她,翻轉日本百年品牌的公司文化- 資生堂總部 Global Compliance, Risk Management Group Leader 婉芳


Hello 各位 CAREhER 的讀者大家好。我是今天的主持人 Tiffany。每一個語音專訪我們都和不同產業、不同城市的優秀女性,聊聊他們在工作上的觀察,以及他們職涯上的決定。

今天要討論的一個工作是 compliance,也就是你要確保你公司的產品或是種種行為有符合這個國家或所在地區的法規,這個法規不管是真正的白紙黑字的法律,還是社會上的規範都有。還有 risk manegement,你要怎麼去確保你的公司、預防危機的發生,今天和我們在線上的是婉芳,她在日本資生堂總部工作,一個產值十億美金以上的日本美妝、個人護理品牌,這個品牌橫跨全球 120 個國家,因此如果你對於想在日本的企業工作,尤其是日企,或是對於做 compliance、 risk management 有興趣的朋友,今天我們和在東京工作的婉芳一起聊聊她對工作的一些感想以及她對日本職場的觀察。

謝謝 Tiffany。Hi 大家好我叫婉芳。

編按:以下為中文逐字稿,有興趣的讀者可參考英文逐字稿

Hello 婉芳,跟我們介紹一下你的工作,在美妝日用品公司 Compliance 和 Risk manager 這個職位的工作內容是?

我想我們需要先定義日本和西方對於 compliance 標準。基本上在美國,我們說的 compliance 就是遵守法律和法規。但在日本,這個規則不僅是法律而已,它可能更廣泛,關於這個問題「日本的 compliance 是怎麼樣?」很標準的反應就是我們都可以想到的日本社會樣貌。

它很模糊 (vague)。

很模糊,而且我記得我第一個反應是「那是什麼意思?」,這其實是我面試的過程之一,我花了一些時間去了解它的意思。所以在日本,compliance 真正的意思是一間公司或員工的行為道德,要符合別人以及社會的期望。

這些規定裡日本的文化就非常重要。

對,不僅是法律的規定,而是一個不言而喻的期望。我會中英文穿插回答可以嗎?

當然。

做人處事的道理,社會是怎麼看待這家公司跟員工,你做這一件事不ㄧ定是犯法,但如果這個社會覺得這是不對的,那就是 noncompliance. 但環境很重要,所以如果有什麼事情是對大自然、水、植物有危害,那就是一件大事。

對,日本人真的很在乎水質。

沒錯,這裡的社會真的非常有責任感,我最近也在學習道教,日本的宗教信仰,學習這方面根植的本性。

根據你的觀察,有沒有哪些性格特質很適合在 compliance 領域工作?

有的,我首先想到的有「跨文化的敏感度」、「對分歧的高容忍度」,像你剛提到的文化是模糊的,語言其實也是模糊的。我直到開始學日文我才了解到這點。本質上英文就是比較黑白分明,"He did this, she did that." 這是很明確的主詞和問責。但在日文裡,這就相對模糊,很多事情都在界線中遊走,跟我原本所習慣的很不同。高度創意的彈性、有耐心,這些在工作上都很重要。文化是模糊的,但工作本身不模糊,我的工作包含兩部分,關乎符合法規的部分很直接了當,這是法律,你遵守或不遵守。

另外一部分比較難解,關於社會期望的構成,以及如何在組織內部完成工作。

還有其他特質嗎?

要能與其他不同類型的人共事,從非常典型的日本人,從年輕人到長輩。很多我接觸的對象都不說英文,也從沒有待過其他的公司。因為在資深堂,它是非常傳統日本公司,員工基本上大學畢業進來工作,就會一直做到退休。所以他們從未在其他組織內待過、也不太出國旅行,比較沒有接觸過其他思考和做事的方式。其他像我這樣不同背景,試圖在如何溝通、如何找到雙方的共識上,都有很大的挑戰。

你之前在品牌顧問以及行銷領域工作,這什麼契機讓你轉換到現在 compliance 領域?

其實幾年前我在舊金山就曾做過幾年 compliance 的工作。去年我回到台灣休息一段時間,從那時我也開始接觸品牌、行銷相關工作等這些我從沒接觸的領域,而 compliance 這份工作就好像這樣找上我了。其實公司是從 LinkedIn 上找到我的,因為我曾跟公司的其中一間子公司有點關係,所以他們就找上我。當時他們正在重整公司部門,也就是我現在待的這個部門,所以他們希望能有人能進去協助重整並帶領整個部門。一切就是這樣開始的。這看起來是一個很棒的機會,因此我最後就決定把握它。

你曾在舊金山、台灣工作過,現在在日本,你有觀察到職場上不同的工作方式?你又如何去調整自己?

是的,在美國我們比較習慣直接的對話和討論、腦力激盪,這在這裡還是非常「外國」的想法。我起初的幾個會議都是非常單向性的,資深的人說話,其他人點頭,四個小時過後會議結束。當時我還是覺得很困惑。在這裡「和諧」和「合規」的想法非常重要,日本人說的「和」,像我和你的和「和」是最重要的,大家會擔心跟別人不同、太突出、讓別人沒面子、或是不被接受,所以在這裡工作很多時候是很合群的,溝通上也很間接,避免衝突與對抗。

在美國做事情比較線性。你從 A 到 B 到 C,你知道每一步該怎麼走。但在日本,則有很多檯面下的潛規則或是競爭。我還記得在我剛來公司時,我問我的團隊「所以誰負責 A 計畫呢?」我收到的回答是「喔!是 Kato 桑、Susuki 桑、 Kimokuta 桑。」我說:「不!我的意思是指誰是負責人?」

「由 Kato 桑、Susuki 桑、 Kimokuta 桑。」我說:「我需要一個負責人。」,大家對於就一個人主導一個計畫是比較不自在的。

所以他們是沒那麼注重結果嗎?

不,我想結果很重要,但是在過程中必須得放上許多注意力去在乎大家的觀感,也就是大家必須都覺得可以接受才會繼續前進。如果有人覺得不舒服的話,則計畫就會停滯不前。

關於日本公司文化,有一些既定印象是不鼓勵多樣性和個人意見?

我們這一點有在改變,像我之前提到的這是歷史遺產的一部份,資深的管理人絕對有在推動創新,推動很多可以帶領我們銜接未來的改變,有趣的是,我們公司實際上是一家非常創新的公司,過去幾年我們的業務成長很快,現在事情逐漸趨緩,而變得有些安逸下來,現在我們再次試圖成為科技新創浪潮的前端,像許多其他對手在做的事,收購新創、科技化、穿戴式科技、人工智慧等。

那你的性別呢?你覺得身為女性在這個傳統的社會是否對你造成任何影響?

有,但因為我是外國人,也不懂日文,也有可能因為我西方的特質,我不會試圖去變成像日本人。部分是因為我無法,因為我不會說日文,也不了解他們的文化。我會學習並遵守潛規則,但同時我是外國人,我發現這讓我更容易把事情完成,因為我不會完全照遊戲規則走。但在尊重與服從規則間需要取得一個好的平衡,讓我知道該在什麼時候捍衛自己。

好比你在一段關係中,知道有時即便你不了解、不認同,但我就是靜觀事情的發展,其他時候我可能會更努力去將事情往前推進、突破,我也還在學習,但找到平衡是很重要的。

你會覺得因為自己的管理階層身份而有所不同嗎?因為你比較好管理,所以他們也比較尊重你?

是的,我想你提到我早該提到的一個關鍵點。現在在團隊中最有趣的事情是,我是我團隊的負責人,而在團隊中我手下其實擁有四個 manager,因此他們雖然是 manager,但還是得向 senior manager 回報。他們往往都比我大上不少年紀,在公司的資歷也比我深。然而,因為我是他們的主管,因此不管他們同不同意我,他們總是按照我所說的執行。這有好有壞,它也正在往好的方向改變,但剛開始時我實在無法從任何事情上得到真正的意見。

他們就只會同意你。

他們雖然同意,但我無從得知他們是否真正同意。他們就只會點頭說「はい」,就像是「收到,老闆。」但我總是很好奇他們到底真正在想些什麼。不過在經過幾個月後,他們有變得比較開放,而我們之間也有良好的對話。雖然有時在團隊內部討論時,人們還是傾向保持安靜,但至少他們一天比一天更願意和我表達意見。

你認為你能夠逐步改變現狀嗎?還有鼓勵他們給你回饋或是加入討論?

我想我想是有可能的。我們確實進步了很多,雖然是針對工作上的進程。而我想舉一個例子,是發生在我開始在這工作至今九個月的時間,當我工作到六個月時,我做了一件讓我的團隊覺得我瘋了的事情:我要求我的團隊給我回饋 (review)。因為從來沒有下屬會被主管要求給予回饋,因此我不斷鼓勵我的團隊說回饋將會帶給我很大的幫助,而我也真心需要瞭解。我沒有要拿回饋來要脅你,這不會針對個人,這只是工作。

我想不論是在日本文化、亞洲文化,台灣也許也是這樣,公私比較不分明。在西方,尤其是在美國,工作就是工作,是十分追求專業的。我們不會將工作的事情針對人,但在這裡界線非常模糊。最後我確實收到了大家的回饋,但全都是正面的評價。我知道看起來是件好事,但我也清楚不可能不對他人說建設性意見。也不是說只想要批評,只是你希望事情能有所不同。唯一我獲得的就是「喔!Wan 桑請你講話慢一點,因為英文我聽得不是很清楚。」這是我唯一收到的批評。

同意。我認為在日本職場中給予回饋非常少有的。因為我們曾訪過日本的不同公司的人,他們大多數都比較年輕,或是像新創,因此可以理解他們工作的方式比較像西方人,他們也比較願意去改變、去創新。但我想在這種傳統的美妝保養品公司願意讓「外人」加入他們,尤其是資深主管階層,真的能夠改變傳統職場文化。

給有給有興趣到日本工作的人,特別是女性,你有什麼建議?

第一件事情是仔細思考你過來的目的,這是一個籠統的問題。這個人不一定會講日文,不一定熟悉日本的文化,所以了解你的目標。我還會強調一件事,外國人被看待的方式,還有外國人的作為跟日本人之間,還是有很大的差異。很重要是要找到在你的工作環境,他們的期望是什麼?你的界線在哪裡?一旦你把這些定義清楚了,我覺得會容易些。

很多人會說日本社會,特別在工作的環境對女性還是不那麼友善,你有遇到過類似的狀況嗎?

有一次類似的經驗,但跟公司無關,我當時有一個商務晚餐,在一間非常高檔的日本傳統餐廳,我們這張桌子上有八或九位男性,我和我的翻譯是唯一的女性,當他們開始上晚餐時,餐廳的女服務生就把 sake 放在我旁邊,暗示是由我來倒酒。

那好沒禮貌。

這方面比較不傳統。那就是社會所期待的,不論你的階級,這就是文化的一部份。所以我就不碰那個酒,但在那樣的處境,我認為這跟公司是無關的,這是社會的問題,在我的公司裡很鼓勵提拔女性,鼓勵女性晉升,也鼓勵她們追求家庭、生小孩,公司鼓勵大家準時甚至提早下班去照顧小孩,我覺得這是很棒的事,這方面比較不傳統。

在現實面,這些媽媽若請了育嬰假還有機會回到崗位嗎?

對也不對, 一定會有一個職位,但是不是原本的那個職位就不一定。因為育嬰假可以很長,可能長至一年,所以你原來的工作是不一定會在,但一定有份工作等著你。

最後一個問題,影響你職涯最深的一件事是什麼?

就讀國際學校這件事,因為我小時在南加州出生和長大,那是非常典型的 ABC 成長環境,然後因為家裡的一些因素,我和我弟弟高中跟中學的時後就到台灣讀台北美國學校,那段經驗真的讓我瞭解到我過去的世界是多麼小,整個截然不同的文化和語言,真正讓你看到一種不同的心態,因此我日後的工作方向、人生方向都是往國際去走。

你現在完全是多文化、多語言,你現在甚至在一間非常傳統的公司,而且你還不會說他們的語言,我覺得你這樣去推使自己往這個方向是很棒的。

對曾經有段適應的日子,現在不會了,我前兩個月有時的真會懷疑。因為這不只是工作,我公司我有翻譯,那很好,但我一旦離開公司的門,我就是要靠自己,我聽不懂。

特別是我們看起來就是亞洲人,所以他們可能也標準更高。

而且又是女孩子,還長華人樣,那其實沒有幫助。

好,我們非常謝謝婉芳跟我們分享這麼多在日本工作的事情,我們要再次祝福婉芳,也希望她接下來還有更多有趣的故事,到一個工作,或是下一個階段可以再跟我們分享,謝謝!

謝謝!

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同場加映:

2017 / 2 / 5