從前ㄧ晚到一早,聰明保持工作生產力

從前ㄧ晚到一早,聰明保持工作生產力

2015 / 9 / 22

大家一定有這樣的經驗,有時候工作一整天下來,明明人坐在桌子前面,卻一事無成,想休息也沒有休息到,到最後是事情沒做完,人也精疲力竭。

生產力對於工作者來說,無比的重要。當工作效率高的時候,完成的品質高,時間也花費的少,偏偏要持續讓自己保持在「有效率的狀態」是非常不容易的。但是有許多研究都在想辦法解決持續擁有生產力這件事情,而多數的結論有兩個 : 前晚充足的睡眠,以及在白天時候,聰明地運用短暫的歇息時間充電。

夜晚的例行公事幫助妳在早晨時更有效率

夜晚的例行公事是很重要的前置作業。

許多研究都說人類一天需要的睡眠平均為八小時,但事實上,比睡眠時間更重要的因素是睡眠的品質。回想一下,妳是否有曾經睡了多於八小小時,但起床後還是感到疲憊和頭昏腦脹呢?這正是因為妳缺少睡眠品質。可以參考以下六個幫助提高睡眠品質的睡前好習慣:

1. 反思:每晚睡前,回想一天並反省自己:「我今天完成了什麼事情?達到了什麼目標?」如果妳度過難熬的一天,試著寫下一至三件妳應該能完成的事情,為「下一次」作準備。

2. 排出明天最重要的任務:我們都知道排序很重要,與其每天列出「應該去做」的清單,不如限制自己列出一天的三件「首要任務」,會更容易達成。所以試試看,每晚睡前列出隔天早上起床後,最優先需要完成的三件事情。第一次可能會花比較久的時間,練習多了,便可以縮短列清單的時間了。

3. 往好處想:試著對自己完成的好事給予讚賞和認同,不要苛責自己應該怎麼做會更好。每天習慣讓自己保持積極、正面,將會提升妳的自信和能力。

4. 懂得感激:寫下三件今天最感激的事情,幫助自己正向思考,也幫助睡眠。

5. 整理你的桌面:雖然有許多研究喜歡擁護凌亂的桌面,認為這樣增加工作者的創意,不過我個人也比較贊成,乾淨的桌面相當於清晰的思路,擁有一個乾淨的工作環境,使我們專注且更有效率地完成需要做的事情。

6. 創造更好的睡眠

  • 追蹤妳的睡眠,使妳在最好的時刻醒來:在淺層睡眠時醒來,能夠避免起床後感到昏沈。推薦使用 Sleep Cycle(APP) 的智慧鬧鐘功能依照睡眠週期,決定妳最佳的起床時間。
  • 睡在全黑的房間裡,促進褪黑素生長
  • 開啟手機飛航模式,避免電磁波
  • 下午兩點後停止喝咖啡
  • 避免亮光,並減少電子儀器的藍光刺激
  • 別在睡前兩小時運動以及吃大餐

早晨準備,讓自己有高生產力

前一晚的準備正確了,到了辦公室又是另一個挑戰,怎麼在一早保有良好的戰鬥力呢?

如果妳真的希望最有效的運用早晨,那麼就別浪費時間在簡單的任務上。 史丹佛大學便發現,意志力是會隨著一天過去跟著損耗的有限資源,妳的能量也會因此下降,意思就是,妳會很容易分心,也更難將事情完成。前述的研究便指出,想要維持好的生產力,最好一大早就一股作氣去做最困難又重要的任務。所以學會排序,確保妳最重要的任務在一天的開始就能被解決。

設定具體目標也是另一種方式。在排序之外,設定任務時候,也需要技巧。有些太過抽象的目標,像「我想要完成一個提案」,除非你是對著神明發願,不然,實在很難對當天的生產力起任何激勵作用。那麼該怎麼說呢?試試看:我想要把我的提案完成到某個確切的章節,每個章節我只能花一個小時。

這麼一來,妳不但有更具體明確的目標,甚至設定了時效,在這種明確的壓力之下,或許你有更快的方法找到該完成這「五個小時五章節」的目標了。

另外,像是保持桌面的整潔,減少讓自己分心的品項在桌面上;早上起來運動,喝杯檸檬水;不要多工進行(multi-task),適時的拒絕其他不重要的邀約或是任務,都是可以幫祝大家在一早就把生產力好好保持住的好方法。

聰明休憩法

除了上述整理的方法之外,工作時候的充電也很重要。

美國兩位 Baylor 管理學院的助理教授,為了研究人們在休息時是否能有更有效恢復體力的方法。找來 95 位使用電腦工作的員工(其中 83% 為女性),年齡範圍為 22 歲至 67 歲,其中約 50% 在家帶小孩。參與研究者每天都必須記錄自己的作息時間,並在每次休息之後填一份簡短的問卷。應答者們共填了 959 次「休息問卷」,平均每人一天兩次。

有些結果不讓人意外。當受雇員工停止手邊的工作,重新專注於較喜歡的活動上面,她們越快恢復體力。這並不代表她們選擇做不用腦力的的工作,而是她們有更喜歡做的事情。換句話說,她們分心作別的事情其實是在從事「更好的休息」。

話說回來,並不是只有做喜歡的事情才能達到休息的目的,有時候你只需要轉換工作的模式,就能得到一樣的休息效率。因此,就算你選擇走到長廊上,用手機查收工作 Email,反而可能比坐在辦公桌前來得更好。 另外一個有趣的結論是,什麼時間點休息也很重要,研究發現工作者的休息時間如果越接近起床時間,得到工作效益越大。所以如果你早上就覺得今天無力,與其硬撐到午休時間才休息,不如直接在早上時就抓緊時間,做喜歡的事,充個 10 分鐘的電。

微調你的工作休憩模式

看了這麼多的研究和祕方,你覺得哪種方式最適合自己。有沒有發現,不管自己的習慣是什麼,最重要的其實是不要在明明身心狀態不佳時,還繼續用低落的效率工作。把這些方法當作有趣的實驗,在自己日復一日的工作中,用微小的調整,感受更大的改變!

妳提高工作效率的方法又是什麼呢?什麼樣的休憩方式對妳最有用呢?

 

 

圖片來源:iStock