怎麼做好驚豔部門的簡報?想像自己是客運司機⋯

怎麼做好驚豔部門的簡報?想像自己是客運司機⋯

2015 / 4 / 30

在分工越來越細的企業組織中,即使是自己身邊的同事,我們也未必完全了解他的工作內容以及進展。然而,從一個團隊的角度來看,缺乏內部的橫向了解其實容易導致效率低落且有礙於長期發展。因此,許多部門中都有定期舉行的內部會議,頻率可能是以週或月為單位,會中由同仁整理並分享過去這段期間內,自己個人或是部門的工作進展以及待解決的問題。
以管理的角度來看,這自然是件好事,但此類報告通常都需要進行長時間的報告。根據研究,一般成人的注意力約莫只能集中 7 - 10 分鐘,超過之後則急速下降。因此,此類會議上常常出現的情況是:台上報告的人滔滔不絕地說個不停,台下的聽眾則發呆的發呆,滑手機的滑手機的,根本沒幾個人在仔細聽。不僅台下的人無奈,台上的人也感到尷尬。(相信我,站在台上後才會發現台下的動態看得有多麼清楚)。
這樣的不良分享不僅沒能達到會議的初衷,更浪費了公司的營運成本-開會的每分每秒也都是算在薪水內的。
因此,針對長時間,主題廣雜且面對聽眾背景知識不一的情況下,良好的簡報策略是非常重要的。雖然我稱不上是簡報高手,但當過台下聽眾跟台上講者的次數還算不少,也實驗了幾次,想跟大家分享一些經驗和想法。
如果把一場三、四十分鐘的簡報比喻為一次客運車程,那麼簡報者其實就像是載客的司機,而他的目的,則是讓車上的乘客(聽眾)都能順利到達目的地(聽進應吸收的資訊),並在途中有良好的體驗。套用這樣的情境,以下是幾個我建議的「公車流簡報法」的重點:
1. 起步要慢

就像所有演講一樣,最好在報告開始前先試著引起台下聽眾的注意力。也許你不是唯一一個報告者,也許聽眾在經過連續幾份報告後已經有點精疲力盡了,在正式開始前稍微改變一下節奏讓觀眾「醒過來」是一個不錯的主意。

這裡並不是要你說不適當的笑話或單純嘗試搞笑,而是要讓聽眾有「這個報告似乎和前面的不太一樣」的心理預期。如果你只是語氣平淡地接著前面的報告者繼續平淡地報下去,那恐怕不止原本就沒在聽的人不會重新上車,接著還有更多人摔出車外。

一個適當的停頓,稍微上揚且放大的開場音量,又或者一個簡要的破題陳述今天的內容核心重點等,有很多方法可以嘗試,端看台下聽眾的情況,以及聽眾的喜好(尤其是在場長官的…….)來決定。

2. 加速要緩

不管你即將要講的內容是否之前曾經說過,那怕即使只是進度更新,都建議你做個適當的前情提要,以方便聽眾能順利聽懂。相信很多人都有類似的經驗,有時即使有心想專注在會議上,但報告者進入主題的速度太快,在無法聽懂的情況下,最後只好選擇放空,而我們就是要避免這樣的狀況在自己的報告中發生。

就像開公車一樣,還沒站穩你油門就踩到底,車上乘客自然跌得人仰馬翻。

3. 停靠站要多

有的報告內容包括很多不同個別的專案內容,而我會建議你在每個不同的內容開始前都確實地執行第 2 點的鋪陳,讓之前沒進入狀況(或發呆/睡著到剛剛)的聽眾,能有重新上車的機會,儘管他們沒能聽進你 100% 的報告內容,但 70%、50% 總比完全沒在聽要好,是吧?

4. 掌握行車速度

這部分比較像是報告的基本功,在任何演說裡,速度的掌握都是很重要的,不要說得太快讓人聽不清楚,但也不要慢到讓人不耐甚至進入夢鄉。而更進一步延伸,報告的內容比重分配以及節奏也是要妥善拿捏的。特別是當你的聽眾是主管時,也就是主管報告,務必隨時觀察長官對於議題的感興趣程度:如果有興趣甚至還主動提問,那就可以針對細節多作說明,或甚至提出一些相關的想法;但若長官明顯不感興趣,甚至還打哈欠或看起了手機,建議你還是趕快自我了斷(這個話題)吧。

記住,要給聽眾他們想聽的內容,而不是你想說的。

5. 適當且有趣的廣告看板

一張清楚的照片或圖表往往勝過千言萬語,好的圖片不僅幫助你說明,也能吸引聽眾的好奇心。

但也不要放了過多以致於整個投影片都是圖,那反而讓焦點變得模糊。另外,關於動畫和特效,要把握「用得多不如用得好,用得好不如用得巧」的原則,否則容易讓人覺得反感。

6. 準時到站

儘管你的報告再精彩,但也不代表聽眾願意永無止盡的聆聽下去。對於一個預期原本就很長的報告,讓他變得更糟的方法無疑就是變得比預期的還要長!掌控自己所被分配到的時間,不要超時(通常台下聽眾會透過頻頻看手錶/時鐘的動作來提醒你),這是會議報告的禮貌,而且精準地掌握報告時間,也同樣是你專業能力的展現。

7. 和乘客親切互動

不知道各位有沒有遇過會熱情和乘客互動的司機?通常很少有人不喜歡這樣的體驗,而報告其實也是一樣的,每個人都喜歡看到自己的問題被重視且仔細回答,而不是被草草打發。即使發問的問題再基本或再簡單,甚至上一頁就才說過,但還是請你耐住性子好好回答他。

這樣做有很多好處,首先,被回答的人滿意,而其他人也會注意到你對於提問者的友善態度(即使問的是個蠢問題),進而提升對你的評價。況且互動的討論往往能激發出更多好的想法,而且有人提問代表台下聽眾聽得懂且對你的報告內容有興趣,你往往會發現自己在回答幾個問題後,會變得更有自信且不再緊張。

跟隨你五六十年的重要職涯資產

巴菲特在一場內布拉斯加大學的座談會上,被問到社會新鮮人該如何成為成功領導者時,他的建議是去學習如何自在地在公眾面前演說。他說:「不管你喜不喜歡,你應該要努力讓自己習慣並善於在眾人面前演說。也許這需要花上一些時間來訓練,但那會變成你今後 5-60 年的資產;但若你不喜歡或無法感到自在,那也會變成一個跟著你 5-60 年的負債,這絕對是你該必備的技能!」。由此可見,一個好的演說以及報告技巧是多麼的重要。
也許你已經有了自己的一套心得,但希望你還是可以從以上內容中擷取部分對你有幫助的內容,讓自己的報告呈現方式變得更好。而當你成功地建立起專屬自己的成功簡報心得後,那就會變成你個人的資產,而你也離成功人士更近了一步。
 
圖片來源:shutterstock