妳真的沒有那麼忙-發揮最大時間價值的祕訣是「善用大石頭與小沙子」

妳真的沒有那麼忙-發揮最大時間價值的祕訣是「善用大石頭與小沙子」

2016 / 2 / 2

「我想看這本書,但是沒空。」
「我想規律運動,但找不出時間……」
「我真的好忙,沒辦法下廚煮晚餐!」

我沒空,我沒時間,我好忙,大概是現代人最常掛在嘴邊的幾句話。有些人或許被時間推著,完成每天的例行公事就算交代過關,但有心投資自己職涯的 CAREhER 讀者們,一定不甘心如此渾渾噩噩過日子。

我們真的那麼忙嗎?還是沒有把時間妥善運用在對的地方?美國暢銷作家小傑克森布朗(H. Jackson Brown, Jr)有句話:「別說你時間不夠,你每天擁有的分分秒秒,和德蕾莎修女、達文西、愛因斯坦一樣多。」的確,每個人的一天都是 24 小時,我們無法把一天延長成 25 小時,只能把密度提高,讓每一分鐘發揮最大價值。

聰明媽媽 Have it All 的秘訣:大石頭跟小沙子

火紅的暢銷書《就因為「沒時間」,才什麼都能辦到》作者吉田穗波是日本婦產科醫師,同時是三個孩子的母親,不但兼顧工作與家庭,她還能擠出時間進修,半年申請上哈佛大學公衛學院,兩年完成碩士學業。

穗波醫師在書中分享,自己並不是面面俱到的超級女強人,因為認清這點,對不擅長的領域,她尋求專業幫助,例如請褓姆照顧小孩,擺脫「與孩子片刻不離」才是「好媽媽」的迷思;或者降低自我標準,例如微波食物半成品,再煮一碗湯,就算為家人張羅了愛心晚餐;另一方面,專注在「捨我其誰」的事情上,例如申請學校、完成學業,因此能交出好幾倍的成果。

聰明媽媽在各種角色中優雅轉身,常是值得學習的時間管理高手。知名作家與演講者、時間管理專家 Laura Vanderkam 曾訪問 143 位年所得超過 10 萬美元(達到這個所得數字,僅占全美職業婦女的 4%),且家中尚有未成年孩子的職業婦女。她發現「Have it all」並非遙不可及:在工作上,她們平均每週工作 44 小時,每天至少睡足8 小時,並在工作天擁有 3 小時親子互動時間,不論工作投入、家庭照顧、自我充電都游刃有餘。

她們是怎麼辦到的?Vanderkam 歸納,在工作上,以每週 168 小時來規劃,而不侷限每天 24 小時,例如週一到週三加班到深夜,週四安排半天休假,或者週五在家工作,以挪出屬於自己的空閒。

對這些媽媽來說,「最大價值」並非讓每分每秒都塞滿代辦事項,工廠的生產線可以藉由不斷運轉,將產能開到最大,但對人性而言,適時放鬆身心,做好健康管理,才能在該衝刺時一舉達陣。因此她們非常重視睡眠,因為良好的睡眠是對自己最好的投資,隔天能立即回報注意力集中、高生產力,才能有最佳表現,有效率地完成工作,也形成良性循環。

而陪伴孩子,Vanderkam 提醒,不該忘記早晨時光,例如早上六點起床,八點出門,就是 2 小時完整的相處;她更建議把握零碎時間,例如,一位媽媽通勤所需,每天七點十分要送孩子到學校,但她總是七點抵達,然後花 10 分鐘和孩子玩耍,等七點十分再離開。雖然只有短短 10 分鐘,但聊勝於無。且這段親子時光,能夠讓自己和孩子都能用輕鬆愉悅的心情展開一天,而不是屈就於時間壓力下,充滿焦慮地開始一天。

如同穗波醫師的示範,先依照「大石頭理論」,挑出生活目標中的「大石頭」,並規劃整段時間全力以赴,發揮整體時間的最大價值;接著,利用零碎時間完成代辦事項中的「小沙子」,可別小看這些零碎時間,聚沙成塔,最後也能展現可觀的成果。

聰明女孩的小沙子:通勤、出差

調查顯示,成功人士通常充分利用通勤時間學習、社交、擬訂計畫等,也有許多上班族利用早晨、午飯過後或睡前片刻運動或閱讀。零碎時間其實無所不在,對出差頻繁商務人士而言,一趟商務旅行,除了目的地彼端幾小時的面對面會議,中間要歷經好幾番等待,更別提因為班機延誤平白多出的大片空檔,既然出差日仍是工作日,好好利用這段時間勢在必行。

杜克大學商學院(Duke University’s Fuqua School of Business)講師 Dorie Clark 推薦在掛行李、通關與等候班機的時間收聽 podcast,「這是能空出雙手又能吸收新知的最佳活動。」Clark 推薦涵蓋專業議題的 podcasts,從法律、專案管理、創業、行銷等無所不包。或者你也可以聽聽 CAREhER 的每週語音,上一週就介紹了工作媒合平台 mit.Jobs 創辦人 Lily 的分享。

而人際關係專家 Keith Ferrazzi 則建議先準備一個「問候清單」,以簡短電話與朋友寒暄,例如從 facebook 動態消息得知朋友生日,利用候機時間打通祝賀電話,舉手之勞,卻能讓朋友倍感窩心,雙方友誼加分。飛行時沒有網路與電話干擾,最適合文字工作,包括寫作、撰寫報告、回覆問題等。當然,翻閱雜誌與收看娛樂頻道,適度放鬆,也能補充大腦不可或缺的養份。

留給創意的間隔時間

零碎時間不僅能處理例行瑣事,把握幾個「短暫而美好(short and sweet)」的時段,也有助完成大型計劃。創辦時間管理顧問公司 real life 的 Elizabeth Grace Saunders 認為,與其期待高度專注、長時間不被打擾的「完美工作時間」,不如立刻展開行動:先寫下所有可能完成專案的「下一步」行動計畫;再利用每次 15~30 分鐘的間隔時間(block of time)推進,完成這些行動計畫中的一步或幾步;在每次間隔時間結束前,重新審視是否有新發現的「下一步」,並重複這樣的循環過程。Saunders 強調,即使只往前一小步,都強過原地不動,且及早開始,才能在過程中有較充裕的時間解決問題、調整方向,或者對外求援。

我自己也是工作忙碌、每天通勤3 小時、家中有兩個未滿 5 歲孩子的職業婦女,一邊寫這篇文章,一邊也重新整理自我時間安排。

當了媽媽之後,「大石頭」的規劃跟著小孩調整,少了下班後單身女郎的快樂時光,但換來無與倫比的親子互動,還算值得。真的無法割捨的,想辦法用「小沙子」代替,例如,早睡就能早起,從前挑燈夜戰,現在伴著日出讀書寫作,思緒更加清晰。通勤時耳機是最好的朋友,可以吸收新聞、學習語言,當然還有不容錯過的 CAREhER 語音專訪。以往下班後泡健身房改為午飯前運動,50 分鐘紮實的有氧或瑜珈課程後,還趕得上同事們一起用餐八卦的下半場。帶案子期間每個月10天出差,在路上至少寫完兩篇文章、看完三本書與電影,固然有點思念小孩,但也感謝不可多得的充電機會。

自己的生活也算緊湊,但看了穗波醫師的分享後。思考著是否應該立下一塊「更大的石頭」,不必擔心沒時間,只要倚賴「小沙子」的威力。因為擠出時間做甚麼,也比怎麼擠出時間更要緊。從主要的大目標開始,依序往下,再與每天的時間流水帳互相匹配,並持之以恆。新的一年期許不再把「我好忙」掛在嘴邊,而是把握每一個當下,一步步往目的地前進。

各位親愛的 CAREhER 讀者們,您的時間管理哲學是什麼?有哪些運用零碎時間的秘訣呢?歡迎與我們分享。