跟年輕世代同事怎麼合作?未來的職場不能不善用科技應用

跟年輕世代同事怎麼合作?未來的職場不能不善用科技應用

2015 / 8 / 6

先前我曾分享過新世代因為教養上的差異,在工作模式上與其他世代有所不同,這次我想把重點放在新世代成長的「科技環境」而塑造出的特質。這些觀察,或許會讓你產生「似曾相似」、「好像自己也是這樣」的感受。那麼其實正好提醒正在閱讀的我們:

「如果連我們都受到科技、網路世界如此大的影響,新世代肯定是加倍而不會減少。」

這些在科技、網路長大的世代,有哪些特點呢?

過動世代還是多工世代

教育、心理領域有越來越多人用「過動世代」比喻新世代員工成長的環境背景。他們大多在國小、國中求學階段,學校就已經大量使用多媒體作為教學時候的輔助。動手紀錄或是寫作業的機會越來越少,而用電腦完成作業等已經不是新鮮事。圖像、語音在學習過程中,佔了極大的比例,不只老師知識的傳遞運用影音系統,學生舉起手機對黑板拍照可能取代了做筆記一事。

科技的快速讓打字完成報告、拍照複製資料變的容易,一個按鈕就可完成,反而易發生疏於保存的情況 -要用的時候找不到資料!表現出來自然就顯得忘東忘西、丟三落四。

即時互動通訊軟體與網路小遊戲,可能是他們還沒進到學校就已經開始熟悉的事,導致他們對於資訊的接收和表達也與過去世代不同;學習的時候,他們自然喜歡更活潑、更多互動的學習媒材或是老師,並偏好體驗式學習。因為即時通訊軟體的流行導致他們的思考和行為容易被打斷,並且永遠都在尋找更新鮮有趣的事物。

需要新鮮刺激的想法,導致大腦對於大量資訊的渴求上升,永遠都在瀏覽搜尋,缺乏深刻的消化處理。並且希望人腦能夠類比電腦,同時處理許多事情,這點讓不少人相信自己能夠在多工(multi-tasking)的狀態下順利作業。要判別一個人是否相信自己能夠多工的方法很簡單:當你知道他們正在進行一個重要任務時,走過去看看他們的電腦螢幕上同時開啟了幾個頁面?

可惜的是,人腦其實是無法同時負荷如此龐大的資訊量的,短期工作記憶(short-term working memory)研究裡人腦能夠處理的最龐大資訊量為 7±2 筆訊息(Magical Number Seven),等待處理後存入長期記憶。若短期記憶還來不及進入長期記憶,而新的訊息又進入時,就出現資訊過量(cognitive overload)的情況,短期記憶被迫放棄某些訊息,騰出空間給新訊息。因此每一次的訊息切換都產生一個風險-忘記自己執行到哪個階段,導致不能持續專注在原本執行的任務上,明明是同一份工作卻需要更長的時間「暖身」才能再次開始。

這些行為從表面上看起來,就好像近年常被提及的「注意力不集中過動症(ADHD)」一樣。

溝通的方法:不同的紀錄方式與定期工作進度回報

像這樣習慣同時被多種資訊轟炸、接收多種互動刺激,並且不斷轉換注意力焦點的工作模式就讓他們不自主地難以專心在目前的工作上。

我自己本身就不只一次發現每次交代完該做的事後,學生並未用手紀錄我所交代的項目,相反地,他們用一臉茫然的表情看著我。這與過去我們被教導,學習時要做到「五到,眼到、耳到、口到、手到、心到」的要求有些落差(是否覺得很懷念?)。

當相同的狀況發生在職場上時,新世代員工自然就容易給別人不積極、 辦事不力或是想法很多但卻不一定未能落實的形象。很難想像這一切只是起源於他們熟悉的學習方式和別的世代不同吧?

因此,當主管發現新世代員工在你講甚麼他只做到了「聽到」,卻未用任何工具記下時。先別著急,可以詢問他平常習慣怎麼學習?再建議他要不要先試著抄筆記。若觀察到他們並不習慣使用隨身筆記本,或總是抄在 memo 但不久後卻弄丟,所以交代的還是沒做到時。在不牽涉商業機密的範圍下,不妨讓他們試著用自己的方式做紀錄,像是:拍影片、拍照、錄音等方式。牽涉到機密的事情,建議直接帶著他們一個口令一個動作的重複一次,讓員工邊操作邊做紀錄,最後再看著他自己完成一次。

除此之外,也訓練員工必須定期回報工作進度、 為工作的優先順序排位,讓他們養成監控自己進度的習慣,隨時檢閱工作的進展、列出改善計畫,除了避免產生疏漏,也能訓練員工「自律」的能力。畢竟當看到排程後發現工作都來不及完成,怎還能在上班時間偷用 FB 或 LINE 聊天呢?

看我看我,快看我!最好再給我個「讚」

新世代除了接收較多家庭資源、父母/祖父母的注意外。你是否發現這個世代的年輕人非常善於使用 Facebook、Youtube、Plurk、Twitter 這類社群網站?他們早就從大學、甚至高中時代就開始追求在網路虛擬世界中的「朋友數量」和「按讚次數」了!

這類型社群網站通常不鼓勵人與人的真實連結、溝通,而是鼓勵追求膚淺的關係和刺激的言論。新世代也深諳在社群網站上「自我行銷」的價值,不論是隨時貼出自拍來炫耀自己得到的「小確幸」、將自己塑造成光鮮亮麗的樣子、在上面訴說難過的事「討拍」,或以特定議題的偏激言論吸引追蹤者來按讚等。

以上不論是哪一種,相信我,新世代年輕人真的對此投注相當多的時間研究。他們致力於找到如何在朋友群中獲得最高的曝光率和最多的按讚數量,並將以上指標與「成功」、「自我價值」畫上等號。這些曝光度加深了新世代年輕人對真實世界裡「能見度」與「獲得肯定」的重視,也因此虛擬世界的需求也將不知不覺的被帶入職場環境

溝通的方法:定期留心員工表現,在短時間內給予高度關注

新世代員工渴望在職場上獲得主管的關注和肯定,無法忍受沒沒無聞,否則容易對工作感到厭倦與意志消沉。新世代員工不擔心被他人指正自己的過失,他們擔心的是在職場裡被忽略、不被重視或是當眾出糗。

建議主管留意新世代員工每周的工作表現,與初出社會的新世代員工安排一對一的晤談時間。一對一晤談當下員工可以擁有主管所有的關注力,也讓他們容易感覺倍受重視,受到肯定時,會強化其正向感覺;被指正時也可以提升員工對錯誤的懊悔感受、自省深度增加,並且不用擔心會在同儕面前丟臉、失去同儕的認同。

當新世代員工出現你所欣賞、期待的表現時,要適時給予肯定,立即強化你想要的行為,這樣可以幫助員工做到符合主管期待的行為,或提升這些事件再發生的機率。即便員工有表現不佳之處,也可以透過一對一的時段給與指引和路線修正。如有具體的事例,則要直接給與指引、教他們怎麼做,以縮短新世代員工摸索新方法的時間與摸索期間內心的焦慮。如果有某些比較概念,無法舉出具體事例或是沒有可參考的往例的情況,那麼就要清楚溝通期待值,接著就放手讓員工發揮創意面對可能的困境、問題。這種做法,不僅新世代員工會有增加能力、賦權獨當一面的感受,也能夠減低主管事必躬親的疲憊感,何樂而不為呢?

特性不一定是標籤,每個人都能找到自己的溝通心法

在寫出自己對年輕世代觀察的同時,也不自覺回想到以前對七年級的批評。回想當初自己被貼上標籤時有多麼氣憤、強烈想證明自己不是這樣的。進入職場後,也曾經被前輩詢問:「身為七年級生,你會不會覺得這個標籤是個包袱?好像做的好是應該,水準上還要深怕自己做的不如其他世代的前輩?表現不好、離職或跳槽時,他人只會用『反正七年級生就是這樣』的眼光來看你?」

我還記得當時我挺足了胸膛回答對方:「我雖然是七年級生,但很清楚自己的個性不是顆草莓。 面對自己,我不需要證明。但對他人,也許時間可以幫助他們了解──我和他們『聽說』的七年級不太一樣。」

對其他世代的主管,尤其是六年級末段、七年級初,我想說,過去當我們被貼上標籤時,的確是被別人用有色的眼光對待。明明我們是白的,但只是因為他們的眼鏡是灰色的,所以我們被認為是灰色的。我們有多少人曾經耗費力氣證明自己是白的,是其他人需要修正他們的想法?重新認識我們?這篇文章是提出自己對新世代的觀察,但在撰寫的過程中,我想其他世代管理者遇到新世代年輕人時,或許用更開放的心胸認識他們、並慢慢修正自己的觀察。而非從一開始就帶著僵化的視角與偏見,認定他們就是這樣。

而新世代八年級生或九零後,面對上述的這些「指控」,我得說,先別急著生氣,不妨考慮拿你的憤怒做點建設性的事吧!若上述的特性,你的確也有而且造成了其他世代的困擾,不如就先改正自己,當作預備自己進入到職場前的準備;若這些特性,你都沒有,何不笑笑就過?標籤在你身上便不能久留。

特質本身是中性的,端看新世代如何發揮、主管如何引導。希望從這邊開始成為一個溝通的橋樑,讓新世代員工與他世代主管能夠在此相遇,表達更多彼此的想法。