上班不再是朝九晚五 – 數位辦公室崛起

上班不再是朝九晚五 – 數位辦公室崛起

2016 / 3 / 1

一講到上班,就想到朝九晚五的辦公室生活。各位廣大的上班族們,你們有想過為什麼會有這樣的聯想嗎?其實既定的規則不一定就是對的,也不一定就代表這樣才是最有效的管理與產出。

如果我們回顧歷史,工業革命時代透過標準化作為可複製的模式,因此我們需要大量的人力因應生產與製造。也就此出現 24 小時輪班制:從 7 點到 3 點,3 點到 11 點,再從 11 點到 7 點,這一連串排班可以確保生產線不停擺。24 小時運作、大量產出、壓低成本,達到最大利潤。只要有人待在生產線上,就表示生產力。除了工廠外,辦公室也是職員生產線所在,也就慢慢演變出朝九晚五的制度。

從標準化到創新

但坐在辦公室的妳我都知道,這樣的管理形式與工作效率,已經不是最好的模式。因為隨著網路科技發達,標準化已經不是我們要追求的,我們需要的是創新。

創新不容易,因為要挑戰我們固有的思維, 那些我們視為理所當然的事。想想有多少工作是因為網路科技而消失或創造的?例如高速公路收費站,掃地機器人,自動加油站等。這些只是翎毛一角。還有很多正在進行式,且誰也都無法預估未來的工作究竟是以何面貌呈現。

也因為這樣,舊有的工時制度不一定可以給公司帶來最大化的利潤,也不一定可以啟發員工的潛力與競爭力。相反地,這些所有人都要求要標準化上下班的規定,其實是製造了許多不人性化,不友善的感覺,甚至讓人感到沮喪。

例如,只有午休時間可以出來吃飯,但我可能早餐吃得晚,想要下午 2 點才要吃飯,但若不利用中午時間出門吃午餐,之後可能就無法出去買午餐了。

早上起床我的工作效率可能最好,但偏偏我需要浪費時間在通勤,而不是好好坐下來工作一番。

開會時總是有長官指示方針,但偏偏我們在胡思亂想與七嘴八舌時,最能天馬行空,而非還沒開始腦力激盪時,就先被制式規範與拘謹的會議給澆熄創意的燃點。

如果我們最佳表現時刻跟辦公室規則搭配不上,那我們又怎麼可能有效率? 更別說創新與創造了。

有許多講求創意與創新的公司注意到這點,所以在 Google,或麥肯錫的辦公室裡,總是有吃不完的食物,可以讓人放鬆的沙發區,甚至來點運動健身都不為過。根據研究機構 Gartner 研究指出,成功的企業,絕不是來自一成不變的日常工作規範。但這些 Google 等企業也發現,趨勢的改變,未來遠距工作,遠端遙控再也不是問題,要解決的反而是如何在數位辦公室中 (digital workplace) 連接,溝通,與協作。

藏身在數位環境的辦公室設計

根據國際會計與顧問公司資誠報告,推動數位辦公室的主要動力是來自 G 世代( 1990 年後出生)。這一群人對科技工具有高度熟悉跟適應性,同時也要求辦公狀況能夠依個人節奏調整,也就是說半夜或週末工作,對他們來說不算什麼。因此為了留住這些員工,建立一個數位辦公室是勢在必行。

而適合這群員工的數位辦公室,有哪些值得注意的呢?可以先從下面幾點思考:

  • 依照員工需求辦公:數位辦公室最直接的想像便是每個人可以在不同的時區、國家、甚至是旅遊景點上班。妳可以依照自己的時間規劃,讓自己更有生產力。時間與地點不再是個問題
  • 可隨時發聲的溝通平台:員工可能需要的是可以隨身擷取資訊的配備,如電腦,平板或手機等,公司的作業系統也必須要能夠支援這樣的需求
  • 可隨時接收公司重要管理資訊的軟體:也因為隨時都有人在辦公,因此建立一個良好的溝通平台與資料庫,變得非常重要。各類型的問題可以在此平台發聲,討論,獲得解決,甚至成為日後的資料庫
  • 保護公司重要資訊的關卡-資安設計:當所有的事情幾乎都發生在數位環境中,公司機密以及有可能影響公司核心等儲存方案與安全性相對變得更重要。

當數位辦公室勢不可擋的力量時,千萬別忘了確認這些要點,這樣才能最大化數位辦公室的優勢。

另外,數位辦公室在台灣雖然還屬於發展階段,但是正在發展數位辦公室的雇主也發現到,相較於實體辦公室,數位辦公室有另外的管理挑戰:

  • 遠端遙控團隊很難確保團隊具備穩定的生產力
  • 沒有效率的溝通導致決策緩慢
  • 自律不足的員工無法真正創造,甚至是創新
  • 存取與閱讀資料不易
  • 無法在一個螢幕中解決所有事情

從上述幾點可以發現,不穩定的「生產力」或容易低落的「效率」,幾乎是數位團隊的頭號敵人。解決之道在於,將所有的資訊與資料圖像化,讓閱讀與理解更有效率。找尋適合自己公司的雲端平台,同時確保網路安全存取。更重要的是擁有自由與自律兼顧的員工和團隊。唯有如此,才有機會可以在數位辦公室中工作得更有效率,更快樂。