主要溝通工具的環境時,順暢地表達還是很重要的。關於要怎麼增進自己的英文表達能力,我有四點建議:
1. 練習「用英文思考」

特別是當你的輸出語言是英文的時候,例如寫一篇英文的文章、一封英文 Email、做一些英文的研究,或是必須跟來自美國的廠商以及外國的客戶用英文對談。從一開始就應該用英文去思考,而不是用中文先進行思考準備,思考完再翻譯成英文。

以台灣人為例,假設今天在路上遇到外國人用英文問路,我觀察到大部分人,都是先把英文問句先在腦海翻譯成中文、用中文思考答案、把中文答案翻譯成英文,最後再用英文回答問路的人。來來回回的思考方式,不僅已經浪費很多溝通的時間,還很容易漏掉許多資訊。

再比如,我現在必須用中文寫這篇文章,但其實我不太習慣這麼正式地用中文做輸出,不管是講話或寫作都是。所以我給自己的練習是,必須從頭到尾用中文去準備。換成英文也是一樣,當你的輸出語言必須是英文,這時候你腦內的思考、所有的準備,都應該是要用英文去進行。這一點雖然在一開始不是這麼容易做到,但我認為非常重要。

2. 放慢妳的說話速度

這一點非常簡單。

很多人可能因為緊張,講話就會不自覺地變快,有點像是唱歌、彈鋼琴不停地趕拍一樣,是因為緊張而產生的自然反應。透過練習,想辦法放慢自己講話的速度,試著聽到自己講話的聲音。在放慢講話速度的同時,其實就可以避免犯一些文法上的錯誤。

會有這點體悟是因為高中時期,有一次練習用英文報告,老師告訴我:「妳講得很好,可是一直犯同樣的錯誤-妳常常忘記把動詞變成過去式。」在他告訴我這件事情之後,我就會稍微放慢一點自己講話的速度特別在碰到動詞的時候提醒自己,記得要把它換成過去式。

所以練習第二語言時,嘴巴要習慣去講,但耳朵也要同時聽到自己講的話。如果妳可以放慢半拍到一拍的速度,會發現真的可以聽到自己說話的聲音、速度和韻律,這些都會對英文表達有幫助,也避免犯重複的文法錯誤。

3. 條理分明,不離題

如果母語不是英文,更必須抓住你要表達的重點。

我自己本身的經驗是,跟美國人溝通的時候非常需要條理分明,千萬不要淪為喃喃自語。如果今天有三件事情要表達,最好開門見山地說:「我今天要跟妳說三件事,第一件事情是這個、第二件事是那個、第三件事是…。」然後再進入細節的部分,但記得不管怎樣都要回到一開始的主題。

有時候可能是因為比較不習慣這個語言,或是因為緊張而更容易失去焦點。提醒自己一定要抓住聽眾的注意力,最有效的方式就是千萬別離題,清楚敘述妳的重點,避免太多的旁支末節。

4. 山不轉,路轉

所謂「條條大路通羅馬」,表達的時候不一定要用某一種方式,或使用特定的單字。

語言表達的方式有很多種,有時候用其它的單字或不同的表達方式,還是可以把研究或分析的結果告訴對方。比如前面提到我跟客戶解釋法律內容的例子,當用英文溝通時,不需要執著於一定要用哪一個單字或語法,換一個角度來看,用比較淺顯易懂的句子和詞彙,反而能讓對方聽得更清楚。

重點在於運用溝通能力完成任務

提到加強英語能力時,我們自然而然會想到過去在學校的學習方法,例如背更多的單字,或是把自己丟到一群外國人中跟他們聊天,認為越像美國人的生活方式,英文自然就會好。這些方法當然有用,但可能要花上一段時間後才能看到成果。因此我認為在忙碌的工作中,我們應該更有效率地同時注重自己的工作和英語能力。所以遇到工作上的任務時用英語式思考、試著用更簡單的詞彙達到一樣的表達目的,或單純地放慢速度並專注在自己要和對方溝通的事項。這都是從工作的角度出發加強妳的英語表達,而目的還是一樣,更順暢地完成工作。
從一開始就把重點放在「更有效率」地溝通,相信對妳的工作會有雙重的加分效果。

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7 comments
  1. Thanks for your sharing. It did really help. I will try to use it during my work time.

  2. 從一開始就把重點放在「更有效率」地溝通,相信對妳的工作會有雙重的加分效果。
    喜歡這篇!

  3. Thank you for the feedback! You can always practice thinking in English and see how it goes, even for 5 minutes

  4. 這篇寫得蠻好的!認同作者所說的重點是有效率地溝通與不要妄自菲薄,身為非英文母語者,我們還是有不少優勢。但我認為練習用英文思考這點是知易行難。很多人都說要用英文思考,但以前的我在日常生活中很少用到英文的情況下根本無法想像這是怎麼一回事,一直到出國後逼自己多講英文才自然而然地轉換成用英文思考的模式。對這點我的淺見會是強迫自己大量閱讀或是有練習用英文說話的機會,自然而然地在講英文的時候就會直接用英文思考了。但這也是我個人經驗,提供給大家做參考:)

  5. 謝謝妳的迴響。我也是來到美國念法學院之後,才有用英文思考的觀念,出國前在臺灣是大學生,也是無法想像這是怎麼回事。有時候真的是要被丟到水裡,不得不學游泳的狀態。我很同意你的建議,透過刻意給自己練習英文的機會,才有可能進入用英文思考的程度。

  6. 好實用的一篇!用英文思考、不離題、有效率地溝通…,筆記下來,記住以後用這樣的方式去練習,讓英文能力更加專業。

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