【海外工作系列】日商面試主管「對話的投接球」,你接的住嗎?

【海外工作系列】日商面試主管「對話的投接球」,你接的住嗎?

2016 / 1 / 21

過年後熱騰騰的離職潮又要到來了,面對嶄新的 2016 年,妳,準備好了嗎?

上次我們談過為什麼履歷會被拒絕。這次針對履歷審查成功通過的妳,下一步就是面試了,其實日商跟外商有著兩種不同的文化,需要知道面對外商或日商公司,就讓我們來看看面試兩個不同系統的公司,需要什麼樣的事前準備。

在進入面試準備前,需要先了解日商跟外商最大的差別到底在哪裡。相信很多讀者多少都有耳聞過一些日商跟外商的各種情報資訊,像是日商常常需要加班、女性不容易升官,而外商則是壓力大,成果主義導向等等。

其實日商的差異是因為日本的終身雇用以及年功序列制這兩大制度,立基於傳統的家族主義,進而在這幾十年內發展出來的。儘管在這樣的雇用文化裡中,其實從 1970 年代的石油危機開始,已經有許多企業逐漸朝實力主義的系統拓展,例如日立集團旗下的日立製作所在 2014 年底,就宣布廢除年功序列制。但事實上直到今天,這些制度還是普遍存在大多數的日商中。因此,在採用的時候日商都會以「是否能夠長久待在公司」以及「是否能夠適應公司文化」等標準評估是不是適用的人才;相反地,外商由於歐美各國注重公平性想法的渲染下,各大企業在採用時相對注重「實力主義」。然而這些背景會如何影響人才的僱用呢?

舉例來說,日商會比較注重眼前這位應徵者跟公司的「相性,(中文解釋可以稱做契合度)」,妳是否能夠融入公司文化以及團隊合作?是否能夠跟大家齊頭式地開始,並且沒有任何突兀點?是否能夠長久的在同一家公司服務?

另一方面外商則會比較重視妳過去是否業績表現優異?是否能在競爭中生存?是否能適時對不合理的要求說 NO?

下面我歸類出三個大重點討論,幫妳揭開日本企業日商跟外商神秘的面紗。

個人品牌的第一印象 ─ 服裝

所謂佛要金裝,人要衣裝。我會特別討論這個主題,是因為近年日本的僱用活動上出現一些滿特殊的改革。日本最大的人力銀行 Recruit Holdings 在今年 5 月底時,推出了新人面試禁止穿套裝的規則,大膽地打破了大家對於日本過去企業徵才時的刻板印象。

但是不穿套裝要穿什麼呢?建議各位穿適合妳應徵適合該業界以及當地文化的服裝最好。各個業界有不同的標準,譬如說金融可能就會比較嚴謹,但是 IT 反而要求便服的地方也不少。

在日本,日商基本上都以套裝為主,男女皆統一著黑色套裝,應徵職缺的位階愈高愈偏自由。對於應徵中高階職位的女性來說,褲裝是一個不錯的選擇;如果是新人的話,建議最傳統最低調的黑色裙裝套裝。外商依公司相對比較寬鬆,有時候搭配一些比較活潑的顏色,反而能成功凸顯自己的特色,如果妳想幫自己的第一印象加分,這也是很重要的一點。

特別像是外商的設計相關、美妝品、服飾業界,或是公關、奢侈品行業,服裝反而會是面試過程中頗具影響力的一個項目。妳的服裝顯示了妳的個人品牌,而妳的品牌與公司的品牌是否一致,就可能是決定妳會不會被採用的關鍵所在。如果是面試主管職的男性,深藍色會是一個凸顯自己特色的選擇,領帶則盡量選擇比較低調一點的色系,避免突兀。另外,某些日商相關產業也適用此法則。

日本另一個比較特別的地方是,如果應徵職缺的工作內容中包含需要面對客人,大多數的公司多少都會注重女性的妝容。平時不會化妝的人,記得面試時擦個淡色唇膏跟淡淡的腮紅,看起來會比較有精神。但切忌不要化成濃妝。

30 度、 45 度、 90 度鞠躬的不同意義 ─ 禮儀

比起服裝,禮儀上日商跟外商就有更明顯地不同。很多人都知道,日商有一套很龐大禮儀系統,光一個鞠躬就有很大的學問。簡而言之,30 度算是打招呼程度(例如說早安),45 度用於道謝,90 度則是道歉。因此可以知道,面試最常使用的是 45 度的道謝。如果在辦公大樓環境,不管是電梯還是廁所,都有可能遇到準備面試公司的員工,這個時候 30 度的「您好」或是「早安」都能帶來好的印象。另外,往往容易被忽略的小細節都是用第一印象決定很重要的地方,從櫃檯的禮儀(不論有沒有人,都需注意是否有精神地打招呼),一直到遇到面試官為止的對應都極為重要,對端茶小姐的一個「謝謝」都很可能是加分點。

初次見到面試官時,在日商的場合必須有精神地打招呼,並謝謝對方撥出時間面談;外商則是偏重握手。除了公司系統外,這些應對都需要依照當時面試官的文化跟背景調整。像我自己就遇過日本籍的面試官開頭就跟我握手講英文,這種時候就得把先入為主的觀念給放一邊,因為配合面試官的習慣是最保險的。

然而,面試中除了抬頭挺胸的姿勢之外,視線跟表情其實也很重要。不管是日商或是外商,如果妳的視線沒有辦法直視面試官,其實是一件很失禮的事情,尤其當對方具有歐美背景時,無法直視對方其實就是沒有自信的意思。

在心理學上來說,不管是談戀愛還找工作,第一印象都是重要的決定因素,更不用說面試。麥拉賓法則甚至還提到,當我們在決定別人給我們什麼樣的印象時,55% 會受到視覺因素的影響,而這 55% 的視覺因素又包括了表情,動作以及視線;另外還有一些學者也指出,第一印象被認為是事後最難改變或修正的,所以如何在面試時表現出最好的第一印象,對整個面試過程有著極大的影響。日本甚至還有「第一印象決定了 7 至 8 成妳是否會被採用」一說。所以,除了上述的服裝之外,進退應對的身體語言和表情等等,都建議可以在面試前多加緊練習。

溝通的接球與投球 ─ 問題與回答

日本有個慣用語就是「對話的接投球(会話のキャッチボール)」,熱愛棒球的日本國民,把人與人之間的對話譬喻成棒球運動中的傳球,巧妙地表現了人與人之間溝通的「給」和「收」的重要性。

記得某次,我跟公司裡最愛發拒絕牌的總經理討論他心目中的理想人才。他說了一句很有趣的話:「面試,說穿了其實就是看溝通能力。」

當時身為新人的我突然恍然大悟。沒錯,面試除了第一印象之外,最重要的其實就是溝通能力。面試的基本問答大多數都是圍繞在應徵者過去的經驗、現在的能力,以及未來的目標這三大重點上。不管是日商或是外商,良好的溝通在任何一份工作上都是必要的。那麼如何表現出良好的溝通能力呢?下面我就以能力跟態度這兩點觀點來整理出一些面試上的溝通技巧。

首先是能力,除了職缺要求的能力之外,還包括溝通上的邏輯思考。最典型的例子就是對於問題的理解力、是否能夠有條理地回答具挑戰性的問題,或是回答內容前後是否有矛盾等等。再來就是能不能簡潔明瞭地論述,不管是自我介紹還是應徵理由,應徵者能否於短時間內提到重點,並且有條不紊地回答面試官。最後一個是臨機應變,像是被問到假設題或是狀況題的時候,能否臨危不亂,冷靜應對。

第二個是態度,積極進取及不搶面試主導權都是日外商的共通加分點。但如前面提到的,日本跟歐美的一些文化及雇用系統上的差異,造成在態度上日商跟外商基本上偏好會有一些不一樣。適宜場合的自信跟自主性對外商來說相對重要,而日商則會比較偏向謙虛,柔軟及高度的協調性。

上面能力跟態度主要是在溝通的接球,接著我們來看看投球的部份。

最典型的投球莫過於問問題了,通常面試官都會留最後面 3 至 5 分鐘的時間讓求職者問問題。這個問問題的學問可就大了,一個好的問題會幫整個面試畫上一個完美的結尾,但是相反的,如果是一個不好的問題,可能會破壞前面面試過程中建立的基礎。不管是日商還是外商,切記不要劈頭就問薪水跟條件,這會造成對方產生妳是否只在意薪資的印象。提醒大家從公司文化、組織風土,以及未來目標這些地方下手。

我前陣子就遇到一位非常符合我們職缺條件的求職者,他劈頭就表示,如果薪水沒有達到某個水準他就不要。這時候身為 HR 的我們,把這件事情跟採用經理分享了之後,團隊就決定婉拒。由此可見,這樣的大忌千萬不要犯。當然,如果妳真的有非說不可的難言之隱,我也建議在面試接近尾聲的時候再提出,或是有人事 HR 確認的時候,請記得除了現在的薪水之外,近期如果可能被被加薪或是升官,都切記要在當下提出。

想當白紙或是拼圖

綜合上述,我會說日商會希望妳是一張白紙,能夠由他們來塗上喜歡的顏色;但是外商希望妳是各式拼圖中的一小塊,由妳幫公司完成他們要的多彩藍圖。

不管是在日本還是台灣,面試在找工作上都是不可欠缺的一個過程。但是除了公司選人之外,面試也是一個讓妳選擇企業的機會。建議大家在面試過程中不用一味地阿諛奉承,因為不論是外商還是日商,不管是工作內容還是公司文化,我相信沒有一家公司是零缺點的,重要的還是怎麼找到最適合自己的公司。

請務必把面試也當成是妳自己選擇公司的重要指標,這樣才能夠真正獲得一個高品質的面試經驗。祝大家在面試時都能有最出色的表現!