當你有「遇到問題、解決問題」的 Ownership 態度,就會擁有更大的舞台 – 中華安全行動照護協會的秘書長、 美國非營利組織 Give2Asia 台灣區顧問 Jill


Hello CAREhER 的讀者,在職場怎麼樣讓自己成為不可或缺的人才、主管到底看的是什麼、加上職場的變化越來越快,許多工作技能都需要不斷地精進,哪些能力,是隨著你的工作經驗越多,越應該要能呈現的,更是當管理職不可或缺的一種能力 - Ownership ,也是我們八月的專題。之前我們訪問過在臉書工作的 Christina,用她在外商的經驗跟一個大的團隊工作的角度來切入。

今天我們要介紹的是另外一位也常在 CAREhER 分享工作經驗的 Jill,請 Jill 介紹一下妳現在的職位與工作內容:

我同時擔任兩份工作,一份是中華安全行動照護協會的秘書長,這個協會主要是在推動老人照護、失能照護這方面的非營利組織,這個組織裡我就是最主要的一個人。
第二份工作,我是 Give2Asia 台灣區顧問,Give2Asia 是總部在舊金山的非營利組織,我們做的事情是,把美國的資源,大部分是錢,送到亞洲 25 個國家的非營利組織,我就是負責台灣區業務的人。

就是負責把錢送到台灣的人

沒錯。

這非常重要,所以身為行動照護協會的秘書長,最近在新聞的熱頭上,你們應該感受到很多社會上的關切?

對,這現在已經變成顯學了,所以會有很多媒體來訪問,或是可以看到民眾的需求越來越大。

真的,尤其隨著社會高齡化。
請 Jill 先談談什麼是 ownership - 這個詞很難用中文來解釋,大家如果有看過 Jill 的文章,很多她的忠實粉絲,應該知道她在這兩份公司之前,其實是在美國做運動經紀相關,所以你其實可以感受到,美國文化跟台灣工作文化有很大的不一樣,那更要請 Jill 來談談。

在妳的定義中:什麼是 Ownership?甚麼樣的思考、甚麼樣的態度,妳會怎麼定義它?

我覺得 ownership 就是把自己當作起點、還有終點,就是 「 事情到我這邊一定要有個解決方法」這種態度。

我還蠻喜歡舉個例子,最近看到一個臉書朋友分享的動態,她是女生、自己也創業,她分享在兩個地方創業的不同經驗,在 A 地,她花比較多心力去預想,我這件事情做下去,團隊可能在哪裡會出包、我要怎麼去補這個洞、我要怎麼救火,隨時做好這種打算。後來她到了另一個地方去創業,她發現那個地方的員工大家的態度完全不一樣,她的員工會主動去想哪邊可能會有破洞,甚至有破洞時,在老闆還沒發現之前就通通把洞補好了,他們最常說:這個事情你不用管、不用操心、你去忙你的,這個交給我就好了。我昨天看到這樣的動態,其實是很明顯的對比。一個是員工認為老闆交辦甚麼事,我就做好就好了,其他有可能發生的風險是老闆的責任;另一個是即使老闆沒有明確規定我要做,可是為了把事情做好、為了讓所有專案可以順利的進行,我還是必須要把所有可能想到的事情都先準備好,如果有況狀發生,我是第一個要跳下去的,不用老闆操心。我覺得這是 Ownership 一個很好的範例。

等於是她把老闆要擔心的事情、要救火的份都做完了,所以老闆真的會覺得「那我事情就交給你」,這樣子員工也會有越來越多發展的舞台跟空間。

我朋友分享的是一種感覺問題,她覺得我同樣都是付錢去請員工,為什麼兩邊心態差那麼多,也因為這種差別,讓她覺得這個錢付下去,還有我在交辦任務的時候,甚是我未來有更多發展機會,她會去想是不是要給積極的員工多一點機會。

就是讓老闆少提心吊膽的那個人。

沒錯。

剛 Jill 有分享妳在行動照護協會比較是獨立的工作型態,很多人的工作也是比較獨立作業,Ownership 在裡面又是扮演甚麼角色?

其實不管在安全行動照護協會、或是在 Give2Asia,我都是單兵作戰居多,我一個人要負責所有事情,事情到我這邊,我就是跟上面彙報,可是下面沒有人,在這樣的情況之下,ownership 對我來說是非常自然的事情,因為我不 own 誰 own 阿!我常碰到的狀況是,你一個人要解決很多事情的時候力量有限,所以要有很多的外包、很多的溝通,這種分配任務的過程,所以我花了很多時間在溝通、把工作外包、確認人家的進度、在把這個進度接回來確認成果,再往下一步丟。

如果你把自己當作這樣的管理者,其實多事情你有那個體認說我自己是要去控制管理的。
舉一個最近的例子,我在 Give2Asia 每年處理兩億的捐款,有天晚上九點多時,接到一個非營利組織打電話來,他就說他報金費時少報了一千塊台幣,可是他第二天就急需這個一千塊,我就必須要趕快幫他處理一些已經在銀行進行的程序,你知道台灣跟美國有時差,內部也有文書作業要跑,所以我是連夜在幫他處理一千塊的事情,我那時候就很想說我一千塊我先給你,但文書跟流程的關係我沒有辦法這樣做,我當時甚至想說如果他們急需這筆錢,那我的 Plan B 跟 Plan C 是甚麼,那當然事情後來很幸運的是很順利解決了。

這其實就是我工作的日常,在每年處理兩億這樣的錢裡面,一千塊真的不算多,可是不管在怎麼小的事情、不管在怎麼緊急的狀況,事情到你頭上就是把它做好,所以跟大家分享當成一個 ownership 的範例。

Jill 常常會分享文章說,妳的個性其實是比較內向一點的,Ownership 有時需要妳去敢於發聲、敢於承擔,對內向來說是比較矛盾的事情,該怎麼去培養自己的能力呢?

其實我覺得「當責的態度」跟內/外向沒有太大關係,但就像 Tiffany 剛剛講的,有時候內向者的確是有些不那麼擅長的事情,我有想到三點可以跟所有讀者分享:

1. 內向者的優勢 - 專注:我們可以專注一件事情上很長的時間,不會看到其他好玩的東西就跑走。缺點:一次無法分心太多事,我會去根據自己的能力還有經驗去抓一個短期跟長期計劃的黃金比例,這種比例一出來,就你有很多事情要同時處理,可是這些處理完就好了,有些比較長期的事情需要你花費比較久時間、比較多精神去做。
我會盡量從我的工作經驗去找到這種短期跟長期配合的比例,也不要一次抓太多短期要處理的事情在手上,這樣內向者很容易就崩潰。

那可以偷偷問你的黃金比例是多少嗎?

我的黃金比例,長期大概 30%,短期 70%。

所以你這是多久的磨練演算才讓自己知道:這是我最可以表現最好,工作起來也最從容的一個比例?

其實我就是當了一輩子的內向者阿,我進職場大概 11 年左右,這中間一直在摸索,我覺得有一個重點:很多工作不是你可以掌握的,第二個,你工作產業跟你職位的特性,也不見得是可以去符合你的黃金比例,所以這有一些你需要在經驗中找到跟這些工作跟你的團隊相處的方法,要妥協跟溝通。

2. 溝通技巧:很多事情沒辦法一個人處理,所以必須請別人幫忙或是委託給別人,在 follow 進度時,以我這個內向者來說,你要跟別人去催繳東西,其實是一件很內疚的事情,打電話催繳東西對我們來說也是一個比較大的負擔,我如果把目標放在「完成工作」上面,就會克服你講電話的恐懼或是克服你的內疚,現在有很多用文字可以溝通的方式,比如 Line、FB messenger ,都是可以稍微減低講話的焦慮。

3. 速度:在 Ownership 這件事情上,不可諱言地有很多時間壓力,在短期之內要把事情處理好,對內向者來說不太符合我們的天性,我們是比較深思熟慮的,會想要有完美方案再給出去,可是難免有時候會犧牲掉速度。所以我常跟自己說 「先求有再求好」,這已經變我的座右銘了,很多事情 60-70分先給出去,等人家的 feedback,再做進一步打算。

最後 Jill 要跟大家分享一些最近出書的經驗。

我們內向者比較不會講話,可以在文字上面我們可以花比較多心力、也比較展現,所以我最近有做了一本書叫:「失能安全照護全書」(了解更多),這跟我的工作有關係,它主要在講:家裡面如果有長輩,他身體上有點狀況,或者是病人的話,可能會需要甚麼樣子的工具,特別是針對很多自己在照顧家裡面的長輩或病人,自己都變受傷的人,自己要去復健,特別是針對這樣的照護者,我們提供了一些比較安全的 solution,給大家照顧自己也保護家人。

大家有需要給可以去看看這本書,也謝謝 Jill 今天以獨立工作以及內向者的這兩個角度來切入 ownership 這個議題。

2016 / 8 / 16