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電子傳錯情 – 四個常犯的職場電子郵件錯誤

在辦公室最常見的溝通方式其實是電子郵件,然而我們卻沒有因此慎選電郵的用字。不要擔心,我們今天歸納幾點常見的 e-mail 錯誤,讓你的傳達更專業更受同事歡迎。
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photo credit: Sean MacEntee via
在辦公室最常見的溝通方式其實是電子郵件,然而我們卻沒有因此慎選電郵的用字。
尤其我們常得限時內快速的回覆滿滿的信件箱;或是在會議、乘車接駁的空檔回信,這樣的時間壓力狀況下,用字不夠優雅、準確、禮貌都是很有可能發生的。雖然只是少或多打了幾個字,卻能將一封友善專業的e-mail,轉成一個徹底的災難。
不要擔心,我們今天歸納幾點常見的 e-mail 錯誤,讓你的傳達更專業受同事歡迎。
1. 不要讓電子郵件的主旨就是是內容本身:
假設你正在忙的時候,看到收件夾中的主旨是「有空回我電話」或是「月報在哪?」這樣的句子是否很容易讓你起反感。
記住,不論你是經理還是新鮮人,寫簡訊和寫 e-mail 是完全不同的兩回事情。 在 e-mail 的主旨用簡訊的方式來書寫會讓收信人覺得:「你不值得我的時間」。
化險為夷:
我們都有忙的不可開交的時候,但是多花15 秒,用簡短的主旨像是「開會時間」或是「月報進度回報」當主旨,然後寫幾句簡短的訊息在內容。比如:

 Hi 少年 Pi,
你的電話忙線中,我希望可以在今天結束前和你討論一下月報。可否請你有空的時候回電呢?謝謝。
李查帕克

2. 不要替別人將整封郵件劃重點、加粗和大寫重要的訊息 

photo credit: Travelin’ Librarian
當你透過 e-mail 和同事在討論重要的專案或是報告時,擔心同事不了解重點,好心的用大寫、加粗或是劃線重要的句子( 我需要你的回覆 I NEED YOUR RESPONSE);這樣只會有一各反效果-讓人覺得你不信任對方的理解力和不尊重對方。
英文中的大寫 – 在英文書信禮儀上,除非是極度重要或是緊急的事件,盡量不要用全部大寫的方式。否則這樣代表你在對對方大聲說話
化險為夷:
用加粗或是斜體的標題或是分項條列出妳想表達的重點。如果妳真的那麼擔心讀 e-mail 的人會錯失重要的訊息,那就在主旨中好好的加上提醒,或是劃一個重點就好。比如說:專案在今日截止。
再次提醒,保持 e-mail 的精簡,這樣反而會讓收件者看到所有應該的資訊。
3. 不要什麼都用回覆全部
當你和同事在往返信件時候,想善意提醒一兩個漏掉的或是打錯的細節,卻按下回覆全部,這可會造成給人感覺態度輕蔑、好競爭的感受。尤其是如果負責專案的主管也在 cc  行列(副本)。記住,把人家的老闆也副本上去,跟當著她老闆面前給「建設性」的建議有一樣的道理- 沒有人會感謝妳。
化險為夷:
如果真的想提醒寄件者她的小疏失,直接寄信給她吧!另外開個信件,所以你不會不小心回覆全部。或是,拿起電話打給她吧,釐清細節也比較不會不小心冒犯任何人。
4. 不要沒有附上簽名:
當你埋頭苦回成堆的郵件時候,稍微停下來打「謝謝」,並署名似乎顯得沒有必要。尤其是信件本身已經有簽名檔了。
錯了,你還是應該這麼做。
沒有附上署名的郵件就跟跟人面對面時,道別沒說再見那樣的沒禮貌。 讓你看起來既匆忙又粗魯。
化險為夷:
加上謝謝並署名。妳甚至可以設定信箱自動的在按下寄出時,替妳加上署名。
在信末有親切並專業的結尾絕對只有加分的效果。
簡單的四招,多用一點心,15 秒化解妳的職場 e-mail 危機!
來源
 
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