採購,那些買東西的大學問 – Amazon Lab126 加州矽谷 Claire Tseng


哈囉各位 CAREhER 的讀者,我是今天的主持人 Tiffany,又到了每周三的語音專訪時間。不知道讀者們有沒有發現最近 CAREhER 出了一系列深度的供應鏈產業專題呢?講到這個,大家應該都會想到世界最大的物流公司之一 Amazon。所以我們今天邀請到在加州 Amazon 工作的 Claire,她要跟來我們聊聊她的工作以及供應鏈產業的點點滴滴。我們歡迎 Claire!

大家好,我是 Claire。

Claire 是在 Amazon 擔任 Material Manager,可以跟我們分享一下妳的工作嗎?

我其實是在 Amazon 的子公司 Amazon Lab126 擔任 Material Program Manager。我們是在做 Amazon 的電子產品,像是大家很熟悉的 Kindle 電子書、平板電腦、Fire TV、和最近比較紅的 Echo。我的工作就涵蓋了在供應鏈內和原物料有關的所有事情。簡單的說,我要確保採購到正確而且價格合理的材料,同時要確保它們在對的時間送到對的地方去。當然這中間就包含了很多跨部門(cross functional team)的溝通。像是我們要和工程師說明要的零件、維繫材料清單(maintain BoM)。我們也要和產品部門確認每個零件都會有一個 supply list、價格還有交貨時間,所以這整個過程就需要和很多人溝通。到了量產的時候,我們還需要和負責 planning 的部門確認今年的銷售預測,這樣才能確認要採購多少數量(quantity)的貨和交貨階段(delivery stage)。

妳每天的工作要和很多不同的人溝通,不停地 check email 確認數量。

溝通在這份工作是滿重要的部分。我的工作內容還包括一個滿重要的任務就是維持貨品成本控管,也就是確保財務狀況。

Claire 大學畢業後先工作一陣子,後來才到德州大學念 supply chain 的學位,是什麼原因讓妳做出這樣的決定呢?那時候就想要在供應鏈這個領域工作了嗎?

其實我大學念的東西和供應鏈一點關係也沒有。我大學念的是社工,但我在大三的時候就決定要出國念書,所以我大三升大四的暑假就開始準備托福、GMAT 的考試。後來在選校選科系的時候,我決定要念 MBA。通常 MBA 都會要求先有工作經驗,所以我就先在台灣工作了兩年,之後才開始申請學校。

在念 MBA 的時候,通常都會要選擇要念的科目,那我就選擇了供應鏈。選這個原因,一方面是因為我以前在台灣的工作經驗。我是在貿易公司工作,這之間就有接觸到一些採購、出貨,有關庫存方面的管理,所以我覺得我在這方面比較熟悉。但我必須要說,另外一個原因是因為我用刪除法。因為我覺得行銷的話,自己要有很強的英文能力才能和當地人競爭;加上我覺得我對市場趨勢的敏感度不高,所以我認為行銷可能不是最適合我的。再來,我不想要每天和數字為伍,財務會計也不是我的首選。所以最後就選擇了供應鏈。

可是我到現在都沒後悔過選擇供應鏈作為我的專業,我在這領域也做得很開心。

那妳在採購有幾年的經驗呢?

真正要算的話,我大概有 3 - 4 年的經驗。我現在在 Amazon 做的不是採購,可是我前一份工作內容主要都是做跟採購相關的事情。

那我們先來聊聊妳在採購這方面的經驗好了。

一般採購不外乎要尋找供應商、和廠商議價比價、抓數字預算,對採購有興趣的人才,需要具備什麼樣的特質或是培養什麼能力呢?

說到採購,大家可能會想到的就是買東西,在日常生活中大家都會買東西。但我覺得,擔任採購的話,溝通能力很重要。舉例來說,今天妳要買相機,妳可能對這個東西不是很熟悉,妳就會需要上網找一些關於相機的資訊或是問比較了解相機的朋友,做點功課。幫公司買東西也一樣。妳對這個產品不熟悉,妳可能就要去問工程師產品的規格、特性等等。

一開始進入採購時,我遇到最大的挑戰就是關於技術方面的知識不足。因為我要採購的東西大多和電子產品有關,但是我的背景是文組和商科的,根本就沒機會接觸到技術方面的知識訓練,剛進去的時候覺得滿吃力的。不過這是可以學的,久了以後就會慢慢發現每個產品的規格和特性,妳只要了解某個部分的規格,就可以和廠商詢價了。

就像妳說的,就算不是理工背景的人,進入科技產業慢慢去了解,這些知識是學得起來的。

對,妳只要知道大概的規格,公司不會硬要求妳知道更細節技術上的東西,這些就是讓工程師直接和廠商溝通。

剛剛有提到溝通能力這件事。妳每天都要和不同領域、特質、職位的人溝通,妳的 mindset 是不是要很快地轉換呢?

會,因為每個部門著重的點都會不一樣。譬如說,妳今天要和工程師溝通,工程師都會希望把產品做到最好,所以她們都會想要用很高科技的零件。但是高技術的材料,相對的成本也會跟著提高;如果妳在和產品部門溝通的時候,她們就會有成本上的壓力,因為產品部門當然會希望產品越便宜越好。所以我需要常常去溝通,告訴雙方我的想法,讓兩邊都做一些調整和妥協。

所以妳算是在這整個過程之中的橋樑,找出雙方都可以接受的中間地帶(middle ground)嗎?

對。那當然老闆這邊會給我們每個產品的目標成本價。一個產品內有這麼多零件,如果有個零件的價格我壓不下來,那可能就要問工程師有沒有其他比較便宜的零件,就有很多的協調工作。

這些協調、排序的能力,在做了多久之後才覺得有培養起來?

其實還在學習中。不過有時候會遇到困難,可以找找跟妳做類似工作的同事或是主管,她們都很願意跟妳聊聊,就可以從她們的建議學習。

採購並不是一個能馬上進入的領域,通常需要幾年的工作經驗。對於想轉職或剛畢業沒有相關背景的人來說,可以怎麼準備?

如果沒有相關經驗的話,我覺得可以從證照方面開始準備。現在都有一些和供應鏈或是採購相關的證照,可以從準備證照的過程中,了解一些這個領域的觀念和概念,在求職方面多少也會有些幫助。那像是我剛剛分享到和跨部門溝通這件事情,這個可能就只能靠經驗累積,但知識方面是可以靠讀書考證照去準備的。

那可不可以跟我們說一下有哪些國際的證照可以準備呢?

如果只想專注在採購這個領域,那有個專門是採購的證照,CPSM(Certified Professional in Supply Management),提供這個證照的組織是 ISM(Institute for Supply Management)。有興趣的話可以去官網查一些相關的資料。

那如果是對供應鏈有興趣的話,還有另外兩個可以考慮的證照是 CPIM(Certified in Production and Inventory Management),這個內容主要著重在公司內部的製造營運,也就是工廠製程和庫存那方面的。另外一個就是 CSCP(Certified Supply Chain Professional),這個的層面就比較廣,包含公司內部到消費者。這兩個證照都是由 APICS 提供的。

對採購或是供應鏈有興趣的人才,就可以先從 Claire 剛剛說的這些證照開始準備。

接下來就要問,在商業網路越來越廣的情況下,同一條供應鏈可能包含的上下游供應商越多越複雜,那以妳在 Amazon 做 Material Program Manager 和之前採購的經驗,妳覺得採購或是供應鏈管理有什麼新的挑戰要面對嗎?

就像我剛剛說的,採購就是在買東西,但妳又不能毫無節制地買。妳必須要注意不能買太多,不然庫存太多就會有待料的問題;但妳也不能買太少,原料會短缺(shortage)導致不能出貨。這裡就會牽扯到銷售預測(forcasting)的準確性。雖然在供應鏈產業內有句話是「forcasting 永遠都不是對的」,畢竟很難去預料,不過能越準確越好。

在供應鏈產業內,有個現象叫做 bullwhip effect(牛鞭效應)很常發生。這種現象就是說,假設我今天對消費市場做了調查,有個銷售預測的數字,那我就要這個數字報給上一層的廠商,因為要買一些料。但是,萬一廠商就按照這個數字生產,生產出來的貨品難免會有一些是損壞有瑕疵的,所以通常會把預測出來的數字往上調一些(buffer)在給廠商。那同樣的,廠商收到這個數字之後,她們也會想說萬一按照這個數字生產,可是產品良率(yield rate)不是百分之百怎麼辦?所以她們會投入更多料去生產,也會把原本已經 buffer 過的數字在多加一些給更上一層的廠商。就這樣一層一層上去,一直到最上面的供應商,她們拿到的數字已經和原本的預測數字差很多了。這整個過程加了很多 buffer 進去,就造成了很多不必要的浪費。

我覺得可以減少這種情況的方法就是讓資料透明化。現在很多供應鏈的系統都可以做到這樣,把真正終端消費者(end user)的需求數字分享給上一層直到源頭的廠商。

可是公司會不會對於公開這些數字和 buffer 有些顧慮?

可是這樣公開,每個收到的廠商就可以針對自己產品的良率去做調整,不然這樣的現象其實很常在供應鏈產業發生。

那如果用自動或智慧化的系統,可以解決這樣的狀況嗎?

對,像是 ERP 系統這類的。當然在生產的過程中,一定會有損耗率,所以有些 buffer 也是人為去估計的。

那除了減少不必要的浪費,還有哪些挑戰呢?

現在在供應鏈產業內也有一個很重要的觀念就是 just in time(實時生產系統)。就是怎麼維持最低的庫存量,但又同時滿足顧客的需求量。這個就要偵測庫存流動的情形,以少量多次的方式進料,這樣就可以避免庫存過多的情形發生。

這些真的都是要靠經驗累積,才會知道要怎麼做。

我覺得除了經驗,這些我剛剛講的觀念都是證照也會提到的東西,所以如果有準備就會知道這些。

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2016 / 5 / 18